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会议记录电子化规范

一、概述

会议记录电子化是现代企业管理中提高效率、规范流程的重要手段。通过标准化电子化操作，可以确保会议记录的准确性、完整性和易用性，便于后续查阅、共享和存档。本规范旨在明确会议记录电子化的操作流程、文件格式、存储要求及注意事项，以提升企业会议管理效率。

二、操作流程

（一）准备阶段

1.设备准备：确保电脑、录音设备、摄像头等电子设备工作正常。

2.软件准备：使用统一的会议记录软件（如MicrosoftWord、WPS或专业OCR软件），提前设置好模板。

3.环境准备：选择安静、光线充足的会议室，避免干扰。

（二）记录阶段

1.开场记录：

-记录会议时间、地点、参会人员名单。

-简述会议目的及议程。

2.内容记录：

-按议程逐项记录，采用要点式或分步骤记录。

-重要决策、分配任务需明确标注负责人和截止日期。

-对话记录需客观准确，避免主观评价。

3.附件处理：

-如有电子版文件（如PPT、数据表），及时附加至记录文档。

-纸质材料需拍照后存档，确保清晰可读。

（三）整理阶段

1.校对审核：

-会议结束后1小时内完成初稿，由会议主持人或指定人员审核。

-核对参会人员发言内容，修正错别字、语法错误。

2.定稿保存：

-确认无误后生成最终版本，按规范命名文件（如“2023年X月X日部门会议记录.docx”）。

-多人参会时，将记录共享至相关成员邮箱或企业云盘。

三、文件格式与存储

（一）文件格式

1.文本格式：优先使用.docx或.pdf格式，确保跨平台兼容性。

2.图片格式：纸质材料扫描后使用JPEG或PNG格式，分辨率不低于300dpi。

3.附件命名：附件名称需与记录内容关联（如“项目进度表2023Q3.xlsx”）。

（二）存储要求

1.存储位置：统一存档于企业内部云盘的“会议记录”文件夹，按年份和部门分类。

2.备份措施：重要记录需双备份，本地硬盘与云盘同步。

3.存档期限：一般会议记录保存3年，决策类记录永久存档。

四、注意事项

1.隐私保护：涉及敏感内容（如财务数据）时，需限制查阅权限。

2.版本管理：每次修改需标注日期和修改人，避免混淆。

3.技术支持：如遇软件操作问题，及时联系IT部门协助解决。

五、示例流程

（一）日常会议记录步骤

1.打开会议记录模板，填写标题和基本信息。

2.按议程逐项记录，使用编号（如“1.项目讨论”“2.预算审批”）。

3.录入关键发言，标注“负责人：XXX，完成时间：2023年12月15日”。

4.附加相关文件，如预算表截图。

5.审核后保存至云盘，抄送参会人员。

（二）特殊会议记录步骤

1.高管会议需增加录音备份，记录时同步录音。

2.法律相关会议需使用专业术语，避免模糊表述。

3.会议结束后24小时内完成记录，确保时效性。

六、总结

会议记录电子化需严格遵循规范操作，确保流程高效、文件安全。通过标准化管理，可提升企业信息传递效率，为决策提供可靠依据。各部门应定期培训相关人员，持续优化记录流程。

一、概述

会议记录电子化是现代企业管理中提高效率、规范流程的重要手段。通过标准化电子化操作，可以确保会议记录的准确性、完整性和易用性，便于后续查阅、共享和存档。本规范旨在明确会议记录电子化的操作流程、文件格式、存储要求及注意事项，以提升企业内部会议管理效率。

二、操作流程

（一）准备阶段

1.设备准备：

-确保电脑、录音设备、摄像头等电子设备工作正常，提前测试录音和录像效果。

-准备备用设备（如备用电池、麦克风），以防突发故障。

2.软件准备：

-使用统一的会议记录软件（如MicrosoftWord、WPS或专业OCR软件），提前设置好模板。

-模板应包含固定字段，如会议时间、地点、参会人员、会议主题、议程等。

3.环境准备：

-选择安静、光线充足的会议室，避免干扰。

-关闭不必要的电子设备，减少噪音干扰。

（二）记录阶段

1.开场记录：

-记录会议时间、地点、参会人员名单（可附照片存档）。

-简述会议目的及议程，明确记录重点。

2.内容记录：

-按议程逐项记录，采用要点式或分步骤记录。

-重要决策、分配任务需明确标注负责人和截止日期。

-对话记录需客观准确，避免主观评价。

-对于图表或数据，需拍照或导出为图片格式附加至记录文档。

3.附件处理：

-如有电子版文件（如PPT、数据表），及时附加至记录文档。

-纸质材料需拍照后存档，确保清晰可读。

（三）整理阶段

1.校对审核：

-会议结束后1小时内完成初稿，由会议主持人或指定人员审核。

-核对参会人员发言内容，修正错别字、语法错误。

2.定稿保存：

-确认无误后生成最终版本，按规范命名文件（如“2