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会议策划与执行指南书册
前言
会议是组织沟通协作、传递信息、达成目标的重要载体。一份规范的会议策划与执行流程，能显著提升会议效率、控制成本、保障效果。本指南书册整合了会议全周期管理经验，从前期筹备到后期收尾提供标准化操作框架，辅以实用工具模板，帮助策划者系统化推进工作，保证会议目标顺利达成。
一、适用范围与核心价值
（一）适用场景
本指南适用于各类会议的策划与执行，包括但不限于：
企业内部会议（年度战略会、部门例会、项目启动会等）
行业会议（研讨会、峰会、发布会等）
客户/合作伙伴会议（交流会、答谢会、签约仪式等）
公益/学术会议（论坛、培训会、学术沙龙等）
（二）核心价值
目标导向：通过标准化流程保证会议与核心目标对齐，避免形式化；
效率提升：明确各环节职责与节点，减少重复沟通与资源浪费；
风险控制：预判潜在问题并制定预案，降低突发状况影响；
效果保障：从策划到复盘全流程跟踪，保证会议价值最大化。
二、全流程操作指引
会议策划与执行可分为前期筹备、中期执行、后期收尾三大阶段，共12个关键步骤，具体
（一）前期筹备阶段（会议前15-30天）
1.明确会议核心目标与需求
操作要点：
与发起方（如领导、部门负责人）沟通，明确会议要解决的核心问题（如决策、信息同步、资源协调等）；
定义会议成果（如输出方案、达成共识、签订协议等），避免目标模糊；
确认会议类型（决策型、沟通型、学习型等），不同类型会议的侧重点不同（决策型需聚焦议题，学习型需注重互动）。
输出物：《会议目标确认表》（含目标描述、预期成果、衡量标准）。
2.确定会议基本信息
操作要点：
时间：避开企业重要业务节点、法定节假日，优先选择参会人员多数方便的时间段（如工作日上午9:00-11:30）；
地点：根据会议规模（10人以下可选用小型会议室，50人以上需考虑多功能厅）、性质（内部会议/外部会议）选择，需确认场地容纳量、设备配套（投影、麦克风、网络等）；
形式：线下/线上/hybrid（混合），线上会议需提前测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom）。
输出物：《会议基本信息表》（含名称、时间、地点、形式、预计人数）。
3.梳理参会人员与分工
操作要点：
参会人员：明确主持人（控场、引导议程）、主讲嘉宾（核心内容输出）、记录人（整理纪要）、参会对象（根据议题确定核心人员/列席人员）；
内部分工：成立筹备小组，明确总负责人（统筹全局）、物料组（准备资料/礼品）、场务组（现场布置/签到）、技术组（设备调试/线上支持）、应急组（处理突发情况）。
输出物：《参会人员名单及分工表》（含姓名、职务、联系方式、职责）。
4.制定会议预算
操作要点：
按类别拆分预算，主要包含：场地费（租赁/布置）、餐饮费（茶歇/午餐）、物料费（资料印刷、文具、背景板）、嘉宾费用（交通/住宿/劳务费）、宣传费（海报/媒体推广）、其他（备用金，建议占总预算10%-15%）；
预算需符合公司财务制度，重大会议需提交审批。
输出物：《会议预算明细表》（含项目、单价、数量、小计、备注）。
5.策划会议议程与流程
操作要点：
遵循“逻辑清晰、重点突出、节奏可控”原则，议程需包含：开场（主持人介绍、目标说明）、核心环节（议题讨论、嘉宾分享）、互动环节（问答/分组讨论）、总结（结论输出、下一步行动）；
明确每个环节的时间分配（如总时长2小时的会议，核心环节占比60%，互动环节20%），预留弹性时间（如茶歇10分钟）；
议需提前与主讲嘉宾确认内容与时长，避免超时。
输出物：《会议议程表》（含环节名称、内容、负责人、时长）。
6.准备会议物料与资料
操作要点：
物料清单：签到表、会议手册（含议程、参会须知、资料）、文具（笔、笔记本）、宣传物料（背景板、易拉宝）、礼品（伴手礼/纪念品）；
资料准备：主讲嘉宾PPT（需提前收集并测试兼容性）、会议纪要模板、签到表（纸质/电子）、反馈问卷（线上/线下）；
物料需提前3天清点，保证数量准确、无遗漏。
输出物：《会议物料清单及准备进度表》（含物料名称、数量、负责人、完成时间）。
（二）中期执行阶段（会议前1天至会议当天）
7.会前场地布置与设备调试（会议前1天/当天提前2小时）
操作要点：
场地布置：根据议程需求摆放桌椅（U型/课桌式/剧院式），设置签到台、资料发放处、茶歇区；悬挂背景板（确认主题、日期、logo），调试灯光、音响；
设备调试：测试投影仪、麦克风（无线麦需检查电量）、电脑（连接网络、确认PPT播放）、线上会议平台（测试共享屏幕、录制功能）；
彩排：重要环节（如嘉宾发言、签约仪式）需提前彩排，保证流程顺畅。
输出物：《场地布置检查表》（含区域、项目、检查结果、负责人）。
8.会议签到与现场引导（会议当天）
操作要点：
签到：设置签到台（1-2人负责），核对
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