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跨行业通用采购管理流程模板

一、适用范围与行业场景

本采购管理流程模板适用于制造业、服务业、机构、事业单位、零售业等多行业、多规模的采购活动，旨在规范采购全流程管理，提升采购效率、控制采购成本、防范合规风险。无论是生产性原材料采购、办公用品采购，还是服务外包采购（如IT运维、咨询服务等），均可结合行业特性调整后使用。特别适合需要建立标准化采购体系的企业或组织，保证采购活动透明、有序、可追溯。

二、采购管理全流程操作步骤

（一）采购需求发起与提报

需求部门发起

需求部门（如生产部、行政部、项目部等）根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间及特殊要求（如质量认证、环保标准等）。

若为重复性采购（如日常办公用品），可参考历史采购数据填写；若为新项目采购，需附项目立项批复文件或需求说明。

部门负责人初审

需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，重点确认：

采购内容是否符合部门年度工作计划；

预估单价是否在预算范围内（超预算需说明理由并附调整申请）；

数量是否与实际需求匹配（避免过量采购导致浪费）。

审核通过后签字确认，提交至采购部门。

（二）采购需求审批

分级审批流程

根据采购金额及重要性，设置分级审批权限（示例）：

小额采购（≤5万元）：采购部门经理审批；

中额采购（5万-20万元）：采购部门经理+财务部门负责人联合审批；

大额采购（＞20万元）：采购部门经理+财务负责人+分管副总（或总经理）联合审批；

战略采购/单一来源采购：需增加法务部门审核，并提交决策委员会（或总经理办公会）审议。

审批时限要求

各审批环节需在1-2个工作日内完成，无特殊理由不得拖延；

审批不通过的，需明确反馈意见，需求部门根据意见修改后重新提报。

（三）供应商选择与管理

供应商寻源

采购部门根据采购需求，通过以下渠道收集供应商信息：

公开渠道：行业展会、电商平台（如巴巴、京东企业购）、采购网等；

主动开发：行业推荐、实地考察、供应商自荐；

现有供应商库：优先从合格供应商名单中筛选。

对于小额标准化采购（如办公用品），可直接从合格供应商库中选择；对于非标或大额采购，需至少收集3家以上供应商信息。

供应商资质审核

采购部门对供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO认证、3C认证、行业生产许可证等）、经营状况、供货能力、质量保证体系、售后服务等进行审核，形成《供应商资质审核表》。

重点审核供应商的合法性（是否在有效期内）、真实性（可通过“国家企业信用信息公示系统”查询）及履约能力（过往合作案例、客户评价）。

供应商评估与选择

根据采购类型选择评估方式：

询价采购：向3家及以上供应商发出询价单，对比价格、交期、付款条件等，选择综合最优者；

招标采购：对于金额较大或复杂的采购项目，采用公开招标或邀请招标方式，由评标委员会（含采购、技术、财务、使用部门代表）按评分标准（价格、质量、服务、资质等）打分，确定中标供应商；

竞争性谈判：对于技术复杂或需求不明确的采购，与多家供应商谈判，确定最终方案。

评估结果需填写《供应商评估报告》，附选择理由，按审批流程报批。

供应商信息录入与更新

确定的供应商需录入《合格供应商名录》，定期（如每季度）对供应商的履约表现（交货准时率、合格率、服务响应速度等）进行复评，不合格者移出名录。

（四）采购订单下达

订单制作与审核

采购部门根据审批通过的供应商选择结果，制作《采购订单》，明确以下信息：

供应商名称、地址、联系方式；

采购物品/服务的名称、规格型号、数量、单价、总金额；

质量标准、包装要求、交付时间、交付地点；

付款方式、违约责任、争议解决方式等。

采购订单需经采购部门负责人、财务部门负责人审核，保证与合同条款一致、金额准确。

订单发送与确认

审核通过的采购订单需书面或电子形式发送给供应商，要求供应商在2个工作日内确认回传（盖章扫描件或电子签章）；

供应商未按时确认的，需及时联系核实，避免信息传递错误。

（五）订单跟踪与交付

订单进度跟踪

采购专员定期（如每周）与供应商沟通，确认订单生产/备货进度、预计交付时间，填写《订单跟踪表》；

若出现延期风险（如供应商生产异常、物流延误），需及时通知需求部门，协商解决方案（如调整交付时间、更换供应商等）。

交付与接收

供应商按订单约定时间交付货物/服务，需求部门或仓库人员对照《采购订单》核对：

数量是否一致（点收）；

外观是否完好（目视检查）；

随货资料是否齐全（如合格证、检验报告、使用说明书等）。

核对无误后，在《送货单》上签字确认；若数量不符或外观损坏，需当场注明，并通知采购部门与供应商协商处理。

（六）验收与入库

质量验收

对于货物类采购，需求部门（或质检部门）需在收到货物后1-3个工作