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一、适用工作场景
在企业行政部门、学校后勤部门、事业单位办公室等场景中，办公用品的采购与管理涉及需求提报、审批执行、库存管控等多个环节。若缺乏标准化流程，易出现需求模糊、采购重复、库存积压或资源浪费等问题。本流程旨在通过规范化操作，实现办公用品采购的高效、透明与成本可控，同时保障各部门日常办公需求得到及时、准确满足。
二、标准化操作流程
（一）需求提报与初审
需求发起
各部门根据实际办公需求，由指定人员（如部门行政专员）填写《办公用品需求申请表》，明确物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途及需求时间，经部门负责人审核签字后，提交至行政管理部门（或后勤部门，下同）。
需求初审
行政管理部门收到需求申请后，1个工作日内完成初审，重点核查：
需求合理性（是否为必需品、数量是否合理）；
是否存在重复采购（结合库存台账判断）；
预算是否在部门年度办公用品预算额度内。
初审通过后进入审批流程；不通过的，需反馈具体原因至需求部门，并协助调整。
（二）采购计划审批
汇总与分类
行政管理部门按月度（或季度）汇总各部门通过初审的需求，按物品类别（如文具、办公设备、耗材等）分类整理，形成《月度办公用品采购计划表》。
分级审批
日常办公用品（如纸张、笔、文件夹等，单次采购金额≤1000元）：由行政管理部门负责人*审批；
大额或专项物品（如办公设备、批量耗材等，单次采购金额＞1000元）：需经行政管理部门负责人、分管领导依次审批。
审批通过后，行政管理部门启动采购执行；未通过的，退回需求部门并说明理由。
（三）供应商选择与询价
供应商资质审核
行政管理部门从合格供应商库（或通过公开征集、资质审核筛选的供应商）中选择候选供应商，审核其营业执照、经营范围、供货能力及过往合作评价，保证供应商合规。
询价比价
对价值较高或批量采购的物品，至少向3家供应商发出询价单，明确物品规格、数量、交货周期及报价，填写《供应商询价对比表》，综合比较价格、质量、服务后，确定最终供应商。小额采购可直接从合格供应商中按“性价比优先”原则选择。
（四）采购执行与验收
订单下达
行政管理部门根据确定的供应商，签订采购合同（或下达订单），明确物品信息、价格、交货时间、付款方式及违约责任，并将订单复印件交财务部门备案。
物品验收
收货时，由行政管理部门验收人员*与需求部门代表共同到场，对照采购订单核对物品名称、规格、数量、质量，检查是否损坏、缺失；
验收合格后，填写《办公用品验收单》，三方（验收人、需求部门代表、供应商送货人）签字确认；
验收不合格的，当场拒收并联系供应商退换货，同时记录问题原因及处理结果。
（五）入库登记与领用管理
入库登记
验收合格的物品，由行政管理部门库存管理员*及时录入库存台账（电子+纸质），登记物品名称、规格、数量、入库日期、供应商、存放位置等信息，更新库存数量。
领用流程
部门领用办公用品时，由领用人填写《办公用品领用登记表》，注明物品名称、数量、领用日期、领用人及部门；
库存管理员核对台账库存，确认库存充足后发放物品，并在台账中扣减数量，领用人签字确认；
若库存不足，需及时启动补采流程，优先保障紧急需求。
（六）库存盘点与优化
定期盘点
行政管理部门每月末进行一次小盘点（核对高频物品数量），每季度末进行全面盘点，保证账实一致，填写《库存盘点表》，对盘盈、盘亏情况分析原因（如自然损耗、管理疏漏等），并报部门负责人*审批后处理。
库存优化
根据盘点结果及各部门领用频率，调整采购计划：对长期闲置物品协调调剂使用；对低频消耗物品减少采购频次；对高频消耗物品适当增加安全库存，避免断供。
三、配套模板表格
表1：办公用品需求申请表
部门
申请人
申请日期
物品名称
规格型号
单位
用途说明
需求时间
部门负责人签字：
日期：
表2：月度办公用品采购计划表
月份
部门
物品名称
规格型号
需求数量
预算金额（元）
审批状态
汇总人：
审批人签字：
日期：
表3：供应商询价对比表
询价日期
物品名称
规格型号
需求数量
供应商A（元）
供应商B（元）
供应商C（元）
选择供应商
比价说明：
表4：办公用品验收单
采购订单号
验收日期
验收地点
物品名称
规格型号
应收数量
需求部门代表签字：
验收人签字：
表5：办公用品领用登记表
领用日期
部门
物品名称
规格型号
领用数量
领用人
库存管理员签字
表6：库存盘点表
盘点日期
物品名称
规格型号
账面数量
实盘数量
盘盈/盘盈数量
原因说明
处理意见
盘点人：
复核人签字：
日期：
四、操作关键要点
需求合理性管控：各部门需根据实际工作需求提报，避免过度采购或囤积；行政管理部门应定期分析领用数据，对异常需求（如数量突增）进行核实。
供应商管理：建立合格供应商库，每半年评估一次供应商履约情况（如交货及时性、产品质量），对不
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