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合同管理流程与模板手册集

一、适用范围与行业应用

本手册适用于各类企业及组织内部的合同管理工作，覆盖采购、销售、服务、合作、租赁、劳动合同等多个业务场景。具体包括但不限于：

企业法务部门：用于规范合同全生命周期管理，降低法律风险；

业务部门：作为合同起草、履约的操作指引，提升业务协作效率；

财务部门：依据合同条款进行付款、结算审核，保证资金合规；

项目管理部门：跟踪合同履约进度，保障项目目标达成。

通过标准化流程与工具，可实现合同管理“规范化、流程化、可追溯”，适用于制造业、服务业、互联网、建筑、零售等各行业，尤其适合中大型企业多部门协同及中小企业基础管理需求。

二、合同管理全流程操作指引

合同管理涵盖“需求发起-起草-审批-签署-履行-归档”六大核心环节，各环节责任主体、操作要点及输出成果

（一）需求发起：明确合同必要性与核心要素

责任主体：业务部门（如采购岗、销售岗、项目负责人）

操作步骤：

提交需求：业务部门根据业务计划（如采购原材料、销售产品、外包服务等），填写《合同需求申请表》，明确以下信息：

合同类型（如采购合同、技术服务合同）；

合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、联系人等）；

核心需求描述（标的物/服务内容、数量、质量标准、交付期限、预算金额等）；

特殊要求（如保密条款、违约责任、知识产权归属等）。

部门初审：业务部门负责人审核需求的合理性与可行性，签字确认后提交至法务部门（或合同管理部门）。

输出成果：《合同需求申请表》（附件1）

（二）合同起草：基于模板规范条款内容

责任主体：法务部门牵头，业务部门配合

操作步骤：

选择模板：根据合同类型（如采购合同、服务合同），从《合同模板库》（附件2）中选取对应基础模板，避免“从零起草”导致条款遗漏。

填充核心条款：结合《合同需求申请表》，重点明确以下内容：

主体信息：双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人（或授权代表人），保证与营业执照一致；

标的与数量：清晰描述标的物/服务名称、规格型号、技术参数、数量单位（避免“一批”“若干”等模糊表述）；

权利义务：明确双方履约内容、时间节点（如“乙方需于2024年12月31日前交付，甲方验收合格后5个工作日内支付尾款”）；

价款与支付：列明总价、税费承担方式、支付条件（如“预付30%，验收合格后付70%”）、账户信息（需与合同主体一致）；

违约责任：约定违约情形（如逾期交付、质量不合格）及违约金计算方式（建议以“日万分之三”为基准，不超过实际损失30%）；

争议解决：明确仲裁或诉讼管辖地（优先选择“甲方所在地有管辖权的人民法院”）。

业务部门确认：法务完成初稿后，交业务部门核对业务需求是否准确体现，双方确认无异议后进入审批环节。

输出成果：合同草案（含修订版）

（三）合同审批：多维度合规与风险审核

责任主体：法务部门、财务部门、业务负责人、总经理（或分管副总）

审批流程（按顺序执行）：

法务审核：

审核条款合法性（如是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等规定）；

检查逻辑漏洞（如权利义务是否对等、违约责任是否明确）；

规范表述（如“定金”与“订金”的区别，避免歧义）。

输出意见：通过/不通过（注明修改建议，如“需补充不可抗力条款”）。

财务审核：

审核价款合理性（如市场价格对比、成本构成分析）；

检查支付条款是否符合财务制度（如预付款比例是否超标、发票开具时间是否明确）。

输出意见：通过/调整（注明“建议将预付款比例降至20%”）。

业务负责人审核：

确认合同内容与业务目标一致，履约条件具备可行性。

输出意见：批准/退回（注明“交付期限需与项目排期一致”）。

总经理（或分管副总）终审：

对重大合同（金额超100万元或涉及核心业务）进行最终决策，签署《合同审批表》。

输出成果：《合同审批表》（附件3，含各环节审核意见）

（四）合同签署：保证形式与内容合法有效

责任主体：法务部门、行政部、双方授权代表

操作步骤：

用印申请：法务部门凭《合同审批表》向行政部提交《合同用印申请表》，注明合同编号、份数、用印类型（公章/合同章/骑缝章）。

签署形式：

纸质签署：双方授权代表在合同文本上签字（需提供授权委托书，附件4），并加盖公章/合同章（“公章”用于对外法律效力，“合同章”仅用于合同类文件，避免混用）；

电子签署：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署人身份真实、文件不可篡改（需提前签订《电子签章服务协议》）。

文本分发：签署后，正本至少2份（甲乙双方各执1份），副本按需分发给业务、财务、法务部门存档。

注意事项：

禁止“先盖章后签字”或“空白合同盖章”；

授权委托书需明确授权范围（如“代表甲方签署采购合同，金额不超过50万元”），超范围签署可能导致合同无效。

（五）履行跟踪：动态监控履约进度与风险

责任主