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企业文件档案管理制度执行标准化模板

一、适用范围与应用场景

新企业制度建设：企业成立初期或档案管理制度缺失时，用于搭建标准化档案管理体系；

现有制度优化：企业现有档案管理流程不规范、追溯困难时，用于梳理流程、明确责任；

日常档案管理：各部门在文件形成、收集、归档、借阅、保管等环节的标准化操作指引；

合规性检查：应对审计、监管检查时，保证档案管理符合《档案法》《企业内部控制基本规范》等法规要求。

二、标准化执行流程与操作步骤

企业文件档案管理需遵循“制度先行、分类清晰、责任到人、全程留痕”原则，具体执行步骤

步骤1：制定档案管理制度与职责分工

制度内容：明确档案管理的目标、适用范围、文件分类标准、归档要求、保管期限、借阅权限、销毁流程等核心内容，保证制度合法合规、可操作性强。

职责分工：

档案管理部门（如综合管理部）：负责制度的制定、培训、监督执行，以及档案的收集、整理、保管、鉴定和销毁；

各业务部门：负责本部门文件的形成、初步整理、及时归档，保证文件内容真实、完整；

分管领导：负责审批档案管理制度、重大档案销毁方案，协调跨部门档案管理事项。

审批流程：制度初稿由档案管理部门拟定，经法务部合规审核、分管领导审批后正式发布，并报总经理办公会备案。

步骤2：文件分类与编码规则设定

文件分类：根据企业业务性质，将文件分为以下类别（可调整）：

管理类文件：规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等；

业务类文件：合同协议、项目资料、客户资料、财务凭证等；

技术类文件：研发图纸、工艺流程、技术标准、专利文件等；

人事类文件：员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核等；

其他类文件：外部来文、资质证书、审计报告等。

编码规则：采用“部门代码+文件类别代码+年份+流水号”格式，例如：“综合部-管理类-2024-001”（部门代码、类别代码需提前编制对照表）。

步骤3：文件形成与初步整理

文件形成：各部门在文件起草时需保证内容准确、格式规范（如统一字体、页边距、页码），涉及重要事项的文件需经部门负责人审核签字。

初步整理：文件办理完毕后，由经办人按“一事一件”原则整理，包括：

检查文件完整性（如附件、审批手续是否齐全）；

去除无关材料（如草稿、重复文件）；

按时间顺序排列，并在文件首页右上角标注归档编号（临时编码，待档案部门正式编码后替换）。

步骤4：档案归档与移交

归档时间：

年度计划、总结等文件：次年1月31日前完成归档；

合同、项目文件等：事项结束后30日内完成归档；

月度、季度文件：次月15日前完成归档。

移交流程：

部门提交：经办人填写《文件归档移交清单》（含文件名称、编号、形成日期、页数、经办人等信息），经部门负责人签字后，连同整理好的文件一并提交档案管理部门；

档案部门审核：档案管理员核对文件完整性、分类准确性，对不符合要求的文件退回部门重新整理；

正式编码与入库：审核通过后，档案管理员按编码规则赋予正式档案编号，在《文件归档移交清单》上签字确认，并将文件归入指定档案柜（电子档案需同步至档案管理系统）。

步骤5：档案保管与维护

实体档案保管：

档案柜需分类标识（如“综合部-管理类-2024”），存放于通风、干燥、防火、防潮的场所，定期检查温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%）；

重要档案（如合同、专利文件）需存放于带锁的铁皮柜，并建立《档案保管台账》，记录档案存放位置、状态（如“在库”“借出”“待销毁”）。

电子档案保管：

使用企业指定的档案管理系统（如OA系统、专业档案软件），设置权限分级（如“仅查阅”“可”“可编辑”）；

定期备份数据（本地备份+异地备份），防止数据丢失；

电子档案需与实体档案同步更新，保证一致性。

步骤6：档案借阅与利用

借阅权限：

普通员工：仅可借阅本部门业务档案，需经部门负责人审批；

管理人员：可借阅跨部门档案，需经分管领导审批；

外部单位借阅：需持单位介绍信，经档案管理部门负责人及分管领导审批，原则上不借出原件，可在档案阅览室查阅。

借阅流程：

借阅人填写《档案借阅申请表》，注明档案名称、编号、借阅用途、归还时间；

审批通过后，档案管理员核对借阅人身份，提供档案（电子档案需通过系统授权）；

借阅人归还档案时，档案管理员检查档案完整性，确认无误后在《档案借阅登记表》上记录归还时间；

涉密档案需遵守《企业保密管理规定》，借阅后立即归还，严禁复制、外传。

步骤7：档案鉴定与销毁

鉴定周期：每年年底由档案管理部门牵头，组织法务部、业务部门负责人组成鉴定小组，对到期档案进行鉴定。

鉴定标准：

仍有保存价值的档案（如涉及企业核心权益、重要历史事件的文件），需重新划定保管期限；

无保存价值的档案（如过期草稿、重复文件），列入《档案销毁清单》。

销毁流程：

档案管理部门编制《档案销毁清单》，经鉴定小组签字确认，报分管