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公路建设档案管理规范指引

引言

公路建设档案作为工程建设全过程的真实记录，是反映工程质量、管理水平、技术成果的重要依据，也是后续运营维护、审计监督、历史追溯的基础性资料。其管理工作贯穿于项目立项、勘察设计、施工、监理、竣工验收直至移交的各个阶段，具有极强的系统性和专业性。本指引旨在为公路建设项目各参与方提供一套清晰、实用的档案管理操作规范，以确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥档案在工程建设及后续管理中的凭证作用和参考价值。

一、档案管理的意义与目标

（一）档案管理的核心意义

公路建设档案不仅是工程实体形成过程的客观反映，更是项目合法合规建设、参建各方责任履行、工程技术创新与经验积累的直接体现。它为工程竣工验收、质量评定、病害分析、养护维修、改扩建提供了不可或替代的原始依据，同时也承载着公路建设的历史信息，具有重要的凭证价值、参考价值和文化价值。

（二）档案管理的基本目标

1.完整性：确保公路建设全过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料均被收集齐全，不遗漏关键环节和重要信息。

2.准确性：保证档案内容真实反映工程实际情况，数据准确无误，签字手续完备，符合相关规范和标准要求。

3.系统性：档案材料应按照工程建设的内在规律和专业特点，进行科学分类、有序排列、规范组卷，形成有机联系的整体。

4.安全性：采取有效措施，保障档案在形成、流转、保管、利用过程中的实体安全和信息安全，防止失泄密、损毁和丢失。

5.可利用性：通过规范的整理和编目，使档案易于检索、查阅和利用，满足不同主体在不同阶段对档案信息的需求。

二、档案管理的组织与职责

（一）管理组织体系

公路建设项目应建立以建设单位为核心，勘察设计、施工、监理及其他相关单位协同配合的档案管理组织体系。建设单位应明确档案管理部门或指定专人负责项目档案的统一领导、组织协调和监督检查工作。各参建单位应设立相应的档案管理岗位，配备合格的档案管理人员，确保档案工作与工程建设同步进行。

（二）各方主要职责

1.建设单位：对项目档案负总责，制定档案管理规章制度和工作计划；组织、指导、监督各参建单位的档案工作；负责接收、汇总、审查、验收和移交项目竣工档案。

2.勘察设计单位：负责收集、整理、归档勘察设计阶段形成的各类文件材料，并对其真实性、完整性和准确性负责，按规定向建设单位移交。

3.施工单位：负责施工全过程文件材料的形成、收集、积累、整理和归档工作，特别是隐蔽工程记录、质量评定资料、试验检测报告等关键材料，确保与工程进度同步，并对移交档案的质量负责。

4.监理单位：负责对施工单位和勘察设计单位移交的档案进行审核，并整理归档监理工作中形成的文件材料，对监理档案的真实性、完整性和准确性负责。

5.其他相关单位：如材料设备供应单位、科研单位等，应按合同约定和相关规定，向建设单位或相关方提供符合要求的档案材料。

（三）档案管理人员要求

档案管理人员应具备相应的专业知识和业务能力，熟悉档案工作的法律法规和标准规范，责任心强，工作细致，并保持相对稳定。应定期参加档案业务培训，不断提升管理水平。同时，应严格遵守保密制度，确保档案信息安全。

三、档案的核心内容与质量要求

（一）档案的核心内容

公路建设档案内容广泛，主要包括但不限于以下几个方面：

1.项目前期文件：立项申请、可行性研究报告、项目评估、初步设计批复、环境影响评价、土地征用等文件。

2.勘察设计文件：工程地质勘察报告、测量成果、初步设计、技术设计、施工图设计及其审查意见和批复文件。

3.招投标与合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同（勘察、设计、施工、监理、采购等）。

4.施工文件：施工组织设计、开工报告、施工日志、技术交底记录、测量放线记录、材料设备出厂合格证明及检验报告、施工试验记录、隐蔽工程验收记录、质量评定资料、分部分项工程验收记录、工程变更文件、事故处理报告等。

5.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录、工程款支付证书等。

6.竣工验收文件：竣工验收申请、验收报告、质量鉴定报告、竣工决算、审计报告、环保验收、档案验收意见等。

7.声像与电子档案：反映工程建设过程的照片、录像、录音资料，以及各类电子文件和数据。

（二）档案的质量要求

1.真实性：档案内容必须真实反映工程建设的实际情况，严禁伪造、篡改。

2.准确性：数据准确，图表清晰，文字表述规范，签字盖章手续完备。

3.完整性：各类文件材料齐全，手续完备，无缺页、漏项。

4.系统性：按工程建设程序和专业特点，遵循文件材料的自然形成规律，进行科学分类、组卷和排列。

5.规范性：文件格式、书写材料、纸张规格、装订方式等应符合国家和行业