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合同评审及签署记录审批模板文件

一、模板应用背景与目的

在企业运营中，合同作为明确双方权利义务的核心法律文件，其评审与签署环节的规范性直接影响企业风险控制、合规经营及合作效率。为统一合同管理标准，保证评审流程全覆盖、签署记录可追溯，特制定本模板。本模板适用于企业各类业务合同（含采购合同、服务合同、销售合同、合作协议等）的评审发起、多部门协作审核、分级审批及签署全流程记录，旨在通过标准化操作降低合同风险，保障企业合法权益。

二、规范操作流程详解

（一）合同发起与材料准备

发起主体：由业务部门（如采购部、销售部、项目部）根据业务需求发起合同评审，填写《合同评审及签署记录表》中“合同基本信息”部分。

提交材料：需同步提交以下材料（均需加盖部门公章或负责人签字）：

合同草案（需包含双方主体信息、标的、数量、价格、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款）；

对方主体资格证明文件（如营业执照复印件、授权委托书等，涉及特殊行业还需提供资质证书）；

业务背景说明（如项目立项批复、需求调研报告等，支撑合同必要性）；

其他需说明的事项（如特殊谈判条件、历史合作情况等）。

（二）多部门协同评审

合同发起后，按合同类型及金额分级，由以下部门依次评审（可根据企业实际调整部门顺序）：

业务部门初审：

审核合同内容与业务需求的一致性（如标的、数量、交付标准是否符合项目要求）；

核对对方主体信息的真实性及履约能力（如通过“国家企业信用信息公示系统”查询对方经营状态、涉诉记录等）；

确认合同条款中业务相关责任、权利的明确性（如验收标准、付款节点是否与业务流程匹配）。

初审通过后，在《合同评审及签署记录表》“评审记录”栏签署意见及姓名，流转至下一部门。

法务部门复审：

重点审核合同法律条款的合规性（如是否存在无效条款、权责不对等、法律风险点）；

检查合同文本的规范性（如条款是否清晰、无歧义，违约责任是否可执行）；

对格式合同模板的修改部分进行合法性评估。

复审通过后签署意见；若需修改，注明修改建议并退回业务部门调整。

财务部门终审（涉及资金支付时）：

审核合同金额的合理性（如价格是否符合市场行情、预算是否超支）；

核对付款方式、节点、发票条款是否符合财务管理制度（如预付款比例、质保金约定是否合规）；

评估企业资金流对合同履约的支撑能力。

终审通过后签署意见；若存在财务风险（如资金缺口、付款条件不明确），需提出书面意见并暂停流程。

（三）分级审批与签署授权

审批权限划分（根据企业合同金额及重要性分级）：

一般合同（金额≤10万元）：由业务部门负责人审批；

重要合同（10万元＜金额≤50万元）：由分管副总审批；

重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务/战略合作）：由总经理审批（或提交总经理办公会集体审议）。

审批流程：

各部门评审通过后，将《合同评审及签署记录表》及合同材料提交至对应审批人；

审批人重点审核合同整体风险、审批流程完整性及与企业战略的一致性，签署“同意”“不同意”或“需补充材料”意见；

若“不同意”，需说明理由，流程终止；若“需补充材料”，退回业务部门补充完善后重新发起评审。

（四）合同签署与记录归档

签署准备：审批通过后，由业务部门根据审批意见最终定稿合同文本，保证与评审版本一致，并通知对方签署。

签署方式：

线下签署：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同专用章），签署日期需一致；

线上签署：通过合法电子签约平台（如符合《电子签名法》的平台）完成签署，保证电子签名及印章的有效性。

签署记录：签署完成后，业务部门在《合同评审及签署记录表》“签署记录”栏填写签署人信息、签署日期及签署方式，并同步收集合同正本（或电子合同原件）。

归档管理：

业务部门在合同签署后3个工作日内，将《合同评审及签署记录表》、合同正本/电子件、对方主体资格证明、审批材料等整理成册，提交至档案管理部门归档；

档案管理部门按“合同编号-年份”分类存放，建立电子索引，保证后续查阅便捷。

三、合同评审及签署记录表模板

合同评审及签署记录表

合同基本信息

合同编号

（企业统一编号规则，如“HT-部门-年份-序号”）

合同名称

合同类型

□采购□销售□服务□合作□其他_________

甲方（我方）信息

名称：________________________统一社会信用代码：_________________

乙方（对方）信息

名称：________________________统一社会信用代码：_________________

合同金额

大写：________________________小写：￥________________________

合同履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

核心标的/服务内容

业务发起部门

发起人

________（*某某）