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法律事务部合同管理规范制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司合同管理，明确合同管理各环节职责，防范与控制合同风险，保障公司合法权益，提升合同履约质量与效率，依据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。本制度旨在将合同管理纳入规范化、标准化轨道，确保公司经营活动的有序开展。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各单位在经营管理活动中对外订立、履行的各类合同、协议、备忘录以及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。公司内部管理类文件的签署与管理，可参照本制度精神另行规定。

第三条基本原则

合同管理工作应遵循以下原则：

（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范，不得损害国家利益、社会公共利益及公司合法权益。

（二）风险控制原则：以事前防范为主，事中控制为辅，事后妥善处理相结合，最大限度降低合同风险。

（三）审慎高效原则：在确保合同合法与风险可控的前提下，优化管理流程，提升合同审批与执行效率。

（四）全程管理原则：对合同从立项、谈判、起草、审核、签署、履行、变更、终止直至归档的整个生命周期进行系统性管理。

第二章合同管理机构与职责

第四条管理机构设置

公司法律事务部是合同管理的归口部门，全面负责公司合同管理体系的建立、完善与监督执行。各业务部门是合同经办部门，负责本部门业务范围内合同的发起、谈判、履行及过程管理。财务管理部、审计部等相关职能部门应按照各自职责，协同做好合同管理工作。

第五条法律事务部职责

法律事务部在合同管理中履行以下主要职责：

（一）拟定、修订公司合同管理相关制度，并监督执行；

（二）参与公司重大合同项目的谈判与论证，提供法律支持；

（三）负责合同范本的制定、审查与推广使用；

（四）对合同文本进行法律审查，出具审查意见；

（五）监督、检查合同的履行情况，协助处理合同纠纷；

（六）负责合同专用章的管理与使用；

（七）组织合同管理相关的培训与宣传工作；

（八）负责合同档案的最终归档与管理。

第六条经办部门职责

合同经办部门履行以下主要职责：

（一）负责合同项目的可行性研究与立项；

（二）对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力进行尽职调查；

（三）负责合同谈判工作，拟定合同初稿；

（四）负责合同履行的具体组织与跟踪，及时上报履行中出现的问题；

（五）负责合同相关资料的收集、整理与提交；

（六）参与合同纠纷的处理。

第七条其他部门职责

财务管理部负责对合同的经济性、结算方式、支付安排等进行审核，监督合同款项的收付。审计部负责对合同管理的合规性、有效性进行审计监督。其他相关部门根据业务需要，配合参与合同管理的相应环节。

第三章合同管理流程

第八条合同的发起与准备

合同立项应符合公司发展战略及年度经营计划。经办部门在合同发起前，应对项目背景、市场情况进行充分调研，并对合同相对方进行必要的背景调查，包括但不限于其工商登记信息、经营状况、商业信誉、涉诉情况等，必要时应要求对方提供相关证明文件。此项调查是合同风险控制的第一道关口，经办部门务必审慎对待。

第九条合同的谈判与起草

合同谈判应遵循公平、诚信原则，明确双方权利义务。经办部门应根据谈判结果，参照公司标准合同范本起草合同文本。如无标准范本，应结合项目具体情况，起草内容完整、条款明确、权责清晰的合同文本。合同文本应力求语言严谨，避免使用模糊或易产生歧义的表述。

第十条合同的审核与审批

合同文本起草完成后，经办部门应填写合同审批单，连同合同文本、相对方背景资料、项目可行性分析等相关附件，按照公司规定的审批权限与流程，依次报送相关部门审核。法律事务部的审核意见是合同最终审批的重要依据。审核过程中，各相关部门应在规定时限内出具明确审核意见，对有异议的条款应与经办部门充分沟通。

第十一条合同的签署与用印

合同经审批通过后，方可进行签署。签署时，应核对签约代表的授权委托书及身份证明，确保签约人身份合法有效。公司合同专用章由法律事务部专人保管，用印前需对合同审批流程的完整性进行复核，符合规定的方可加盖印章。严禁在空白合同或未经审批的合同上加盖合同专用章。合同签署应一式多份，确保各方持有完整文本。

第十二条合同的履行与监控

合同签署后，经办部门是合同履行的第一责任人，应制定履行计划，跟踪履行过程，确保合同约定的义务得到全面、及时履行。在履行过程中，如发生可能影响合同履行的情况，经办部门应及时与相对方沟通，并将情况上报法律事务部及相关领导。对于重要合同的履行节点，应形成书面记录备查。

第十三条合同的变更、解除与终止

合同履行过程中，因客观情况发生变化确需变更或解除合同的，经办部门应与相对方协商，并就变更或解除事项签订书面协议，按原合同审批流程履行审批手续。合同的终止应符合法定或约定条件，终止