企业采购招标与供应商选择工具.docVIP

企业采购招标与供应商选择工具指南

一、适用场景与价值

本工具适用于企业各类采购项目中的招标与供应商选择环节，旨在通过标准化流程规范采购行为，保证公平竞争、降本增效，同时降低采购风险。具体场景包括：

常规采购项目：如生产原材料、办公用品、设备采购等，需通过公开招标或邀请招标选择供应商；

紧急采购项目：因生产经营急需，需在合规前提下快速筛选合格供应商；

战略供应商引入：长期合作或高价值采购项目，需通过综合评估建立稳定供应链；

合规性强化场景：国有企业、上市公司等需严格遵循《中华人民共和国招标投标法》及相关法规的采购行为。

二、标准化操作流程

（一）需求确认与招标文件编制

操作目标：明确采购需求，形成规范招标文件，为后续招标奠定基础。

具体步骤：

需求梳理：由采购需求部门（如生产部、行政部）提交《采购需求清单》，明确采购标的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素，经部门负责人经理审批通过。

招标文件编制：采购部门根据需求清单，结合行业惯例与企业制度编制招标文件，至少包含以下模块：

招标公告（或邀请函）：明确采购项目名称、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间等；

投标人须知：包括投标流程、保证金缴纳、开标/评标方式、废标条件等；

技术规格与要求：详细说明采购标的的技术参数、验收标准、服务内容等；

商务条款：报价方式（如固定单价、总价包干）、付款条件、履约期限、违约责任等；

评标标准：明确技术标、商务标、价格标的权重及评分细则（如技术方案占30%，价格占40%，企业资质占30%）。

文件审批：招标文件需经法务部（审核合规性）、财务部（审核预算）、采购需求部门（审核技术参数）联合审核，最终由采购总监总监签字确认。

（二）供应商资格预审

操作目标：筛选具备履约能力的潜在供应商，减少无效投标。

具体步骤：

发布资格预审公告：通过企业采购平台、行业媒体或指定渠道发布资格预审公告，明确预审条件（如注册资本、行业资质、类似项目业绩、财务状况等）。

资料接收与初审：潜在供应商在规定时间内提交《供应商资格预审申请表》及相关证明材料（营业执照、相关资质证书如ISO9001、财务报表近3年、类似项目合同关键页等）。采购部门对材料完整性进行初审，剔除不符合基本要求的供应商（如注册资本低于门槛、资质过期等）。

实地考察（可选）：对初审通过的高风险或高价值项目供应商，组织由采购、技术、质量等部门人员组成的考察组，实地考察生产场地、管理体系、质量控制能力等，形成《供应商考察报告》。

预审结果公示：向通过预审的供应商发放《投标邀请书》，未通过的需书面说明理由（如“类似项目业绩不足3项”“财务状况异常”）。

（三）招标发布与答疑

操作目标：保证供应商充分获取招标信息，解答疑问，保证投标文件质量。

具体步骤：

正式招标发布：通过企业采购平台、中国招标投标公共服务平台等官方渠道发布招标公告，公告期不少于5个工作日（紧急项目可缩短，但需合规说明）。

组织答疑会：在投标截止日前3-5个工作日，召开线上或线下答疑会，解答供应商对招标文件的疑问（如技术参数歧义、商务条款细节等），答疑记录经采购负责人经理确认后，书面通知所有已获取招标文件的供应商。

文件补遗：如需修改招标文件，应在投标截止时间至少15日前发出补遗通知，明确修改内容及影响范围，保证所有供应商同步获取信息。

（四）投标文件接收与开标

操作目标：规范投标接收流程，保证开标过程公开透明。

具体步骤：

投标文件接收：在投标截止时间前，供应商需按要求提交纸质投标文件（正本1份、副本若干份）和电子版（加密存储），采购部门核对文件密封情况（如密封袋加盖公章、封口处签字），记录接收时间、供应商名称及文件份数，拒绝接收逾期或未按要求密封的文件。

开标会议组织：在投标截止时间后，由采购部门组织开标会议，邀请所有投标供应商代表、监督部门（如审计部）、技术专家参与。开标时，按投标文件送达顺序依次拆封，宣读供应商名称、投标报价、工期/交货期等关键信息，形成《开标记录表》并由所有参会人员签字确认。

（五）投标文件评审与定标

操作目标：通过科学评审选出最优供应商，保证结果公平公正。

具体步骤：

组建评标委员会：由采购部门负责人任组长，成员包括技术专家（不少于2/3）、法务代表、财务代表等，人数为5人以上单数，与投标人有利害关系的需回避。

初步评审（符合性审查）：评标委员会检查投标文件是否实质性响应招标要求（如签字盖章齐全、投标保证金到账、技术参数无偏离等），对未通过符合性审查的投标文件作废标处理。

详细评审（打分制）：根据评标标准，对通过初步评审的投标文件进行打分，填写《投标文件评审打分表》，评分需有明确依据（如技术方案创新性需附对比说明，价格合理性需分析成本构成）。

评标报告与定标：评标委员会汇总评分结果，形成《