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质量管理体系自查清单及持续改进策略模板

一、适用范围与核心目标

本模板适用于各类组织（含制造业、服务业、建筑业等）建立质量管理体系后的内部自查与持续优化，尤其适用于以下场景：

年度/半年度质量管理体系内部审核前准备；

第三方认证审核（如ISO9001）前的预核查；

质量目标未达成、顾客投诉集中或过程异常时的专项诊断；

新体系文件发布后的落地有效性验证。

核心目标是通过系统性自查，识别质量管理体系运行的薄弱环节，推动问题整改与流程优化，保证体系持续符合标准要求、满足顾客期望，并实现质量绩效的稳步提升。

二、自查实施流程详解

（一）前期准备：明确自查边界与资源保障

成立自查小组

由管理者代表（如“张”）牵头，成员包括质量部门负责人（如“李”）及相关业务部门接口人（如生产、采购、销售部门代表“王”“赵”），保证覆盖体系涉及的全部核心过程。

明确分工：组长统筹自查进度，成员负责对应过程的自查实施与记录，质量部门负责文件支持与结果汇总。

确定自查范围与依据

范围：覆盖质量管理体系全部要素（如管理职责、资源管理、产品实现、测量分析改进），可根据实际情况聚焦高风险过程（如关键工序、特殊过程）。

依据：ISO9001标准、组织内部质量手册/程序文件/作业指导书、法律法规要求、顾客特定要求（如客户订单中的质量协议）。

准备自查工具

收集体系文件、记录表单（如《过程监控记录表》《顾客反馈处理单》）、自查检查表（见本章模板）、相关法规标准文本等；

准备测量工具（如卡尺、检测设备校准证书）及访谈提纲（适用于员工意识、过程合规性等软性指标检查）。

（二）现场自查：逐项验证与问题记录

首次会议

召集自查小组成员及被检查部门负责人，明确自查目的、范围、计划及时间安排（如“生产过程自查：X月X日-X月X日”），确认沟通机制。

实施检查

文件记录核查：抽查质量记录（如《内部审核报告》《不合格品处理记录》）的完整性、真实性和规范性，保证记录填写清晰、签字完整、保存合规。

现场过程验证：通过现场观察、员工访谈、设备检查等方式，核实过程是否按文件规定执行（如“关键工序参数控制是否符合作业指导书要求”“设备点检记录是否与实际一致”）。

数据指标分析：对比质量目标（如“产品一次交验合格率≥98%”“顾客投诉响应时间≤24小时”）与实际达成数据，识别偏差。

问题记录与确认

对发觉的不符合项（轻微/严重）或观察项，填写《质量管理体系自查问题记录表》（见模板），描述问题现象、发生位置、涉及文件条款及证据（如记录编号、现场照片编号）；

与被检查部门负责人共同确认问题记录，避免遗漏或误判，双方签字确认。

（三）问题整改与持续改进

原因分析

针对已确认的不符合项，由责任部门组织（如“生产部刘*”）采用“5Why分析法”或“鱼骨图”分析根本原因（如“操作人员培训不足”“设备参数设置错误”“文件规定不清晰”）。

制定纠正与预防措施

责任部门填写《纠正与预防措施计划表》（见模板），明确：

纠正措施：针对已发生问题的整改（如“返工不合格品”“修订操作规程”）；

预防措施：防止问题再发生或潜在问题发生（如“增加关键工序巡检频次”“开展专项技能培训”）；

完成时限、责任人员及验证方式（如“质量部门现场核查培训记录”）。

措施跟踪与验证

质量部门跟踪措施计划进度，对逾期未完成的部门发出提醒；

措施实施后，由自查小组或质量部门验证有效性（如“整改后产品合格率提升至99.2%，达到目标要求”），并在《纠正与预防措施验证表》中记录结果。

体系文件更新

若问题涉及文件缺陷（如“作业指导书未覆盖新设备操作”），由责任部门修订文件，经质量部门审核、管理者代表批准后发布，并组织相关培训。

三、自查清单与改进策略模板

（一）质量管理体系自查核心检查表（简化版）

检查模块

检查项

检查内容与标准

检查方法

检查结果（符合/不符合/观察项）

证据记录（编号/页码）

管理职责

质量目标分解

部门质量目标是否与总目标挂钩，且可量化、可考核

查阅目标文件、部门考核记录

管理评审输出

管理评审报告是否包含体系改进决议及资源保障措施

查阅管理评审记录

资源管理

人员能力与培训

关键岗位人员是否经过培训并考核合格，记录完整

查阅培训档案、考核表

设备维护保养

设备点检、保养记录是否完整，设备状态标识清晰

现场核查、抽查记录

产品实现

供应商管理

关键供应商是否通过现场审核，来料检验记录齐全

查阅供应商档案、检验报告

生产过程控制

关键工序参数是否符合工艺要求，记录真实

现场巡查、抽查生产记录

测量、分析与改进

内部审核有效性

审核发觉的不符合项是否100%关闭，验证记录完整

查阅审核报告及整改记录

顾客反馈处理

顾客投诉是否在24小时内响应，8个工作日内解决并回复

查阅投诉处理记录、回访记录

（二）纠正与预防措施计划表

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