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行政办公综合管理制度

办公行为规范

1.明确工作中要求，规范自已行为，发明良好企业气氛，企业职员应仪表整齐，落落大方，上班期间穿戴整齐洁净。

2.在接待企业内外人员垂询时，应注视对方，微笑应答，切不可冷淡，甚至冒犯对方，在任何场所用语应规范，和气待人，严禁大声说话。

3.碰到客人进入工作场所应礼貌相待，上班时间应确保办公室有些人接待，接听电话应立即，通常铃响不应超出三声，如受话人不能接听，离之最近职员应主动接听，关键电话要作好接听统计。严禁占用企业电话时间太长，和工作无关系电话不准接、挂。

4.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境平静有序。办公人员应在天天工作时间开始前和工作结束后做好个人工作区内卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

5.办公室专用设备应指定专员定时清洁，企业公共设施由办公室负责定时清洁保养工作，发觉办公设备损坏或发生故障时，应立即向办公室报修，方便立即处理问题。

6办公室管理要求

6.1办公室职能

·负责企业办公秩序及行政事物管理工作，文件拟、收、发、转、存、档案管理。

·组织会议，负责会议纪要拟稿。

·按排值班人员，负责企业接待工作和公关工作。

·负责企业印鉴、开具对外证实加盖公章。

·多种证照申办，地方多种关系处理，协议条款审查等。

·检验企业一切规章制度是否得到实施。

·行政办公用具采购管理

·企业大事记

6.2办公室主任职责

6.2.1负责督促检验行政部门对总经理办公会，企业办公会决议及总经理各项决定落实实施；

6.2.2定时组织搜集、分析、综合全企业，行政各方面情况，主动做好经典经验调查总结，立即向总经理汇报，请示工作。

负责组织总经理主持工作会议，安排做好会务工作并做好统计。

6.2.3负责起草总经理授意综合性工作计划、总结和工作汇报，主动为总经理当好参谋。

6.24组织起草企业文件（临时性文件及各类通知），做好全企业文件编号、打印、发放和行政文件立卷、归档、保管工作。

6.25组织做好企业印鉴、介绍信使用和保管，函电收发立即，编写企业大事记。

6.2.6负责管理企业法律业务，证实申办，协调关系，协议条款审查，法律顾问工作管理等。

6.2.7组织做好来客接待工作。

6.2.8指导做好电话话务和机线维修工作。

6.2.9依据总经理提出方针目标要求，立即编写本部门方针目标并负责实施，确保完成。

6.2.10负责全企业办公用具、用具标准制订和管理，并对办公用具用具标准化及各科室文明办公进行检验和督促。

6.3办公室主任权利

6.3.1有权向全企业各部门索取和了解必需资料和情况。

6.3.2对企业会议决议和总经理指示落实实施情况，有权检验督促。

6.3.3有权督促各部门立即做好文件资料立卷、归档工作，有权检验企业各部门保密工作。

6.3.4有权按总经理指示办理企业相关法律事务，协调各部门之间工作关系。

6.3.5有权安排调度办公用车使用。

6.3.6对各部门以企业名义起草临时性文件有权审核。

6.3.7对不符合上级要求或质量不高，效果不显著文件、资料有权拒绝打印发放。

6.38对要求各部门领导参与会议有综合平衡或精减压缩权。

6.3.9依据总经理指示，有权对办公用具进行分配和调整，对办公用具、用具标准化进行检验、督促。

6.4办公室主任责任

6.4.1对得悉生产、行政工作出现异常情况，未能立即向总经理反应以造成重大损失后果负责。

6.4.2对企业行文发生差错和搜集和整改资料失实造成严重后果负责。

6.4.3对机密文件和文书档案管理不严，发生失密，泄密或丢失损坏负责。

6.4.4对公文函件传输不立即或发生丢失、误传、以致影响工作负责。

6.4.5对未按总经理指示精神办理，而造成相关法律事务不良后果负责。

6.4.6对印鉴、介绍信管理不严，使用不妥，造成不良后果负责。

6.4.7对所属服务工作质量差，造成不良影响负责。

6.4.8对本部门所属岗位发生设备、人力事故负责。

6.4.9对企业保密工作负责。

7档案管理

7.1企业计划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案会议统计、决议、决定、委托书、协定协议、方案、通知、通告、软件等含有参考价值文件材料，全部属档案管理范围。

7.2档案管理要指定专员负责，明确责任，确保原始资料及单据

齐全完整，密级档案必需确保安全。

7.3企业其它人员需借阅档案时，要经总经理同意，并办理借阅手续，借阅档案必需珍惜，保持整齐，严禁涂改，注意安全和保密，严禁私自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复印，凡