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采购需求与审批流程规范化表单工具指南

一、适用场景与价值说明

本规范化表单工具适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的日常采购管理场景，涵盖但不限于以下情况：

日常办公采购：如办公文具、设备耗材、软件服务等常规物资采购；

生产运营采购：如原材料、零部件、生产设备等与业务直接相关的物资采购；

项目专项采购：如研发项目、基建项目、市场活动等特定需求的物资或服务采购；

紧急采购：因突发情况需快速响应的临时性采购（需在表单中标注紧急原因）。

通过统一规范的表单设计，可实现采购需求的清晰提报、审批流程的标准化管理，有效避免信息遗漏、权责不清、流程冗余等问题，提升采购效率与透明度，同时强化成本控制与合规管理。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与提报

填写主体：由采购需求部门（如行政部、生产部、项目部等）的经办人发起，填写《采购需求与审批表》（模板见第三部分）。

核心信息填写：

明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价及总价，保证描述具体、无歧义（如“笔记本电脑”需注明品牌、配置、内存等要求）；

说明采购用途（如“用于新员工办公”“生产A产品原材料”）及紧急程度（普通/紧急）；

附件：如技术图纸、报价单、比选方案等支撑材料，保证需求合理性可追溯。

内部审核：需求部门负责人（如部门经理）对采购的必要性、需求内容的准确性进行初审，签字确认后提交至采购部。

（二）采购部专业审核

审核内容：

需求合规性：检查采购物品是否符合单位采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标限额等）；

市场调研：对预估单价进行合理性评估，可通过历史采购数据、市场询价等方式验证，必要时要求需求部门补充3家以上供应商报价；

技术参数复核：与需求部门沟通确认技术参数的可行性，避免过高或过低标准导致资源浪费或无法使用。

审核结果处理：

审核通过：流转至财务部进行预算复核；

需补充材料：一次性列出需补充的内容（如“需补充设备3家供应商报价单”），退回需求部门修改；

审核不通过：说明理由（如“超出年度预算”“参数不符合行业标准”），终止流程并反馈至需求部门。

（三）财务部预算复核

审核重点：

预算匹配性：检查采购项目是否在部门年度预算范围内，预算额度是否充足；

成本合理性：结合市场行情及历史数据，评估预估总价的合理性，对异常波动（如同比上涨30%以上）要求采购部或需求部门说明原因；

资金安排：确认采购时间是否符合单位资金支付计划，避免因资金不到位导致流程延误。

审核结果：

预算通过：流转至管理层审批；

预算不足：如确属必要采购，需由需求部门提交《预算调整申请》，按预算调整流程审批后再继续；

预算不合理：退回需求部门或采购部重新核定需求及价格。

（四）管理层分级审批

根据采购金额及重要性，实行分级审批机制（以下为示例，单位可根据自身规模调整）：

小额采购（预估总价≤5000元）：由采购部负责人审批；

中等金额采购（5000元＜预估总价≤5万元）：由分管副总（如运营副总）审批；

大额采购（预估总价＞5万元）：由总经理（或单位负责人）审批，必要时提交总经理办公会集体审议。

审批人需重点关注采购的必要性、成本效益及合规性，签字确认后流程进入执行阶段。

（五）流程归档与执行

归档管理：审批通过的《采购需求与审批表》由采购部统一编号、存档（电子版+纸质版），作为采购合同签订、付款、验收的依据，保存期限不少于3年。

执行反馈：采购部根据审批结果开展采购执行（如比选、招标、直接采购等），执行过程中如遇需求变更（如数量、规格调整），需重新发起审批流程。

三、规范化表单模板

采购需求与审批表

基本信息

申请单号

（由采购部填写，格式：CG-年份-部门代码-序号，如“CG-2024-01-001”）

申请部门

申请人

联系电话

申请日期

年月日

采购需求详情

物品/服务名称

规格型号/技术参数

计量单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

采购用途

□日常办公□生产运营□项目专项□其他（请注明）

紧急程度

□普通□紧急（紧急原因说明：

附件清单

□技术图纸□报价单□比选方案□其他（请注明）

审批流程

环节

审批人意见

需求部门初审

（对必要性、准确性审核）

采购部审核

（对合规性、市场合理性审核）

财务部复核

（对预算匹配性、成本合理性审核）

管理层审批

□小额（≤5000元）：采购部负责人□中等（5000-5万元）：分管副总□大额（＞5万元）：总经理

备注

（其他需说明事项，如特殊供应商要求、交付时间等）

四、使用要点与风险提示

（一）填写规范要求

信息真实完整：需求部门需保证采购物品名称、规格、数量等信息准确无误，严禁虚报、瞒报；预估单价需基于市场调研，不得明显偏离公允价格。

附件支撑到位：对技术参数复杂、金额较大的采购项目，