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采购管理流程梳理与执行记录流程工具

一、适用场景与价值说明

本工具适用于各类企业（尤其是制造业、服务业、零售业等）的采购管理部门，用于规范采购全流程管理、明确各环节职责、记录执行过程并追溯关键节点。当企业面临以下问题时，本工具可有效提升采购管理效率：

采购需求提报模糊，导致采购物资与实际需求不匹配；

审批流程不清晰，出现重复审批或审批遗漏；

供应商选择缺乏标准，采购物资质量或价格波动大；

收货验收环节责任不明确，出现数量短缺或质量问题时难以追溯；

采购执行过程记录不完整，影响成本核算与供应商评估。

通过使用本工具，企业可实现采购流程标准化、执行过程可视化、责任追溯便捷化，最终降低采购成本、提升采购效率与物资质量。

二、采购管理全流程操作指南

（一）需求提报与初审

操作目标：明确采购需求的合理性、必要性与预算准确性，避免无效采购。

操作内容：

需求部门填写《采购需求申请表》，详细说明物资名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等信息，并附上相关依据（如项目计划、库存盘点表等）。

需求部门负责人对需求的真实性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

采购专员接收需求表后，重点核对：

物资信息是否完整（名称、规格、数量等）；

预算是否符合公司成本控制标准；

是否存在可替代的现有库存或内部调配可能。

责任人：需求经办人、需求部门负责人、采购专员

输出成果：《采购需求申请表》（初审版）

（二）采购审批

操作目标：根据采购金额与物资类型，通过分级审批保证采购决策合规。

操作内容：

采购专员根据初审通过的《采购需求申请表》，按照公司《采购审批权限表》提交审批：

金额≤5000元：采购部门经理审批；

5000元＜金额≤50000元：采购部门经理+财务部经理审批；

金额＞50000元：采购部门经理+财务部经理+总经理审批。

审批人需在1个工作日内完成审批，重点审核：

需求是否符合部门工作计划；

预算是否在可控范围内；

采购方式是否符合公司规定（如招标、询价、单一来源等）。

审批通过后，采购专员将《采购需求申请表》（审批版）归档，并启动后续流程；审批不通过的，需注明原因并退回需求部门修改。

责任人：采购专员、采购部门经理、财务部经理、总经理

输出成果：《采购需求申请表》（审批通过版）、审批记录

（三）供应商选择与确定

操作目标：通过标准化流程选择合格供应商，保证物资质量、价格与服务达标。

操作内容：

采购专员根据采购需求，从《合格供应商名录》中筛选至少3家候选供应商；若名录无合适供应商，需启动供应商资质审核（包括营业执照、相关资质证书、生产/经营能力等）。

对候选供应商进行询价或招标，要求其在规定时间内提供报价单、产品样本及售后服务方案。

采购部门组织评估小组（由采购专员、需求部门代表、质量部门代表组成），从以下维度进行评分（总分100分）：

价格（30分）：是否符合预算，性价比是否最优；

质量（25分）：样品检测报告、质量认证、过往供货合格率；

交付能力（20分）：生产/供货周期、物流配送能力、应急交付方案；

服务（15分）：售后响应速度、技术支持、退换货政策；

合作信誉（10分）：过往合作记录、行业口碑、履约情况。

选择得分最高的供应商作为最终合作方，若得分差距≤5分，需需求部门确认优先级。

责任人：采购专员、需求部门代表、质量部门代表

输出成果：《供应商评估表》、最终供应商确定记录

（四）采购订单下达

操作目标：明确双方权利义务，保证采购订单内容准确无误。

操作内容：

采购专员根据审批通过的《采购需求申请表》和确定的供应商信息，制作《采购订单》，内容包括：订单编号、供应商信息、物资名称/规格型号/数量/单价/总价、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准、违约责任等。

采购订单需经采购部门经理审核无误后，加盖公司公章，通过书面或电子方式送达供应商；供应商确认订单后，需在订单副本上签字盖章并回传。

采购专员将《采购订单》（原件及回传件）归档，同步更新《采购执行台账》。

责任人：采购专员、采购部门经理、供应商

输出成果：《采购订单》（原件及回传件）、《采购执行台账》

（五）物资交付与验收

操作目标：保证采购物资数量准确、质量合格，符合需求部门使用要求。

操作内容：

供应商按照《采购订单》约定时间交付物资，采购专员核对送货单信息（订单编号、物资名称、数量等）与订单是否一致，确认无误后签收。

需求部门组织验收小组（由需求经办人、使用人、质量检验员组成），按照以下流程验收：

数量验收：清点物资数量是否与订单一致，短缺部分需当场记录并由供应商签字确认；

质量验收：根据质量标准（如国家标准、行业标准、订单约定）进行检测，包括外观、功能、参数等，必要时可送第三方检测机构；

适用性验收：由使用人确认物资是否符合实际工作需求。

验收合格后，验收小组