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部门印章管理细则

印章作为部门权责的重要象征和对外业务往来的有效凭证，其规范使用与严格管理直接关系到部门的合法权益、工作秩序及整体声誉。为确保印章使用的严肃性、安全性和规范性，防范潜在风险，特制定本细则。本细则旨在明确印章管理的各项责任与流程，为部门日常运营中的印章使用提供清晰指引。

一、总则

（一）管理目的

本细则旨在规范部门各类印章的刻制、启用、保管、使用、变更、停用及销毁等全流程管理，确保印章使用的合规性与安全性，杜绝滥用、冒用等行为，保障部门各项工作的有序开展。

（二）适用范围

本细则适用于部门内部所有正式印章的管理与使用，包括但不限于部门行政章、专项业务章等。所有涉及印章相关操作的人员均须严格遵守本细则规定。

（三）基本原则

印章管理遵循“统一管理、分级负责、规范用印、防范风险”的原则。坚持“谁使用、谁负责，谁审批、谁担责”，确保每一次用印行为都有据可查、责任到人。

二、印章的刻制与启用

（一）印章刻制

1.部门印章的刻制须由部门负责人根据工作实际需要提出申请，明确印章的名称、规格、用途及保管责任人，按公司或单位规定的审批程序报批。

2.经批准后，由指定专人负责到具有合法资质的机构刻制。严禁任何部门或个人未经批准私自刻制印章。

3.新印章刻制完成后，应及时办理登记手续，详细记录印章的名称、形状、材质、印模、刻制日期、批准文号及保管人等信息，建立印章管理台账。

（二）印章启用

1.新印章正式启用前，应发布启用通知，明确启用日期、使用范围及保管责任人等事项，必要时可附印模备案。

2.启用通知应分发至相关协作部门或单位，确保各方知晓。原相关旧印章按本细则规定程序处理。

三、印章保管

（一）保管责任

1.印章实行专人保管制度，保管人由部门负责人指定政治可靠、责任心强的正式人员担任，并签订《印章保管责任书》。

2.保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止被盗、丢失或滥用。严禁将印章随意放置或交由他人代管。

（二）保管要求

1.印章应存放在专用的保险柜或带锁的抽屉内，做到人离章锁。下班或非工作时间，必须将印章存放于安全可靠之处。

2.保管人不得擅自将印章带出工作场所。确因特殊情况需要带出的，须经部门负责人批准，并由两人以上共同携带及监印。

3.保管人应定期检查印章状况，确保印章完好无损。如发现印章有异常或损坏，应立即报告部门负责人并采取相应措施。

（三）保管人变更

1.印章保管人因工作调动、离职或其他原因不能继续履行保管职责时，须办理印章交接手续。

2.交接时应由部门负责人或其指定人员监交，当面核对印章实物与管理台账信息，确认无误后，由原保管人、新保管人和监交人共同在《印章交接登记表》上签字确认，存档备查。

四、用印审批与使用

（一）用印审批

1.所有用印事项均须履行审批程序。使用部门印章前，用印人须填写《用印审批单》，详细注明用印文件名称、份数、内容摘要、用印事由、用印日期及审批人、经办人等信息。

2.审批权限按文件的性质、重要程度及公司或单位相关规定执行。一般性事务用印，由部门负责人审批；重要合同、协议、对外承诺等涉及重大利益或法律风险的文件用印，须报请更高层级领导审批。

3.《用印审批单》经有权审批人签字批准后，方可交印章保管人办理用印。

（二）用印审核与登记

1.印章保管人在接到《用印审批单》及待印文件后，应对照审批单内容仔细核对文件的完整性、真实性和合规性，确认审批手续齐全、文件内容与审批事项一致。

2.对不符合用印规定或审批手续不全的，保管人有权拒绝用印，并向用印人说明理由。

3.用印前，保管人应在《印章使用登记簿》上逐项登记用印日期、文件名称、份数、审批人、经办人、用印事由及印模留底（必要时）等信息，确保用印轨迹清晰可溯。

（三）用印规范

1.用印时，保管人应亲自操作，确保印章加盖清晰、端正、完整，位置恰当（通常为文件的落款处或指定位置）。

2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审核的文件上加盖印章。

3.同一文件如需多页加盖印章，应在文件的骑缝处加盖印鉴，以防文件抽换。

4.用印后，保管人应再次检查用印情况，确认无误后将文件交还用印人，并将《用印审批单》与《印章使用登记簿》一并存档。

五、印章的停用、封存与销毁

（一）印章停用

1.因机构调整、名称变更、印章损坏或超过使用期限等原因，印章不再使用时，应及时办理停用手续。

2.停用申请由保管人或部门负责人提出，说明停用原因、停用日期，按原审批程序报批后，发布停用通知。

（二）印章封存与销毁

1.停用的印章，应由保管人将其交回部门负责人，由部门负责人指定专人负责封存。封存时应在印章上做明显标识，并连同停用批准文件、印章台账一并存入安全场所。

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