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合同管理与审批自动化模板使用指南

一、适用场景：哪些工作场景需要合同管理与审批自动化？

合同管理与审批自动化工具适用于各类企业、机构中涉及合同全生命周期管理的场景，尤其适合以下情况：

高频合同处理：企业采购、销售合作、服务外包、人力资源（劳动合同）等需批量处理合同的部门，可大幅减少重复录入和审批等待时间；

多部门协作：合同需跨部门（如业务、法务、财务）审批时，自动化流程可明确各环节职责，避免信息传递滞后或遗漏；

合规性要求高：金融、医疗、建筑等行业对合同条款、审批流程有严格合规要求，自动化工具可内置合规校验规则，降低法律风险；

远程办公需求：跨区域团队协作时，电子化审批与签署可实现合同“无纸化”流转，提升远程协作效率。

二、操作步骤：从合同发起归档的全流程自动化指南

（一）第一步：合同模板配置与基础信息录入

模板初始化：登录自动化系统，进入“合同模板库”，选择对应合同类型（如采购合同、服务合同），或自定义创建新模板。模板需包含核心条款框架（如合同主体、标的、金额、履行期限、违约责任等），支持企业LOGO、标准字体等品牌元素嵌入。

必填字段设置：根据业务需求，在模板中标注必填项（如合同编号、双方名称、合同金额、签订日期等），系统将自动校验信息完整性，避免漏填。

基础信息录入：发起人填写合同基础信息，包括：

合同名称：统一规范为“[甲方简称]与[乙方简称]关于[合同事由]的合同”；

合同主体：甲方/乙方名称、统一社会信用代码、联系人、联系方式（系统支持企业信息库自动匹配，减少重复录入）；

合同关键要素：合同类型（固定金额/单价合同）、履行期限、币种、金额大小写等。

（二）第二步：审批流程自定义与节点设置

流程配置：根据合同金额、类型或风险等级，预设审批流程。例如：

低风险合同（如金额≤5万元）：业务部门负责人审批→法务审核（可选）→归档；

高风险合同（如金额＞5万元或涉及核心业务）：业务部门负责人→法务合规部→财务部→分管总经理→归档。

审批人分配：为每个审批节点指定审批人*（支持固定审批人或按部门岗位动态分配），并可设置“会签”（需所有审批人通过）或“或签”（任一审批人通过即可）模式。

自动提醒规则：配置审批超时提醒（如审批人超过24小时未操作，系统自动发送催办通知）、驳回修改提醒（发起人收到驳回意见后，需在规定时限内完成修改并重新提交）。

（三）第三步：合同内容、审核与修订

自动合同系统根据模板和录入的基础信息，自动合同，条款中的变量（如金额、日期、主体名称）自动填充，减少手动编辑错误。

在线协作审核：

业务部门：审核合同条款与业务需求一致性（如服务范围、交付标准）；

法务部门：通过系统内置的“合规校验规则”（如“违约责任是否明确”“知识产权条款是否完整”）自动扫描风险条款，也可在线批注修改意见；

财务部门：审核合同金额、付款方式、税务条款是否符合财务制度。

修订痕迹保留：所有修改操作（如增删条款、调整金额）均会记录修订人*、修订时间及修改前后对比，保证合同版本可追溯。

（四）第四步：电子签署与自动归档

签署方式选择：支持电子签章（与企业CA证书或第三方电子签章平台对接）、手写签章（打印后签署再扫描）两种方式，保证签署合法性。

签署顺序管理：系统按预设流程自动发送签署给甲方/乙方签署人*，签署完成后“已签署”状态，并同步更新合同进度。

自动归档与备份：合同签署完成后，系统自动将合同、审批记录、签署凭证等文件归档至“合同档案库”，支持按合同编号、名称、签订时间等条件检索，并定期备份至云端，防止数据丢失。

（五）第五步：履约跟踪与到期提醒

履约计划关联：将合同条款中的履约节点（如交付时间、付款节点）录入系统，“履约跟踪表”，关联责任人*及计划完成日期。

到期自动提醒：系统根据合同履行期限、续签条款，提前30天/15天/7天向责任人发送到期提醒（如“合同即将到期，请启动续签评估”），避免遗漏续签或终止通知。

履约异常记录：若履约节点逾期，系统自动标记“异常状态”，并触发异常处理流程（如发送预警通知给部门负责人，记录异常原因及处理措施）。

三、核心模板：合同管理全流程必备表格

表1：合同基本信息表（发起阶段填写）

字段名称

填写说明

示例

合同编号

系统自动（规则：年份+部门代码+合同类型代码+流水号，如“2024-CG-001”）

2024-CG-001

合同名称

统一规范格式

A公司与B公司关于软件开发服务的合同

甲方信息

名称、统一社会信用代码、联系人、联系方式（从企业信息库选择或手动录入）

A科技有限公司；张*；1385678

乙方信息

同甲方信息

B信息技术有限公司；李*；139

合同类型

单选：采购/销售/服务/租赁/劳动合同等

服务合同

合同金额

大小写均需填写，币种标注（如人民币/美元）

人民币￥100,000.00（