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档案整理及数字化服务项目背景及需求分析

目录

TOC\h\z\u第一节项目背景 2

一、档案整理行业概况 2

（一）定义 2

（二）主要内容 2

（三）档案整理类型 3

（四）整理过程 4

二、档案数字化 5

（一）定义 6

（二）优势 7

（三）内容 8

（四）作用 9

（五）主要法规和政策 10

三、档案整理行业现状 12

（一）档案管理的重要性 13

（二）档案管理现状及存在的问题 14

（三）档案管理工作思考及对策 16

第二节项目需求分析 19

一、项目概述分析 19

二、技术要求分析 21

四、报价要求分析 27

五、注意事项分析 28

第三节项目的重难点分析及解决方案 29

一、人员流动风险及解决方案 29

二、设备风险及解决方案 31

三、项目工期风险及解决方案 32

四、项目管理风险及解决方案 32

五、泄密风险及解决方案 33

第一节项目背景

一、档案整理行业概况

随着现代科学技术的不断发展和进步，档案工作的改革也日益加深。面对各种信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显得尤为迫切。

（一）定义

档案整理是档案馆（室）对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作。

（二）主要内容

档案整理包括：区分全宗、全宗内档案分类、案卷封面编目、案卷目录编制。

在档案馆内的档案整理、按其工作内容的范围大致可以分为三种类型：

1.系统排列和编目在正规的工作条件下，档案室主要接受文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆只要接受机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接受的档案以及文件，在更大的范围之内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。

2.局部调整对于已经整理进入档案馆、档案室的档案，经过管理实践的检验或者是专门的质量检查，档案馆和档案室需要对于其中不符合要求的档案或文件进行一定的加工来提高质量；另外一个方面，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身或者档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。

3.全过程的整理档案馆、档案室也有接受和征集一些零散的文件，有时馆藏的体系遭到了严重的破坏，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档案号、编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。

（三）档案整理类型

档案整理主要有3种类型：

1.系统排列和编目

在正常条件下，档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆（室）内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工

2.局部调整

对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案，进行新的系统化调整

3.全过程整理

对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。

档案整理要求保持文件之间的历史联系，便于保管利用。文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面的联系。维护文件之间的历史联系有时可采用不同的方法，在优选时应以便于档案保管和利用为其最高要求，并使二者统一起来。

（四）整理过程

1.整理

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

2.来源原则

把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。

3.档案实体分类

根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

4.立档单位

构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

5.全宗

一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

6.联合全宗

由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。

7.汇集全宗

由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。

8.全宗群

由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。

9.案卷

由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

10.立卷

将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

11.卷内备考表

卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。

12.档号

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

二、档案数字化

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，