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销售合同审核与签订规范模板

一、规范适用范围与核心目标

本规范适用于公司所有销售业务中合同文本的起草、审核、签订及归档全流程，旨在通过标准化操作降低合同法律风险、明确权责划分、保障公司及客户合法权益，保证销售业务合规高效开展。核心目标包括：规范合同要素、统一审核标准、缩短签订周期、减少合同纠纷。

二、合同审核与签订全流程操作指引

（一）合同起草：业务部门主导，要素完整

操作步骤：

明确需求：业务部门根据客户需求、谈判结果及公司产品/服务标准，梳理合同核心条款（如标的物、价格、交付、付款等），保证与客户口头约定一致。

选择模板：从公司合同管理系统（或共享文件夹）调取对应业务类型的《标准销售合同模板》（见第三章模板框架），优先使用已有模板，避免自行起草导致条款遗漏。

填写基础信息：按模板要求填写合同编号（规则：[年份]-[部门缩写]-[序号]，如2024-XS-001）、签订日期、签订地点、甲乙双方全称（需与营业执照一致）、地址、法定代表人/负责人信息、联系方式等基础内容。

拟定核心条款：

标的物：明确产品名称、规格型号、数量（大写+小写）、质量标准（如国标、行标或双方约定标准），避免使用“大概”“可能”等模糊表述；

价格与费用：单价、总价（大小写一致）、是否含税、税率、发票类型（如增值税专用发票）等；

交付与验收：交付时间（具体日期或期限）、地点（如“甲方仓库”“乙方指定地址”）、运输方式及费用承担、验收标准（如“按本合同质量标准验收”）及流程（如“收货后3个工作日内验收，逾期视为合格”）；

付款方式：明确预付款（比例≤30%）、进度款（按交付阶段支付）、尾款（质保金比例≤10%，质保期结束后支付）的支付时间、账户信息（需为公司对公账户）；

违约责任：针对逾期交货、逾期付款、质量不合格等情形，约定具体违约金计算方式（如“按逾期金额每日万分之五支付”）或赔偿范围；

争议解决：优先约定“向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”，避免约定仲裁（除非客户为长期合作且确有必要）。

内部初审：业务部门负责人*对合同内容进行初审，重点核对客户信息准确性、条款与谈判结果一致性，签字确认后提交法务审核。

（二）内部审核：多部门协同，风险把控

操作步骤：

法务审核（1-2个工作日）：法务专员*重点审核以下内容：

合同主体资格：乙方是否为合法存续的企业（可通过“国家企业信用信息公示系统”核验），自然人需核实身份证信息；

条款合法性：是否存在“霸王条款”、违反法律强制性规定的内容（如“质量争议期间仍需支付全款”）；

权责对等性：双方权利义务是否平衡，违约责任是否明确且不对甲方显失公平；

措辞严谨性：避免歧义表述（如“尽快”“合理时间内”需明确具体期限）。

法务审核后出具《合同审核意见表》，注明“通过”“修改后通过”或“不通过”（需说明理由）。

财务审核（1个工作日）：财务专员*重点审核：

价格与付款条款：是否符合公司定价策略，付款节点与交付/验收进度是否匹配，质保金比例是否合理；

税务处理：发票类型、税率、开票时间是否符合财务规范，避免“三流不一致”（发票流、资金流、货物流）；

财务风险：乙方付款能力评估（如新客户要求预付款比例不低于50%），避免坏账风险。

业务部门修订：业务部门根据法务、财务审核意见，逐条修订合同内容，对无法采纳的审核意见需与相关部门沟通并说明理由，修订后再次提交法务复核（直至“通过”）。

（三）客户沟通与确认：达成一致，留存证据

操作步骤：

发送合同文本：业务部门将最终审核通过的合同PDF版（加盖公司“合同草案章”或“骑缝章”）通过邮件、传真或公司协同平台发送给客户联系人*，附《合同签收确认函》（模板可参考附件），注明“请于X个工作日内反馈确认意见”。

客户反馈处理：

若客户无异议，在《合同签收确认函》上签字盖章并回传，视为双方对合同内容达成一致；

若客户提出修改意见，业务部门需评估：属于条款表述问题的，可直接修订；属于价格、付款等核心条款变动的，需重新履行内部审批流程（法务、财务重新审核）。

沟通记录留存：所有与客户的沟通（邮件、电话）需留存书面记录，重要条款变更需有客户方书面确认（如邮件回复、盖章的修订页），避免口头约定。

（四）最终审批与签订：权限管理，规范签署

操作步骤：

权限审批：根据合同金额及公司《合同管理办法》履行审批权限（示例）：

金额≤5万元：业务部门负责人、法务专员审批；

5万元＜金额≤20万元：业务部门负责人、法务专员、财务经理*审批；

金额＞20万元：增加分管副总审批，重大合同（如＞50万元）需提交总经理审批。

文本准备：审批通过后，业务部门打印合同文本（一式两份或三份，根据客户需求调整），保证打印清晰、无涂改，骑缝章加盖完整。

签署仪式：

双方授权代表需携带法定代表人身份证明书、授权委托书（非法定代表人签