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采购合同审核流程标准化工具：合同合规性保障指南

一、适用场景与目标对象

本工具适用于企业内部各类采购合同的合规性审核管理，覆盖原材料采购、服务外包、设备购置、办公用品采购等场景。目标对象包括采购部门、法务部门、财务部门、业务需求部门及相关管理层，旨在通过标准化流程保证合同条款合法合规、权责清晰、风险可控，保障企业采购活动有序开展。

二、标准化审核流程操作步骤

步骤1：合同发起与资料准备

责任主体：采购部门/业务需求部门

操作内容：

采购需求确认后，由采购部门牵头，与业务需求部门共同拟定合同初稿，明确采购标的、数量、质量标准、交付时间、价款、付款方式、违约责任等核心条款。

准备配套资料：供应商营业执照复印件（加盖公章）、供应商资质证明（如特殊行业许可证）、采购需求说明书、比价/招标结果文件（如适用）、previous合作履约记录（如有）。

关键点：合同内容需与采购需求一致，资料需完整、清晰，复印件需注明“与原件一致”并加盖供应商公章。

步骤2：业务初审（需求与合规性匹配）

责任主体：业务需求部门负责人*

操作内容：

审核采购标的与业务需求的匹配度，保证数量、质量、交付时间等满足实际工作需要。

检查供应商资质是否符合采购要求（如供应商是否具备相关行业资质、是否在合格供应商名录内）。

核对价格合理性，对比历史采购价格或市场公允价，无异常波动。

输出结果：填写《合同审核流程跟踪表》“业务初审意见”栏，通过则流转至法务审核，不通过则注明修改意见退回采购部门。

步骤3：法务合规审核

责任主体：法务部门专员*

操作内容：

主体资格审核：核查供应商营业执照、经营范围、法定代表人身份信息，保证签约主体合法有效（避免与分公司、分支机构或已注销主体签约）。

条款合法性审核：重点检查合同条款是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，包括但不限于：

标的物是否合法（如禁止采购的违禁品、侵权产品）；

价款条款是否明确（含税价、价税分离、支付节点）；

违约责任是否对等（避免单方面加重企业责任）；

争议解决方式是否约定明确（建议约定企业所在地法院或仲裁机构管辖）；

知识产权、保密条款是否完备（如涉及技术采购或服务外包）。

风险提示：识别潜在法律风险（如供应商履约能力不足、不可抗力条款缺失等），提出修改建议。

输出结果：出具《法务合规审核意见书》，通过则流转至财务审核，不通过列明具体法律风险条款并要求采购部门与供应商协商修改。

步骤4：财务审核

责任主体：财务部门经理*

操作内容：

资金计划审核：确认合同付款方式与企业资金预算匹配，避免超预算支付。

财务条款审核：

价款是否含税，发票类型（增值税专用发票/普通发票）及开具要求是否明确；

付款节点与履约进度挂钩（如预付款比例≤30%，到货验收后付至60%，质保期满付尾款）；

违约金、赔偿金计算方式是否合理，是否影响企业财务安全；

涉及跨境支付的，需审核外汇结算合规性。

输出结果：填写《合同审核流程跟踪表》“财务审核意见”栏，通过则流转至管理层审批，不通过注明财务风险点（如付款条件过于宽松、资金压力过大等）并要求调整。

步骤5：管理层审批（按合同金额分级）

责任主体：分管副总/总经理/董事会（根据企业权限划分）

操作内容：

分级审批标准（示例）：

金额≤10万元：由分管采购副总审批；

10万元＜金额≤50万元：由总经理审批；

金额＞50万元：提交董事会审议。

审核重点：合同是否符合企业战略采购方向，是否涉及重大合作风险，审批流程是否完整。

输出结果：签署《合同审批意见表》，通过则进入用印环节，不通过退回并说明理由。

步骤6：用印与签署

责任主体：采购部门、行政部（用印管理）

操作内容：

采购部门核对审批通过的合同文本与原件一致性，填写《合同用印申请表》，附齐全套审核资料。

行政部审核用印权限与资料完整性，加盖企业合同专用章（或公章），严禁空白合同盖章。

双方签署：企业法定代表人或授权代表签字并盖章，供应商法定代表人或授权代表签字并盖章（需提供授权委托书）。

关键点：签署页需注明“合同签订日期”，一式多份（如供应商留存2份、企业财务1份、采购部门1份、法务归档1份）。

步骤7：合同归档与履约跟踪

责任主体：采购部门、法务部门、财务部门

操作内容：

归档：采购部门在合同签署后3个工作日内，将合同正本、审核资料、签署文件等整理成册，移交法务部门统一归档（电子档同步存入合同管理系统）。

履约跟踪：采购部门负责监督供应商按约履约（如交付进度、质量验收），财务部门根据履约节点办理付款，法务部门协助处理履约争议（如违约、索赔）。

三、核心工具表格模板

模板1：合同审核流程跟踪表

合同编号

采购项目名称

供应商名称

合同金额

发起日期

审核阶段

审核人

审核意见

审核时间

下一步操作

业务初审

业务负责人*

□通过□不通过