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办公用品管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司办公用品（以下简称“办公用品”）的采购、发放、使用及管理流程，降低办公成本，提高资源利用效率，保障各部门正常办公需求，同时倡导绿色办公、杜绝浪费，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体员工（含试用期员工、劳务派遣人员）及各部门办公用品的申请、领用、保管等全流程管理。办公用品包括日常消耗品、耐用办公设备及其他辅助办公物资。

（三）基本原则

1.按需申领：办公用品根据实际工作需求申请，避免过度采购与积压。

2.分级管理：明确采购、保管、领用责任主体，实行“专人负责、分类管控”。

3.节约优先：倡导重复利用与环保使用（如双面打印、减少一次性用品消耗），严控非必要支出。

4.账实相符：办公用品的采购、领用、库存需实时记录，确保数据准确透明。

二、办公用品分类

根据使用频率、价值及管理需求，办公用品分为以下三类：

类别

具体内容

管理重点

日常消耗品

纸张（A4/A3打印纸、便签纸）、笔类（中性笔、圆珠笔、铅笔）、笔记本、文件夹、订书机/订书钉、回形针、胶水/胶带、印油/印台、橡皮、尺子、便利贴、垃圾袋、抽纸/卷纸等。

按需申领，严格控制总量，优先使用库存。

耐用办公设备

计算器、剪刀、美工刀、打孔器、长尾夹、文件柜/抽屉、白板/白板笔、投影仪遥控器、电话机、小型碎纸机等。

定期盘点，责任到人，损坏需报修或申请更换。

其他物资

墨盒/硒鼓（打印机耗材）、办公文具套装（新员工入职）、节日/活动用品（如周年庆装饰）、特殊办公用品（如绘图工具、装订机等）。

按项目或特殊需求审批，单独登记。

三、管理职责

（一）行政部（或办公室）

1.统筹管理：负责办公用品制度的制定、修订及执行监督，制定年度/月度采购计划，管理供应商。

2.采购执行：根据审批后的需求，统一采购办公用品（紧急采购除外），确保质量与性价比。

3.库存管理：建立办公用品台账（纸质+电子），实时记录采购、入库、领用、库存数据，定期盘点（每月/季度）。

4.发放与监督：负责办公用品的发放（日常消耗品按需、耐用设备按审批），监督各部门使用情况，杜绝浪费。

（二）各部门

1.需求提报：根据本部门实际工作需要，按月/按需提交办公用品申请（区分日常消耗与耐用设备）。

2.内部管理：指定1名“办公用品管理员”（或由部门文员兼任），负责本部门办公用品的领用登记、保管及使用监督（如提醒员工节约用纸、规范使用设备）。

3.成本控制：配合行政部控制本部门办公用品消耗量，对异常消耗（如某类用品月均用量激增）需说明原因。

（三）员工

1.按需领用办公用品，不得私自囤积或转借他人；

2.爱护办公设备（如计算器、碎纸机），人为损坏需照价赔偿；

3.践行节约原则（如双面打印、使用可重复填充的笔芯、减少一次性用品使用）。

四、办公用品采购管理

（一）采购原则

1.性价比优先：在满足质量需求的前提下，选择价格合理、供货稳定的供应商（优先长期合作方）。

2.集中采购：日常消耗品（如打印纸、笔类）每月集中采购1次，减少零散采购成本；耐用设备按需采购（避免重复购置）。

3.紧急采购：因突发工作需要（如临时会议、设备突发故障）需紧急采购时，由需求部门填写《紧急采购申请单》（说明原因、物品名称、预算），经部门负责人审批后，可直接联系供应商购买（事后补单），但单次金额不得超过XX元（如200元）。

（二）采购流程

1.需求统计：每月25日前，各部门办公用品管理员汇总本部门下月需求（区分日常消耗品与耐用设备），填写《办公用品需求申请表》（含物品名称、规格、数量、预估金额），提交至行政部。

2.审核审批：行政部核对需求合理性（如日常消耗品库存充足时减少采购量，耐用设备是否已有闲置），编制《月度办公用品采购计划》，经行政部负责人→财务部（审核预算）→分管领导审批后执行。

3.采购执行：行政部按审批后的计划联系供应商采购（优先比价或招标，单次采购金额≥XX元（如1000元）需至少对比3家供应商报价），采购完成后验收入库（核对数量、规格、质量），填写《办公用品入库单》。

五、办公用品领用与发放

（一）领用原则

1.日常消耗品：按需申领，每人每月限量（如中性笔≤2支、打印纸≤5包/人），超出部分需说明原因并经部门负责人审批。

2.耐用设备：按岗位需求配置（如部门共用计算器≤2台），新员工入职或设备损坏需更换时，经部门负责人审批后领用。

3.特殊用品（如绘图工具、装订机）：仅限特定岗位（如设计部、档案部）使用，按项目需求申请。

（二）领用流程

1.常规领用：员工填写《办公用品领用单》（注明物品名称、数量、用途），经本部门办公用品管理员审核后，至行政部领取（日常消耗品可直接由部门管理员代领后分发）。

2.耐用设备领用：需部门负责人在