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采购流程标准化管理手册及操作指南

一、总则

（一）手册编制目的与意义

为规范企业采购行为，保证采购活动的合规性、效率性与经济性，降低采购风险，明确各部门职责分工，特制定本手册。通过标准化流程管理，实现采购需求透明化、供应商选择规范化、合同执行严谨化、成本控制精细化，为企业运营提供稳定、高效的采购支持。

（二）适用范围

本手册适用于企业各部门（含分支机构）的所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、运维）、办公用品采购等。涉及采购、专项招标等特殊规定的，需同时遵守相关法律法规。

（三）基本原则

合规优先：严格遵守国家《招标投标法》《采购法》及企业内部采购管理制度，杜绝违规操作。

需求导向：以生产经营需求为核心，保证采购物品/服务符合质量、数量、时间要求。

阳光透明：采购流程公开、公平、公正，关键环节留痕可追溯，避免利益冲突。

成本控制：通过比价、议价、招标等方式，实现最优性价比，降低采购成本。

责任到人：明确各环节责任主体，保证事事有人管、责任可追溯。

二、采购需求全流程管理

（一）需求发起与审批

需求提出

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）。

操作说明：

（1）需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（模板见附件1），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、预计交付日期、预算金额、需求理由及紧急程度（普通/紧急）。

（2）技术类或复杂采购需附《技术参数说明》《图纸》等附件，由需求部门负责人审核签字确认。

关键控制点：需求描述需清晰、准确，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）；预算金额需符合企业年度预算规定，超预算需求需提前提交《预算调整申请》。

需求审批

审批层级：根据采购金额及重要性分级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人审批。

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购部经理。

5万元＜金额≤20万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部→分管副总。

金额＞20万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部→分管副总→总经理。

紧急采购处理：紧急需求（如生产突发故障需立即更换设备）可先口头申请，经采购部经理确认后启动紧急流程，但需在24小时内补全书面审批手续。

审批结果反馈：审批通过后，采购部在1个工作日内接收需求；审批驳回的，需求部门根据意见修改后重新提交。

（二）供应商寻源与评估

寻源方式确定

采购部根据采购需求特点（如金额、品类、市场供应情况），选择合适的寻源方式：

公开招标：适用于金额较大（≥10万元）、标准通用物品（如原材料、设备），通过企业官网、招标平台发布招标公告。

邀请招标：适用于金额5万-10万元、供应商资源有限的物品，向3家及以上合格供应商发出招标邀请。

询价采购：适用于金额≤5万元、规格标准的物品（如办公用品、耗材），向至少3家供应商询价，比价后确定供应商。

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品）或紧急情况，需经分管副总审批并说明理由。

供应商信息收集

采购部通过以下渠道收集供应商信息：

企业《合格供应商名录》（优先选择名录内供应商）；

行业展会、专业平台（如巴巴、慧聪网）公开信息；

供应商主动报名（需提交资质文件）。

供应商需提交资料：营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、近3年业绩证明、产品/服务报价单、质量保证承诺书。

供应商资格审核

审核主体：采购部牵头，需求部门、技术部（必要时）参与。

审核内容：

资质合规性：营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购品类，特殊行业资质是否齐全（如食品经营许可证）。

供应能力：生产/服务规模、产能、库存情况，能否满足交期要求。

质量保障：是否通过ISO9001等质量体系认证，是否有完善的质量检测流程。

商业信誉：有无重大诉讼、行政处罚记录，过往合作评价（如存在拖欠货款、质量问题，一票否决）。

审核结果：通过审核的供应商纳入《合格供应商名录》，未通过的书面说明理由并反馈供应商。

供应商评估与选择

评估方式：根据采购类型选择评估方法：

招标采购：成立评标小组（由采购部、需求部门、技术部、财务部组成），按价格（40%）、技术参数（30%）、资质信誉（20%）、服务方案（10%）打分，得分最高者为中标供应商。

询价采购：对比3家及以上供应商的报价、质量承诺、交期，选择综合最优者。

评估报告：形成《供应商评估报告》（模板见附件2），明确选择理由及推荐供应商，按审批权限报批。

（三）订单签订与执行

合同/订单拟定

责任主体：采购部根据审批结果拟定《采购合同》或《采购订单》（模板见附件3）。

合同内容：需包含以下核心条款：

供需双方信息（名称、地址、联系人、电话）；

采购物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准（需符合国家/行业标准或双方约