企业行政公文写作指导手册.docVIP

企业日常行政公文写作指导手册

一、常见应用场景与适用范围

企业行政公文是企业内部及对外传递信息、部署工作、请示汇报、规范管理的重要载体，适用于以下典型场景：

事务通知：如召开会议、安排节假日值班、发布规章制度、调整作息时间等需周知或执行的事项；

工作汇报：如部门月度/季度工作总结、专项任务进展报告、突发事件处理情况说明等向上级或相关部门的呈报；

请示事项：如申请经费、审批项目、调配人员、使用公章等需上级批准的事项；

商洽沟通：如与兄弟单位对接合作、向供应商/客户告知重要事项、跨部门协调资源等平行或对外沟通；

会议记录：如各类工作会议（例会、专题会、董事会）的讨论要点、决议事项及责任分工。

二、标准化写作流程与操作要点

（一）明确发文目的与核心诉求

操作步骤：

确定公文需解决的核心问题（如“通知全员参加安全培训”“请示购买办公设备”）；

明确接收对象（上级领导、相关部门、全体员工或外部单位），保证内容针对性。

（二）选择恰当文种

根据目的匹配文种，避免混淆：

目标

适用文种

周知事项、要求执行

通知

汇报工作、反映情况

报告

请求批准、指示工作

请示

商洽工作、询问答复

函

记录会议要点、决议

纪要

（三）收集与整理材料

操作步骤：

收集数据、背景信息、政策依据等支撑材料（如会议通知需确认时间、地点、参会人员；请示经费需附预算明细）；

核对材料准确性（如日期、数据、部门名称），避免信息错误。

（四）搭建公文框架与撰写

1.标题

规范格式：“发文机关+事由+文种”（如“行政部关于2024年春节放假安排的通知”）；

简洁明了，不超过30字，避免使用“……的……”“关于……的补充”等冗余表述。

2.主送机关

上行文（如请示、报告）：只写一个主送机关（如“总经理办公室”），若需抄送其他部门，在文末注明“抄送：部门”；

下行文/平行文（如通知、函）：可写多个主送机关，用顿号分隔（如“各部门、各子公司”）。

3.

结构逻辑：采用“总-分”或“背景-事项-要求”结构，条理清晰；

内容要点：

开头：简明说明发文依据或目的（如“为保障办公区域安全，根据公司《安全管理规定》，现就……通知如下”）；

主体：分点阐述具体事项，用“一、”“二、”“三、”序号，每点说明“做什么、怎么做、谁负责、何时完成”；

结尾：提出执行要求或希望（如“请各部门于X月X日前反馈落实情况”“特此请示，盼复”）。

4.附件

若无法完整呈现材料（如预算表、参会名单、政策文件），需注明附件名称及数量；

格式：“附件：1.《2024年办公设备采购预算表》；2.参会人员名单”。

5.发文机关与成文日期

发文机关：写全称（如“公司行政部”），联合发文时并列多个部门；

成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年3月15日”），无需写“零”“第”等字样。

（五）格式规范与排版

字体与字号：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312；

行距与页边距：行距28磅，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；

页码：用“-X-”格式（如“-1-”），页脚居中。

（六）审核与签发

审核流程：

起草人自查：检查内容完整性、格式规范性、数据准确性；

部门负责人审核：确认事项是否符合部门职责、表述是否清晰；

上级领导签发：根据公文重要性，由分管领导或总经理审批签字。

三、通用公文模板与要素说明

（一）会议通知模板

要素

内容要求

标题

公司关于召开[会议主题]的通知

主送机关

各部门、各子公司：

一、会议时间：年月日（星期X）上/下午:二、会议地点：会议室（线上会议请注明平台及）三、参会人员：部门负责人、岗位员工（请列出具体人员或范围）四、会议内容：1.议题一：事项说明2.议题二：工作部署五、其他事项：1.请参会人员提前10分钟到场，携带材料（如笔记本、方案草案）2.如无法参会，请于月日前向部门（联系人：*）请假

附件

（如有）附件：《会议议程》

发文机关

公司行政部

成文日期

年月日

（二）经费请示模板

要素

内容要求

标题

部门关于申请[项目名称]经费的请示

主送机关

总经理办公室

一、请示事由：为开展工作（如“办公设备采购”“团建活动”），需申请经费二、申请依据：根据公司《管理办法》（文号：）第X条规定三、经费明细：1.项目一：（如“电脑5台”），金额元2.项目二：（如“打印机1台”），金额元3.合计：元（大写：人民币元整）四、经费用途：说明资金具体使用方向及预期效果（如“提升办公效率，保障日常工作开展”）

附件

附件：《项目经费预算表》

发文机关

部门

成文日期

年月日

（三）会议纪要模板

要素

内容要求

标题

公司[会议类型]会议纪要（如“2024年3月第一次总经理办公会”）