行业采购清单及合同范本.docVIP

行业通用采购清单及合同范本工具指南

一、适用范围与应用场景

本工具模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的日常采购活动，覆盖货物类（如办公设备、生产原材料、耗材等）、服务类（如咨询服务、技术服务、运维服务等）及工程类（如小型修缮、改造工程等）采购场景。无论是常规的补货采购、新增项目采购，还是应急采购，均可通过本模板规范采购流程，明确供需双方权责，降低交易风险。特别适用于缺乏专业采购团队的中型企业、初创公司，或需要快速标准化采购流程的机构。

二、标准化操作流程指南

（一）采购需求确认

需求发起：由需求部门（如行政部、生产部、项目部）填写《采购需求申请表》，明确采购目的、物品/服务名称、规格参数、数量、预算金额、期望交付时间及使用场景。

示例：行政部采购“笔记本电脑10台，用于新员工入职，要求i5处理器、8G内存、512G固态硬盘，预算5000元/台，7个工作日内交付”。

需求审核：需求部门负责人审核采购必要性与合理性，财务部审核预算是否符合公司规定，重大采购需提交管理层审批。

注意：预算超出年度计划时，需提前申请预算调整，避免后续流程延误。

（二）采购清单编制

清单细化：根据审批后的需求，编制《采购清单》，逐项列明采购项目的技术参数、质量标准、品牌要求（如无特定品牌可写“同等品牌档次”）、数量、单位、预估单价及总价。

关键点：技术参数需具体可量化（如“分辨率1920×1080”而非“高清”），避免模糊表述导致后续争议。

清单复核：由采购部门与需求部门共同复核清单内容，保证无遗漏、无重复，数量与预算匹配。

（三）供应商选择与沟通

供应商筛选：通过公开招标、邀请招标、询价比价或单一来源采购等方式选择供应商。

公开招标：适用于金额较大（如超过10万元）或通用性强的采购项目；

询价比价：适用于金额较小（如5万元以下）或标准化的货物/服务，至少向3家供应商询价；

单一来源：仅当货物/服务只能从特定供应商处采购时采用，需提供独家授权证明。

供应商确认：向选定供应商发送《采购清单》，确认供货能力、交货周期、付款方式及售后服务细节，要求供应商在2个工作日内书面回复确认。

（四）合同拟定与审核

合同起草：基于双方确认的《采购清单》，使用本合同范本起草合同，补充双方主体信息、具体条款及附件（如技术协议、服务标准等）。

合同审核：

法务部/合规部审核条款合法性（如违约责任、争议解决方式）；

财务部审核付款条款与公司财务制度是否一致；

采购部门与需求部门审核采购内容与清单是否一致。

修改后形成最终合同文本，双方签字盖章前需核对所有信息无误。

（五）合同签订与执行

签订生效：双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章），合同自双方签字盖章之日起生效。

履约跟踪：采购部门跟踪供应商履约进度，保证按合同约定时间、地点、质量交付货物/提供服务，需求部门配合验收。

（六）验收与付款

验收执行：

货物类：需求部门对照《采购清单》及技术参数进行数量清点、质量检测，形成《验收报告》；

服务类：按服务标准逐项验收，阶段性服务需出具阶段性验收证明；

工程类：按施工规范及图纸进行竣工验收，留存影像资料。

验收不合格的，需书面通知供应商限期整改，整改后重新验收。

付款结算：财务部凭验收报告、合同、发票等单据办理付款，按合同约定方式（如电汇、承兑汇票）支付款项，保留付款凭证。

三、核心模板参考清单

（一）采购清单模板

序号

采购项目名称

规格型号/技术参数

单位

数量

单价（元）

总价（元）

交货时间

交货地点

备注（如品牌要求、质保期）

1

笔记本电脑

i5-11400H/8G/512G/15.6英寸

台

10

5000

50000

2024年X月X日

公司指定仓库

品牌联想Think系列，3年质保

2

办公椅

人体工学款，黑色网布

把

5

800

4000

2024年X月X日

行政部前台

承重≥150kg，5年质保

3

年度财务审计服务

按中国审计准则出具报告

项

1

30000

30000

2024年X月X日前

公司会议室

需提供审计团队资质证明

（二）合同范本（货物类通用模板）

采购合同

合同编号：CG-2024-X

甲方（采购方）：

名称：X有限公司

地址：X市X区X路X号

法定代表人：*

联系人：*

联系方式：*

乙方（供应方）：

名称：X有限公司

地址：X市X区X路X号

法定代表人：*

联系人：*

联系方式：*

鉴于：甲方因生产经营需要向乙方采购货物，乙方愿意按照合同约定供货，双方经平等协商，达成如下协议：

一、采购内容

1.1货物名称、规格型号、数量、单价及总价详见本合同附件1《采购清单》，附件作为合同不可分割的一部分，与合同具有同等法律效力。

1.2乙方保证所供货物符合国家质量标准及合同约定的技术参数，全新未使用，无任何质量瑕疵。

二、交货条款

2.1交货