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规范供应链采购流程的规定

一、概述

供应链采购流程是企业获取原材料、零部件及服务的关键环节，涉及需求识别、供应商选择、合同签订、订单执行及绩效评估等多个步骤。规范采购流程有助于提升效率、降低成本、控制风险，并确保物资质量和供应稳定性。本规定旨在明确采购流程各环节的操作标准，确保采购活动透明、高效、合规。

二、采购流程的基本步骤

（一）需求管理

1.需求识别：各部门根据生产计划、库存水平及未来业务需求，提交采购申请。

2.需求审核：采购部门审核需求的合理性，确认采购类别、数量及预算。

3.需求汇总：将审核通过的需求汇总为采购计划，报管理层审批。

（二）供应商选择

1.供应商库建立：维护合格供应商名录，定期评估供应商资质（如资质认证、财务状况、交付能力）。

2.供应商筛选：根据采购需求发布招标或询价公告，筛选3-5家候选供应商。

3.供应商评估：采用评分法（如技术能力30%、价格25%、服务20%、质量15%、交付10%）综合评定，选定最优供应商。

（三）合同与订单管理

1.合同签订：与供应商协商条款（价格、付款方式、交货期、违约责任），签署正式合同。

2.订单执行：采购部门生成采购订单（PO），明确产品规格、数量、交付地址及时间。

3.订单跟踪：实时监控订单状态，确保供应商按时交付，异常情况及时沟通解决。

（四）收货与验收

1.到货检验：仓库人员核对实物与PO信息（型号、数量、生产日期），抽检质量（如外观、功能测试）。

2.异常处理：发现不符项（如损坏、错发）立即拍照留存，联系供应商更换或退货。

3.入库确认：验收合格后，系统更新库存，财务按合同条款支付款项。

（五）绩效评估

1.供应商评分：每季度根据交货准时率（≥95%为优）、质量合格率（≥98%为优）、服务响应速度等指标评分。

2.合同续约：低分供应商需改进，高分供应商优先续约。

3.问题反馈：将评估结果反馈给供应商，推动持续改进。

三、关键控制点

（一）预算管理

1.采购申请需附带预算审批记录。

2.超预算采购需额外管理层批准。

（二）价格控制

1.定期市场询价，对比历史价格波动。

2.采购量超过阈值（如1000件）可申请批量折扣。

（三）风险防范

1.多元化供应商策略，避免单一依赖。

2.紧急采购需启动备用供应商预案。

四、文档与记录

1.采购申请单、供应商评估表、合同、PO、验收报告等需存档3年。

2.定期审计采购流程，确保符合公司内部标准。

**一、概述**

供应链采购流程是企业获取原材料、零部件及服务的关键环节，涉及需求识别、供应商选择、合同签订、订单执行及绩效评估等多个步骤。规范采购流程有助于提升效率、降低成本、控制风险，并确保物资质量和供应稳定性。本规定旨在明确采购流程各环节的操作标准，确保采购活动透明、高效、合规。

二、采购流程的基本步骤

（一）需求管理

1.需求识别：

*各部门根据生产计划、库存水平及未来业务需求，提交采购申请。申请需包含详细的需求描述，例如所需物品的名称、规格型号、预计数量、用途说明、期望到货日期等。

*对于非标件或定制件，需提供设计图纸或详细的技术要求文档。

*采购申请应通过公司内部指定的电子审批系统提交，确保流程的可追溯性。

2.需求审核：

*采购部门收到申请后，进行初步审核，确认需求的合理性，包括与现有库存的匹配度、预算符合性等。

*对于复杂或高价值采购，采购部门需与需求部门进行沟通，明确需求的细节和优先级。

*审核过程中，需评估潜在的风险，例如市场供应情况、价格波动风险等。

*审核通过后，生成正式的采购需求单，并流转至下一环节。

3.需求汇总：

*采购部门定期（例如每周）将各部门的采购需求进行汇总，形成采购计划。

*采购计划应包含采购物品的类别、数量、预算、期望交付时间等信息。

*采购计划需报管理层审批，确保资源分配的合理性。

*审批通过后，采购计划成为后续采购活动的依据。

（二）供应商选择

1.供应商库建立：

*维护一个合格供应商名录，定期评估供应商资质，包括但不限于营业执照、生产许可证、质量管理体系认证（如ISO9001）、环境管理体系认证（如ISO14001）、财务状况、生产能力、技术水平、交付能力等。

*定期对供应商进行实地考察，评估其生产环境、设备状况、管理水平等。

*对于新供应商，需进行严格的资质审核和背景调查，确保其符合公司的要求。

2.供应商筛选：

*根据采购需求发布招标或询价公告，明确采购物品的规格、数量、技术要求、交货期等信息。

*收集供应商的投标或报价文件，进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。

*组织相关部门对通过初步筛选的供应商进行深入评估，例如技术演示、样品测试等。

3.供应商评估：

*采用评分法综合评