委托运输质量保障审核流程指导.docxVIP

一、总则

（一）目的与依据

为规范委托运输活动中的质量保障审核行为，确保运输服务过程符合既定质量标准与客户需求，降低运营风险，提升供应链整体效率，特制定本流程指导。本指导依据国家相关法律法规、行业标准及公司质量管理体系文件要求编制。

（二）适用范围

本流程指导适用于公司对所有外部委托运输服务提供方（以下简称“运输方”）的质量保障能力进行的审核活动，包括新运输方准入审核、在运运输方定期审核及专项审核。

（三）审核原则

审核工作应遵循客观公正、独立规范、风险导向、持续改进的原则，确保审核过程的系统性和审核结果的可靠性。

二、审核发起与准备阶段

（一）审核需求的提出

根据运输业务合作规划、合同要求、质量目标达成情况或客户投诉等因素，由质量管理部门或相关业务部门提出审核需求。新运输方准入审核通常在合作意向达成后、正式签约前发起；在运运输方定期审核按年度或半年度进行；专项审核则针对特定质量事件、重大变更或客户重点关注问题临时发起。

（二）审核目标与范围的确定

明确审核的具体目标，例如评估运输方的质量体系健全性、运输过程控制能力、应急响应能力、人员资质水平等。同时，界定审核的范围，包括运输线路、运输方式、涉及的产品类型、相关的管理过程及部门等。

（三）审核频次与时机

1.新准入运输方：必须进行首次全面审核，审核通过后方可纳入合格运输方名录。

2.在运运输方：根据其历史质量表现、合作规模及风险等级确定审核频次，一般每年至少一次。

3.专项审核：根据实际需要随时发起，例如发生严重质量事故、运输方管理体系发生重大变化、客户对某运输环节提出重大异议时。

（四）审核团队组建与职责

1.审核组长：由质量管理部门指定具有丰富审核经验和相关专业背景的人员担任，负责审核活动的策划、组织、协调与控制，对审核结果负总责。

2.审核组员：根据审核范围和专业需求，可包括质量管理、物流管理、仓储管理等相关部门的专业人员，必要时可邀请外部专家参与。审核组员应具备相应的专业知识、审核技能和良好的沟通能力。

3.职责：审核组长负责编制审核计划、分配审核任务、组织审核会议、审批审核报告；审核组员负责按计划实施审核、收集客观证据、记录审核发现、参与审核报告的编制。

（五）审核文件与资料准备

审核组应提前收集并熟悉以下文件资料：

1.公司质量管理体系文件中关于委托运输的相关规定。

2.与运输方签订的意向书或合同（若有）。

3.运输方提供的质量手册、程序文件、作业指导书等管理文件。

4.运输方的资质证明文件（营业执照、道路运输经营许可证等）。

5.历史合作的质量记录、客户反馈、投诉处理记录（针对在运运输方）。

6.相关的国家/行业标准及法规要求。

7.编制《委托运输质量保障审核检查表》，明确审核要点、方法和判断标准。

三、审核实施阶段

（一）首次会议

审核组抵达运输方现场后，应召开首次会议。参会人员包括审核组全体成员及运输方相关负责人、业务骨干。会议内容主要包括：

1.向运输方介绍审核组成员、审核目的、范围、依据、方法和日程安排。

2.确认审核资源的提供，如陪同人员、办公场地、所需文件的获取途径等。

3.重申审核的公正性、客观性原则，以及运输方应提供的支持与配合。

4.澄清审核过程中的相关疑问。

（二）现场审核与信息收集

审核组按照审核计划和检查表，通过查阅文件记录、现场观察、人员访谈、过程追溯等方式，收集与审核目标相关的客观证据。

1.文件审核：重点核查运输方的质量方针与目标、组织机构与职责分工、质量管理体系文件的完整性与适宜性、人员培训与资质管理、设备设施维护保养记录、运输过程控制文件、应急预案及演练记录、客户投诉处理程序及记录等。

2.现场观察：深入运输作业现场（如仓库、装卸货区、运输车辆停放区等），观察实际操作是否符合规定要求，例如货物的装载、加固、标识、防护措施，车辆的状况，作业人员的操作规范性，现场环境的整洁与安全等。

3.人员访谈：与运输方的管理人员、调度人员、驾驶员、装卸工等不同层级人员进行访谈，了解其对质量体系的理解、岗位职责的履行情况、质量意识及应急处置能力等。访谈应选择不同岗位和层级的人员，确保信息的全面性。

4.证据记录：对观察到的符合项和不符合项，均需详细记录，并尽可能获取客观证据（如照片、记录复印件、访谈记录等），确保审核发现可追溯。

（三）审核发现的汇总与分析

每日审核结束后，审核组应召开内部会议，汇总当日审核发现，对收集到的证据进行分析和评价。

1.符合项：记录运输方在质量管理方面表现良好、符合规定要求的方面。

2.不符合项：识别并记录与审核依据不符的事项。不符合项应明确描述事实、指出违反的条款，并初步评估其严重程度（一般分为严重不符合、一般不符合）。

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