集中管理模式下广西移动一站式文印外包服务（TCO）项目的实践与进阶.docxVIP

集中管理模式下广西移动一站式文印外包服务（TCO）项目的实践与进阶

一、引言

1.1研究背景与动因

在信息技术飞速发展的当下，通信行业面临着前所未有的机遇与挑战。广西移动作为中国移动在广西地区的子公司，承担着广西地区移动通信业务的运营与管理重任，在日常办公和业务管理中，对文印服务有着大量且持续增长的需求。打印、复印、扫描、彩印等文印任务贯穿于公司的各类业务流程，从客户资料的整理与打印，到内部文件的传达与分发，再到市场宣传材料的制作，文印服务的质量与效率直接影响着公司业务的开展。

随着广西移动业务量的不断攀升以及办公工作日益复杂，传统的文印管理模式弊端愈发明显。在传统模式下，文印设备分散于各部门自行管理，这导致了资源配置的不合理。一方面，部分部门设备闲置，利用率低下；另一方面，有些部门设备不足，在业务高峰期难以满足需求。同时，各部门自行采购设备和耗材，缺乏统一规划与管理，使得文印成本居高不下。而且，分散式管理使得设备的维护与维修工作难以统一协调，维修响应时间长，设备故障率高，严重影响了文印服务的稳定性与效率。此外，由于缺乏专业的管理与监督，文印流程不够规范，存在资源浪费现象，如纸张过度使用、双面打印比例低等。这些问题不仅增加了公司的运营成本，还降低了工作效率，制约了公司的发展。

为了寻求更加高效、便捷的文印服务解决方案，广西移动决定引入集中管理的文印外包服务（TotalCostofOwnership，TCO）。这种模式将文印设备和服务从各部门的自管式转变为集中管理式，由专门的文印服务提供商进行统一管理和运营。通过整合资源、优化流程和引入专业管理，有望提高文印服务的效率和质量，降低各部门的管理和维护成本，实现文印成本的透明化和节约，从而提升公司的整体运营效率和竞争力。

1.2研究价值与意义

广西移动一站式文印外包服务（TCO）项目的实施及持续改进具有多方面的重要价值和意义。

从广西移动自身角度来看，首先在成本控制方面，通过集中管理和规模采购，能够降低设备采购、耗材更换以及设备维护等成本。对文印成本的精确核算与透明化管理，有助于公司优化资源配置，将资金投入到更具核心竞争力的业务领域。其次，在服务质量提升上，专业的文印服务提供商凭借其丰富的经验和专业技术，能够确保设备的稳定运行，提高文印服务的效率和质量，减少因设备故障或服务不及时对业务开展造成的影响。再者，从节能减排角度出发，优化的文印设备布局和管理模式可以减少纸张用量，降低能源消耗，减少固体废弃物以及文印设备碳粉微粒与有害气体的排放，符合公司绿色环保的发展理念，推动可持续发展。此外，规范的管理和优质的服务能够提升员工内部的满意度，营造“节约、高效、安全、环保、健康”的办公环境，提高员工的工作积极性和工作效率。

从行业角度而言，广西移动的这一举措为通信行业乃至其他行业提供了宝贵的借鉴经验。在业务流程外包日益发展的趋势下，展示了如何通过集中管理的文印外包服务实现非核心业务的精细化管理与降本增效，为其他企业在探索业务流程优化和外包服务模式时提供了参考范例，有助于推动整个行业在文印服务管理方面的创新与发展，促进企业更加关注核心业务，提升整体竞争力。

1.3研究思路与架构

本文以广西移动一站式文印外包服务（TCO）项目为研究对象，基于现代项目管理理论，结合作者参与文印外包管理项目的实际经历，深入剖析项目的实施过程及持续改进策略。

首先，在引言部分阐述项目的研究背景与动因，明确广西移动引入文印外包服务的必要性，分析研究价值与意义，引出研究思路与架构。

其次，对相关理论基础进行介绍，包括业务流程外包理论、项目管理知识体系以及精益六西格玛管理方法等，为后续研究提供理论支撑。

接着，详细描述广西移动文印外包服务（TCO）项目的实施过程，从项目的准备阶段，包括项目计划、预算、团队组建等；到需求分析阶段，对业务流程、服务标准、资源配置等进行综合分析；再到系统设计阶段，开发文印服务系统；然后是系统实施阶段，向各地分公司推广应用；最后是持续改进阶段，根据业务需求和用户反馈不断优化服务。

之后，对项目实施效果进行评估，从成本节约、服务质量提升、节能减排等方面进行量化分析，展示项目取得的成果。

最后，总结项目实施过程中的经验与教训，提出未来展望，为广西移动及其他企业在文印外包服务项目实施与持续改进方面提供参考建议。

二、相关理论及概念阐释

2.1集中管理理论剖析

集中管理是基于实现集团管理方面的需要，统一报告制度、统一管理制度的一种信息采集的新的管理理念和模式。其基础是信息集中，旨在实现集团信息的集中监控，达成企业集团成员之间资源共享、合作共赢、共同发展的目标。集中管理并非是简单地将所有权力集中于一处，与集权管理存在本质区别。集权管理侧重于通过“控制权”参数设置，在不同层级上实现“集权”