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合同审查及签约指导手册

一、适用范围与典型应用场景

本手册适用于各类主体（企业、事业单位、社会团体等）在开展业务合作、服务采购、项目外包、人事管理等场景中，合同的起草、审查、谈判及签署全流程指导。典型应用场景包括但不限于：

日常采购合同（如原材料、设备采购）

服务外包合同（如设计、咨询、信息技术服务）

合作协议（如联合开发、渠道合作）

劳动/劳务合同（员工入职、兼职人员聘用）

租赁合同（办公场地、设备租赁）

保密协议、竞业限制协议等辅助性合同

二、合同审查及签约全流程操作指引

（一）合同发起与准备

明确合作需求

业务部门根据合作内容（如标的、服务范围、周期等），填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合作目标、核心条款（如价款、交付标准）。

涉及跨部门合作的，需提前法务部、财务部会签，确认需求合规性及成本可行性。

收集合作方主体材料

企业类合作方：需提供加盖公章的营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（若由代理人签署）、相关资质许可证（如行业特殊资质）。

自然人类合作方：需提供证件号码复印件、联系方式、银行账户信息（用于款项支付）。

主体材料需通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方征信平台核实，保证合作方合法存续、无经营异常或严重违法记录。

（二）合同起草与内部审查

选择合同模板

优先使用公司标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），根据合作类型调整条款。

无标准化模板的，参考行业示范文本或根据交易特点起草，保证核心条款完整。

核心条款填写规范

主体信息：准确填写合作方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人，与营业执照一致，避免简称或错误表述。

标的描述：明确标的物名称、规格、型号、数量或服务内容、质量标准（需引用国家标准、行业标准或具体参数），避免模糊表述（如“一批货物”“优质服务”）。

价款与支付：明确总价、单价、计价货币；支付方式（如电汇、承兑汇票）、支付节点（如预付款比例到货验收后质保金比例）、账户信息（需与合同主体一致）。

履行期限与地点：明确起止时间、交付/服务地点、履行方式（如上门安装、现场服务）。

违约责任：约定违约情形（如逾期交付、质量不达标）对应的违约金计算方式（建议以实际损失为基础，不超过实际损失的30%）或损失赔偿范围；明确争议解决方式（优先约定公司所在地法院诉讼，或明确仲裁机构名称）。

内部审查流程

业务部门初审：审查条款是否符合业务需求，标的、价款、履行期限等关键信息是否准确。

法务部审查：重点审查法律合规性（如条款是否违反法律法规、是否存在法律风险）、权利义务对等性（如是否加重公司责任）、格式规范性（如无歧义、无涂改）。

财务部审查：审查价款支付方式是否符合财务制度、发票要求（如是否约定“提供合规增值税专用发票”）、资金安排是否合理。

分管领导审批：对重大合同（如金额超过50万元、涉外合同）或涉及核心业务的合同，需提交分管领导最终审批。

（三）合同谈判与修订

谈判准备

业务部门与法务部共同梳理谈判重点（如价款调整、违约责任优化、履行节点细化），形成《谈判要点清单》。

明确我方谈判底线（如最低可接受价格、最晚交付时间），避免无原则让步。

谈判过程记录

谈判需形成书面记录，填写《合同谈判记录表》（见模板2），内容包括：谈判时间、地点、参与人员（双方需签字确认）、谈判议题、各方意见、共识内容、待解决问题。

对谈判中达成的修改意见（如合作方要求延长质保期），需同步更新合同条款，并经双方确认。

合同修订与确认

根据谈判结果修订合同，形成《合同修订版》，由双方授权代表签字（需核对授权委托书权限）并加盖公章（或合同专用章）。

修订内容需在原合同中明确标注（如“修订条款：第3条质保期延长至12个月”），避免歧义。

（四）合同签署与用印

用印申请

审批通过的合同，由业务部门填写《合同用印申请表》（见模板3），附合同最终版、谈判记录、主体材料等，按公司权限流程报批（如部门负责人-法务部-行政部-总经理）。

签署规范

签署主体：法定代表人或其授权代理人签署，需提供授权委托书（明确授权范围、期限）。

签署方式：纸质合同需双方签字盖章（骑缝章）、每页小签或盖章；电子合同需使用符合《电子签名法》的第三方电子签名平台（如e签宝、法大大），保证签署人身份真实、意愿表示真实。

份数要求：至少一式两份（双方各执一份），重大合同可增加一式三份（如需报备监管部门）。

用印后管理

行政部用印后，将合同原件交业务部门分发（一份留存业务部门，一份交财务部，一份交法务部归档）。

电子合同签署完成后，由法务部并加密存档，同步发送至业务部门及财务部。

（五）合同履行与归档

履行跟踪

业务部门负责合同履行跟踪，按约定节点验收标的物或服务（如填写《验收确认单》），留存验收凭证（如签收单、验收报告）。

履行过程中