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团队协作与沟通记录模板

引言

团队协作中，信息传递的准确性和完整性直接影响工作效率与成果质量。为避免沟通偏差、明确责任分工、留存关键决策依据，特制定本沟通记录模板。通过规范记录流程，帮助团队实时同步工作进展、沉淀协作经验，保证跨角色、跨部门协作顺畅有序。

一、适用工作情境

本模板适用于以下团队协作场景，助力信息留痕与高效推进：

1.跨部门项目协同

当市场部、技术部、设计部等多部门共同推进项目（如新产品上线、大型活动策划）时，通过记录跨部门沟通内容，明确各方职责与时间节点，避免推诿或信息遗漏。

2.远程团队同步

针对异地办公或混合办公团队，通过文字记录实时同步会议要点、任务分配，解决“口头传达易遗忘、时差沟通不及时”等问题，保证远程成员对齐目标。

3.重要会议决策跟踪

在项目启动会、周例会、问题复盘会等关键会议中，记录讨论核心、决议事项及行动项，为后续执行提供依据，避免“议而不决、决而不行”。

4.问题解决与风险应对

当项目遇到技术瓶颈、资源冲突或突发状况时，通过记录问题分析过程、解决方案及责任人，快速定位问题根源，形成可复用的应对经验。

5.新人融入与知识交接

帮助新成员快速知晓项目背景、历史决策及当前进展，通过标准化记录降低信息传递成本，保证团队知识体系完整传承。

二、协作记录操作流程

第一步：明确记录目标与范围

在沟通前，确定本次记录的核心目的（如“明确Q4营销活动分工”“解决用户投诉处理流程漏洞”），聚焦关键信息，避免记录冗余内容。需明确：

记录重点：讨论的核心问题、关键决策、待办事项；

记录范围：参与人员、时间、地点（线上/线下）、相关背景信息。

第二步：确认参与人员与分工

核心记录人：由会议组织者或指定人员担任，负责实时记录关键信息，保证内容客观准确；

参与人员：提前通知沟通主题，提醒相关人员准备资料（如数据、方案），保证讨论高效；

列席人员：非核心决策者但需知情的人员（如项目助理），可简要记录与自己相关的内容。

第三步：选择记录工具与形式

根据团队协作习惯选择工具，保证记录便捷且易共享：

线上工具：飞书文档、腾讯文档、Notion等支持多人实时协作的平台，适合远程团队或需要频繁更新的场景；

线下工具：会议纪要本、白板记录（需会后整理拍照归档），适合小型面对面沟通；

形式要求：采用“文字+结构化标记”（如加粗、编号），区分“讨论要点”“决议”“行动项”，提升可读性。

第四步：实时记录关键信息

沟通中，记录人需聚焦核心内容，避免逐字记录，重点关注以下要素：

背景信息：沟通主题、日期、时间、参与人员（含职务/角色）；

讨论过程：核心观点分歧、关键数据支撑、问题分析逻辑（如“用户投诉集中在物流环节，占比60%，需与供应链部对接”）；

决议事项：经讨论达成的共识（如“同意将活动预算增加10%，用于直播推广”）；

行动项：明确“做什么+谁负责+何时完成”（如“*专员整理用户反馈数据，10月28日前提交”）。

第五步：会后整理与确认

沟通结束后2小时内，记录人需整理内容，保证信息完整：

补充遗漏细节（如未记录的决策依据、临时补充的资料）；

检查行动项是否包含“负责人、截止时间、交付标准”，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“11月5日前完成初稿”）；

将整理后的记录发送给所有参与人员，标注“请确认是否有遗漏或修改”，1小时内反馈，确认后定稿。

第六步：归档与共享

归档位置：按项目/部门分类存储（如“项目组-项目-沟通记录”），命名格式为“日期+主题+记录人”（如Q4营销分工-*.docx”）；

共享权限：设置“仅团队成员可查看”，保证信息安全；涉及敏感信息（如未公开决策）需额外标注“内部保密”。

第七步：定期回顾与更新

每周/每月固定时间（如周一晨会、月末复盘会）回顾近期沟通记录，检查行动项完成情况；

对未按时完成的任务，及时在记录中标注“延期原因”并调整计划，保证问题闭环。

三、沟通记录模板表格

团队协作沟通记录表

基本信息

日期

2023年10月25日

时间

14:00-15:30

沟通主题

Q4产品迭代需求评审会

参与人员

经理（产品负责人）、主管（技术负责人）、专员（执行人）、助理（记录人）

沟通形式

线上会议（腾讯会议）+共享文档实时编辑

背景说明

根据用户反馈及市场调研，需对Q4迭代需求优先级排序，明确开发计划

核心内容记录

一、讨论要点

1.用户反馈TOP3需求：-功能A：提升加载速度（占比45%）-功能B：新增数据导出（占比30%）-功能C：优化UI界面（占比25%）2.技术可行性评估：-功能A需重构底层架构，开发周期2周-功能B可在现有模块迭代，开发周期1周-功能C设计资源紧张，需协调设计部支持

二、决议事项

1.优先开发功能A（解决用户核心痛点），同