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展会操作流程标准

前言

展会作为企业展示形象、拓展市场、交流信息、促进合作的重要平台，其成功举办离不开科学、规范、高效的操作流程。本标准旨在为展会组织与执行提供一套系统性的指导框架，涵盖从前期筹备到后期总结的各个关键环节，以确保展会目标的顺利达成，提升参展商与观众的综合体验，并保障展会活动的专业水准与品牌形象。

一、展会筹备阶段

展会筹备是确保展会成功的基石，此阶段工作的细致程度直接影响后续所有环节的顺畅度。

1.1展会立项与可行性分析

在启动任何展会项目前，需进行充分的市场调研与可行性分析。明确展会的主题定位、目标受众、市场需求、行业发展趋势及潜在风险。通过对同类展会、目标城市、目标产业的深入研究，评估项目的盈利能力与社会价值，形成详实的可行性研究报告，作为决策依据。

1.2制定展会总体策划方案与预算

基于可行性分析结果，制定展会总体策划方案。方案应包含展会名称、主题、时间、地点、组织架构、展品范围、展区规划、同期活动、宣传推广策略、招商招展计划、现场管理方案及应急预案等核心内容。同时，编制详细的展会预算，涵盖场地租赁、宣传推广、人员费用、搭建费用、物料制作、交通住宿、应急储备等各项收支，并严格执行预算控制。

1.3展会内容策划与亮点提炼

围绕展会主题，精心策划展会内容，明确展品类别与展示重点。致力于提炼展会的核心亮点与独特价值，例如行业前沿技术展示、权威论坛研讨、创新产品发布、供需对接活动等，以增强展会对参展商和观众的吸引力。

1.4场地选择与合同签订

根据展会规模、性质及目标受众，选择交通便利、设施完善、服务优质且符合展会定位的场馆。对场馆的展厅面积、层高、承重、水电、消防、卸货区、停车场等硬件条件进行实地考察与评估。洽谈租赁条款，明确双方权责、费用明细、使用期限及附加服务，签订正式租赁合同。

1.5供应商选择与管理

展会的成功举办依赖于各类供应商的协作。根据需求选择合格的搭建商、设计公司、广告公司、设备租赁商、礼仪服务、翻译服务、物流运输、餐饮服务商等。建立供应商评估与筛选机制，签订规范合同，明确服务标准、价格、交付时间及违约责任，并在合作过程中进行有效管理与沟通。

二、展会宣传推广与招商招展阶段

有效的宣传推广是提升展会知名度、吸引优质参展商与专业观众的关键。

2.1制定宣传推广策略与计划

根据展会定位与目标群体，制定针对性的宣传推广策略。明确宣传周期、核心信息、推广渠道组合、预期效果及投入预算。宣传信息应突出展会亮点、价值与独特优势。

2.2多渠道宣传推广执行

整合线上线下各类宣传资源，开展全方位推广。线上可利用官方网站、微信公众号、行业媒体、专业数据库、社交媒体平台、搜索引擎、电子邮件等进行信息发布与精准推送；线下可通过行业协会、合作伙伴、新闻发布会、定向邀请函、同类展会推广、户外广告等方式扩大影响力。

2.3招商招展方案制定与执行

制定清晰的招商（针对观众，尤其是专业观众）与招展（针对参展商）方案。明确目标客户群体，设计合理的展位价格体系、优惠政策及增值服务。组建专业的招商招展团队，通过电话、邮件、面谈、拜访等多种方式进行客户开发与跟进，及时处理客户咨询，签订参展合同，收取相关费用。

2.4专业观众组织与邀请

专业观众的质量与数量是衡量展会成功与否的重要指标。建立专业观众数据库，通过定向邀请、行业协会组织、参展商协助邀请、线上注册有礼等多种方式，积极组织和邀请目标行业的决策者、采购人员、技术人员等专业观众参会。

三、展会运营与现场管理阶段

展会现场是展示成果、实现互动的核心场所，现场管理的好坏直接影响展会的整体效果与口碑。

3.1展前协调与准备工作

展会开幕前，需召开各方协调会，明确各参与方职责分工与工作流程。完成参展商手册、观众指南、各类证件、现场指示系统、嘉宾礼品等物料的设计、制作与准备。搭建团队进场施工，严格按照设计方案与安全规范进行展台搭建，主办方进行过程监督与质量把控。确保各类设备设施调试到位，信息系统运行正常。

3.2布展期管理

布展期间，妥善安排参展商报到、领取资料、办理入场手续。提供必要的咨询与协助，协调解决搭建过程中出现的问题。严格把控展台搭建的安全、消防与环保标准，确保符合场馆规定。加强现场巡查，维护布展秩序，确保按时完成布展工作。

3.3开展期现场服务与管理

展会期间，设立现场服务中心，为参展商和观众提供咨询、指引、投诉处理等一站式服务。加强现场安保、清洁、交通疏导工作，营造安全、整洁、有序的展会环境。做好开幕式、论坛、活动等重要环节的组织与协调。安排专人负责媒体接待与采访协调，及时收集展会现场图文信息，进行即时宣传报道。关注参展商需求，协助其开展商务对接活动。

3.4展会现场服务与体验优化

致力于提升参展商与观众的现场体验。例如，提供便捷的网络服务、舒适的休息区