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办公设备采购与维护标准化流程模板

一、适用范围与场景说明

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的办公设备全生命周期管理，涵盖电脑、打印机、复印机、投影仪、办公家具等常用办公设备的采购申请、审批、执行、验收、维护、报废等环节。旨在通过标准化流程规范设备管理，保证采购合规、高效，降低运维成本，保障办公设备稳定运行，满足日常工作需求。

二、办公设备采购标准化操作流程

（一）需求提出与初审

需求发起

因部门工作需要新增或更换办公设备时，由部门负责人指定专人（如部门行政岗）填写《办公设备采购申请表》（见表1），详细说明设备名称、型号规格、数量、预估单价、用途、预算来源及现有设备使用情况（若为更换）。

附件需包含：设备使用必要性说明（如新增岗位需求、设备故障维修成本分析等）、至少3家供应商的报价单（若单价超过5000元）或市场调研报告。

部门初审

部门负责人对需求的合理性、必要性及预算合规性进行审核，重点确认：

设备是否符合部门工作实际需求；

预估单价是否在单位预算标准范围内（参考单位《办公设备采购预算标准》）；

是否存在闲置设备可调配（需同步提交《闲置设备清单》）。

审核通过后，在《申请表》中签字确认并提交至行政部；若不通过，需反馈具体原因至申请人。

（二）需求复核与审批

行政部复核

行政部收到申请后，2个工作日内完成复核，重点核查：

申请材料完整性（是否包含附件、填写是否规范）；

设备配置是否符合单位统一标准（如电脑优先配置品牌机、打印机需匹配部门打印量需求）；

是否可通过内部调配满足需求（对接财务部确认闲置设备状态）。

复核通过后，签署意见并提交至财务部；若需调整配置，与申请人沟通修改后重新提交。

财务部预算审核

财务部复核预算金额是否符合年度预算安排，重点确认：

预算来源是否明确（如部门专项预算、公司统筹预算）；

大额采购（单台超1万元或年度累计超5万元）是否履行预算调整程序（若需）。

审核通过后，签署意见并提交至单位分管领导；若预算不足，反馈申请人调整需求或申请追加预算。

最终审批

根据采购金额分级审批：

金额5000元以下：由行政部负责人审批；

金额5000-2万元：由分管领导审批；

金额2万元以上：提交单位主要负责人审批。

审批通过后，行政部启动采购执行流程；若不通过，由行政部将意见反馈至申请人。

（三）采购执行与合同管理

采购方式确定

根据采购金额及单位规定选择采购方式：

5000元以下：采用“货比三家”询价采购，要求至少3家供应商提供报价，选择性价比最高者；

5000-5万元：采用公开招标或邀请招标（邀请不少于3家合格供应商）；

5万元以上：必须通过集中采购或第三方招标平台进行公开招标。

询价或招标过程需留存书面记录（如报价单、招标文件、评标报告），由行政部、财务部共同监督。

供应商选择与合同签订

优先选择与单位有长期合作资质的供应商（需具备营业执照、相关设备代理授权书、售后服务承诺书）；

采购金额超1万元时，需签订正式采购合同，明确设备型号、规格、数量、价格、交付时间、付款方式、质保期限、违约责任及售后服务条款（如免费保修期、维修响应时间、配件供应保障等）；

合同文本需经行政部、财务部审核无误后，由单位授权代表签字盖章，供应商签字盖章后生效。

（四）验收与资产登记

到货验收

设备送达后，由行政部牵头，组织申请人、使用部门代表及供应商共同验收，重点检查：

设备数量、型号、规格是否与采购合同一致；

外观是否完好，有无磕碰、损坏；

核对配件、说明书、保修卡等是否齐全；

进行开机测试，确认设备功能正常（如电脑开机速度、打印机打印效果等）。

验收合格后，填写《办公设备验收单》（见表2），三方签字确认；若不合格，当场向供应商提出异议，要求更换或退货，并书面记录问题。

资产登记与领用

行政部在验收合格后3个工作日内，将设备信息录入单位《固定资产管理系统》，唯一资产编号（格式：部门代码-设备类别-年份-流水号，如“HR-PC-2023-001”），贴资产标签（包含编号、名称、领用日期）；

填写《办公设备领用登记表》（见表3），由领用人签字确认，明保证管责任；

将《验收单》《领用表》复印件交财务部备案，作为资产入账依据。

三、办公设备维护标准化操作流程

（一）日常维护与预防

使用人日常保养

设备使用人需遵守操作规范，保持设备清洁（如定期清理打印机灰尘、电脑主机通风口），避免液体浸入、随意拆卸；

每日下班前关闭设备电源（除需长时间运行的设备外），延长使用寿命；

发觉小故障（如卡纸、软件小问题）时，参照《设备简易故障处理手册》自行处理，无法解决的及时报修。

行政部定期巡检

每季度末，行政部组织对全办公设备进行巡检，重点检查：

设备运行状态（如电脑运行速度、打印机耗材余量）；

资产标签是否完好、信息是否清晰；

使用人日