文控管理办法53418.docVIP

文控管理办法

1、编制目的

为确XXXXX项目部文件、资料控制和管理的标准化、规范化，以及与竣工资料的有效对接，规范工程文件管理。

2、适用范围

适用于XXXXX项目部和下属各机组施工全过程,包括施工、验收、试运投产各阶段.体现于文件、信息资料的收集-整理—分类—分发传递及存档全过程。

3、职责

3。1工程参建各机组根据工程实际情况成立相应的文件控制管理部门，负责本机组所有文件书写、打印、印制、审核、收发及管理工作,认真执行监理、业主制定并下发的各项文控管理制度,记录并保管所有质量、安全、施工管理、环境保护的施工资料.资料记录必须真实、完整、齐全，填写及时、准确、字迹清晰，符合标准要求,不得随意涂改。

3。2项目部各专业负责人负责对接收文件及资料审核，拟定处理计划并报项目经理审批后，交项目部文控统一处理。

4、工作内容

4。1文件分类方法

4。1。1各机组按文件来源单位编制目录；根据各自的实际情况编制一级目录、二级目录、三级目录。

4。1。2电子版文件按文件亦应建立一、二、三级文件目录。

4.1。3纸制版文件按一级目录分类建立文件柜，按二级目录进行分区，按三级文件目录建文件夹。

4.2文件控制编码

4.2。1为了规范文件编码，便于文件索引、查阅和分类归档、规范文件管理，各机组的文件编码应遵守项目部编制的《文件控制编码细则》.

4。2。2所有收到和发出的文件，必须进行编码和登记,并录入电子表格和电子数据库,以方便查询。

4.3文件控制和管理

4.3.1文件发放管理

4。3。1。1发文登记

1）待发文件需经文控核稿并登入台帐,登记时，应注明文件标题、密级、文件编码、拟稿部门、分发情况、份数、发文时间。

2）文控人员应按发文所列收件人进行发文，做好发文记录,并跟踪文件办理状态.

4.3.1。2文件盖印

文件盖印表明文件的严肃性，对于涉及投资、质量、设计变更等重要事件的文件须加盖印章后发送，否则视为无效文件。盖印时应注意以下几点:

1）印章使用须经项目经理同意后由资料员盖章，任何人无权私自盖章，根据签发资格人和文件类型、性质选择相应权限之印章；

2）盖印份数与原稿标准印刷份数相同，多余份数不盖章；

3）盖印位置应在落款正中央，上不压正文，下不压日期，印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，即“骑年盖月”；

4）印章必须端正、清晰。盖印时要稳当，对好方位，切勿歪斜或颠倒。

5）印章由文控部资料员负责保管、供用、登记,并建立印章使用台账。

4。3。1。3文件发送

文控人员进行文件发送必须严格按照文件标注的发送范围(收、抄送单位/个人）进行本工程文件的发送，要求以下三种方式分别进行：

1）人工送达。适用于图纸、管理文件、技术文件以及涉及拨付款、工程变更、重大质量、安全问题等事件时的文件传送。

2)通过网络或即时通讯软件发送.各机组之间往来的通用公文、工程报表均可采用此方式进行。对于其它非重大事件的文件也应优先采用此方式进行.

3）传真发送。适用于没有网络条件的单位之间往来文件的传递。

4。3.1。4文件发送的回执确认

为了确保文件发送准确到位，证实文件已成功发送，对方已成功接收。应根据发送文件的方式分别进行确认，回执确认必须做到及时，并记录签收人、时间等信息。

1）人工送达类文件的回执确认。在进行发文的同时，应配送一张《文件传送单》，收文单位收到文件后，立即填写该单,反馈发件人.

2）通过网络或即时通讯软件发送类文件的回执确认。各机组在进行发文的同时，请保留电子记录并保存。

3）传真发送文件的回执确认.在进行发文的同时，应在文件上标记签收处，由收件人收文时及时签收回执.

4。3.2文件接收管理

4。3。2。1文控人员应对所有收到的文件的格式和完备性进行检验，避免收到无效文件、不合格文件。接收的文件如有缺页、不清晰等情况,要立即通知发件方、文件提交方补发或补交，直到完整接收。

4.3。2.2收文登记

1）对外部单位（监理、业主、质检站、锅检所等）发来的所有正式文件资料均应建立台帐，收文登记应同文件“批办”、“转办”、“传阅”等文件管理工作相结合.

2）文控人员在进行文件登记时，应注明标题、密级、文件编码、收文号、来文单位、收文时间、件数和页数，填写好《收文登记表》。

4.3.2。3收文办理

来件的办理由文控人员提交项目经理或主管副经理进行批示，文控人员根据批示进行文件处理。办文期间，文控人员要负责催办、督查和上报需要的有关情况。文件属性按文件本质意向分为：批办、审查转办和传阅三类。

1）纸质文件的处理方式

①批办类文件：填制《文件处理单》附于文件之上，按文件处理单上领导意见进行文件处理。

②审查转办类文件：应填制《文件传送单》附于文件之上，提交项目经理或主管副经理签署处理意见,复印传送单或封面一份，根据