物资采购流程及库存管理操作手册.docxVIP

物资采购流程及库存管理操作手册

前言

本手册旨在规范公司物资采购及库存管理行为，明确各环节职责，优化流程，控制成本，保障公司运营所需物资的及时供应与安全存储，确保账实相符，提高整体运营效率。本手册适用于公司内部所有涉及物资采购与库存管理的部门及相关人员。在执行过程中，各相关方应严格遵守本手册规定，并结合实际情况持续改进。

一、物资采购流程

1.1需求提出与审批

物资需求部门根据实际业务发展、生产计划或日常运营需要，填写《物资采购申请表》。申请表需详细注明物资名称、规格型号、预估数量、质量要求、建议品牌（如有）、预计需求日期及用途等关键信息。填写完毕后，需求部门负责人应对申请内容的真实性、合理性进行初步审核。

审核通过的《物资采购申请表》按公司规定的审批权限逐级上报审批。对于大额或重要物资采购，可能还需附上市场调研情况说明或可行性分析报告。审批过程中，相关负责人需依据公司预算、库存状况及整体战略进行综合评估，确保采购需求的必要性与经济性。未经审批或审批不全的采购需求，不得进入后续采购环节。

1.2供应商选择与询价

采购部门在接到审批通过的采购需求后，负责供应商的选择与管理。首先，应从公司合格供应商名录中选取备选供应商。若名录中无合适供应商，需启动新供应商开发流程，对新供应商的资质、生产能力、质量体系、商业信誉、财务状况及社会责任等方面进行严格考察与评估，符合要求后方可纳入备选范围。

针对具体采购需求，采购部门应向至少三家及以上备选供应商发出询价单，明确采购物资的详细要求、数量、交货期、付款方式等。收到报价后，采购部门需对各供应商的报价、产品质量、供货周期、售后服务、企业信誉及合作历史等多方面因素进行综合比较与议价，力求获得性价比最优的采购方案。对于技术复杂或金额较大的采购项目，可采用招标方式进行。

1.3采购合同签订

在确定供应商后，对于达到公司合同签订标准的采购业务，采购部门应与供应商签订书面采购合同。合同内容应包括但不限于：供需双方基本信息、物资名称、规格型号、数量、单价、总金额、质量标准与验收要求、交货时间、交货地点、运输方式、包装要求、付款方式与期限、违约责任、争议解决方式及合同有效期等关键条款。

合同草案拟定后，需按公司合同审批流程进行审核。法务部门（或指定法务人员）负责审核合同条款的合法性与合规性，财务部门审核付款方式与税务条款，相关业务部门可对技术条款等提出意见。所有审核通过后，由授权代表签署合同，并加盖公司合同专用章。合同签订后，应及时将合同副本分发至相关部门备案。

1.4订单下达与执行跟踪

采购合同签订生效后，或对于小额、常规性的采购需求（在已确定长期合作供应商的情况下），采购部门应向供应商下达正式的采购订单。采购订单应清晰列明与合同一致的物资信息、数量、价格、交货细节等，并注明对应的合同编号（如有）。

采购部门需对采购订单的执行情况进行全程跟踪，密切与供应商沟通，了解生产进度、备货情况及物流信息，确保物资能按约定时间送达。如遇供应商可能延迟交货或出现其他异常情况，应立即向部门负责人汇报，并积极与供应商协商解决方案，同时及时通知需求部门，共同应对可能产生的影响。

1.5物资验收与入库

物资送达指定地点后，仓库部门（或指定的验收小组）会同采购部门、需求部门（必要时）共同对到货物资进行验收。验收内容主要包括：物资数量是否与订单一致，规格型号是否符合要求，外包装是否完好无损，物资外观有无破损、锈蚀等质量问题，以及随货同行的质量证明文件、合格证、说明书等资料是否齐全。

对于需要进行检验或试验的物资，应按照事先确定的检验标准和方法进行抽样或全检。验收合格的物资，由仓库管理员办理入库手续，填写《物资入库单》，详细记录物资信息，并将物资放置于指定的货位。验收不合格的物资，应立即通知采购部门，由采购部门与供应商协商处理，如退货、换货或索赔等，并做好相应记录。

1.6付款结算

财务部门根据审批通过的采购合同、经确认的《物资入库单》、合规的发票以及其他必要的付款凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。付款申请需经过规定的审批流程，确保各项单据齐全、金额一致、审批手续完备。

财务部门在付款后，应及时进行账务处理，并对供应商的往来账款进行跟踪管理。同时，采购部门应配合财务部门与供应商进行定期对账，确保双方账目清晰无误。

二、库存管理

2.1物资入库管理

物资验收合格后，仓库管理员须在规定时间内完成入库登记。依据《物资入库单》，在库存管理系统中准确录入物资的名称、规格型号、数量、批次号、供应商、入库日期、存放货位等信息，并生成唯一的库存编码。对于有保质期要求的物资，需特别标注生产日期和失效日期，并遵循“先进先出”原则进行存放管理。

物资应按照其物理特性、化学性质、用途等进行分类存放，做到分区明确、货位清晰、标识规范