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行政办公资料提交清单模板
引言
在日常行政办公中，资料的规范提交是确保工作顺畅流转、信息准确归档、责任清晰界定的基础环节。一份结构合理、内容全面的资料提交清单，不仅能够有效减少因信息不全、格式不符等问题造成的返工与延误，提升整体工作效率，更能体现行政管理的专业性与严谨性。本文旨在提供一份通用的行政办公资料提交清单模板，并阐述其核心构成要素与使用要点，以期为各部门及员工在资料提交工作中提供清晰指引。
一、清单的构成要素
一份规范的行政办公资料提交清单，通常应包含以下核心要素，以确保信息的完整性和可追溯性：
1.资料基本信息：明确资料的核心属性，如名称、编号等。
2.提交与接收主体：清晰界定资料的来源（提交部门/人）与去向（接收部门/人）。
3.提交内容与要求：详细列出所需提交的具体资料项、份数、格式及其他特殊要求。
4.时间节点：规定资料提交的截止日期或期望日期。
5.状态跟踪：记录资料提交、接收、审核及后续处理的状态。
6.备注说明：用于补充其他未尽事宜或特殊情况。
二、行政办公资料提交清单通用模板
以下为行政办公场景下通用的资料提交清单模板，各单位可根据实际业务需求进行调整和细化。
行政办公资料提交清单
序号
资料大类
资料名称/具体项
资料用途/说明(可选)
份数
格式要求(纸质/电子版/原件/复印件)
提交部门/人
联系方式
计划提交日期
实际提交日期
接收部门/人
审核状态(□待审核□已审核-通过□已审核-需补充/修改)
备注
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:-----------
:----------
:---------------------------------------------------
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1
【示例：人事类】
员工入职登记表
新员工档案建立
1
纸质（签字）+电子版
张三
分机号XXX
YYYY年MM月DD日
行政部-李四
□待审核□已审核-通过□已审核-需补充/修改
2
身份证复印件
身份核实备案
2
纸质（正反面）
张三
YYYY年MM月DD日
行政部-李四
□待审核□已审核-通过□已审核-需补充/修改
3
学历学位证书复印件
资质审核
1
纸质
张三
YYYY年MM月DD日
行政部-李四
□待审核□已审核-通过□已审核-需补充/修改
4
【示例：财务类】
费用报销单
日常费用核销
1
纸质（签字齐全）+电子版
王五
分机号XXX
YYYY年MM月DD日
财务部-赵六
□待审核□已审核-通过□已审核-需补充/修改
附发票
5
【示例：行政类】
办公用品申领单
月度办公用品采购
1
电子版（OA系统提交）
各部门
YYYY年MM月DD日
行政部-李四
□待审核□已审核-通过□已审核-需补充/修改
...
...
...
...
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...
...
...
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...
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...
**提交人声明：**
本人已确认上述资料真实、完整，并符合相关规定要求。
**提交人签字：**
**日期：**
**接收人确认：**
已收到上述资料，数量核对无误。具体内容审核结果见上表“审核状态”。
**接收人签字：**
**日期：**
三、模板使用说明与填写要求
1.资料大类：根据资料性质进行分类，如人事类、财务类、行政类、业务类、合同类、采购类等，便于归类管理和查找。
2.资料名称/具体项：需填写清晰、准确的资料全称或具体条目，避免模糊不清。例如，“合同”应具体写明“XX项目服务合同”。
3.资料用途/说明：简要说明提交该资料的目的或背景信息，有助于接收方理解其重要性和处理优先级。
4.份数：明确提交资料的物理份数或电子文档数量。
5.格式要求：详细注明资料的形式要求，如“纸质原件”、“A4复印件（加盖公章）”、“PDF电子版（命名规范：XXX-YYYYMMDD）”、“Excel表格”等。如有特殊排版要求也可在此注明。
6.提交/接收部门/人：明确具体的对接部门和责任人，确保责任到岗到人。
7.联系方式：填写提交人的有效联系方式，以便接收方在资料有问题时能及时沟通。
8.日期：计划提交日期为预期提交时间，实际提交日期和接收日期为操作完成后的记录。
9.审核状态：接收方在对资料进行初步或详细审核后，勾选相应状态。若需补充或修改，建议在“备注”栏注明具体意见。
10.备注：用于填写其他需要说明的特殊情况，如资料的紧急程度、关联文件、需特别注意的事项等
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