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行政文件归档与资料管理手册

前言

为规范公司行政文件的归档流程，保证各类资料的完整性、安全性和可追溯性，提高行政管理效率，特制定本手册。本手册旨在明确文件归档的责任分工、操作标准及管理要求，为公司日常运营提供可靠的资料支撑。

一、本手册适用范围

本手册适用于公司各部门在行政工作中产生的各类文件资料的归档管理，包括但不限于：

公司层面发布的规章制度、通知、通报、请示、报告；

各类会议形成的纪要、议程、签到表及会议材料；

人事管理中的招聘记录、员工档案、劳动合同、培训资料；

财务管理中的预算报表、费用审批单、审计报告（不含涉密财务凭证）；

项目管理中的立项文件、实施方案、验收报告；

资产管理中的采购合同、资产台账、报废申请；

对外往来函件、合作协议及具有保存价值的其他行政资料。

二、各部门管理职责分工

（一）各部门负责人

对本部门文件资料的真实性、完整性负总责，督促本部门人员及时完成文件归档；

审核本部门重要文件的归档范围及分类标准，保证符合公司规定。

（二）行政部

制定和完善文件归档管理制度，提供归档业务指导；

统一管理公司档案库房，负责档案的接收、整理、保管、借阅及销毁工作；

定期组织档案管理培训，提升各部门人员的归档意识和操作能力。

（三）档案管理员（*明）

负责对接各部门，指导文件分类、组卷、编目等具体工作；

接收各部门移交的档案资料，核对档案的完整性并办理交接手续；

做好档案的登记、编号、入库、保管及安全防护工作；

办理档案借阅、复制及到期鉴定、销毁的审核手续。

（四）各部门文件经办人

按文件归档要求，及时将办理完毕的文件整理、组卷，并按规定时间移交行政部；

保证移交文件内容清晰、手续齐全，无遗漏或损坏。

三、行政文件归档全流程操作规范

（一）文件形成与收集

文件形成：各部门在处理行政事务时，需使用公司统一制式的文件模板（如通知、报告、会议纪要等），保证文件格式规范、要素齐全（包括标题、文号、主送/抄送单位、发文部门、日期、印章等）。

收集要求：文件办理完毕后，经办人需在1个工作日内收集与该文件相关的所有材料（如附件、审批单、电子版文件等），保证正本与副本、纸质与电子版资料一致。

（二）文件分类与组卷

分类标准：采用“年度-问题分类法”，即先按文件形成年度分类，再按问题（如综合管理、人事、财务、项目等）划分二级类别，具体分类

综合类：公司章程、规章制度、年度工作计划与总结、红头文件等；

人事类：员工名册、招聘资料、劳动合同、绩效考核记录、培训档案等；

财务类：年度预算、财务报表、费用审批单、审计报告等；

项目类：立项文件、项目合同、实施方案、验收报告等；

其他类：对外函件、合作协议、资产资料等。

组卷要求：

按单份文件或相关文件组合为案卷，避免将不同类别文件混组；

案卷内文件按重要程度或时间顺序排列，重要的、结论性文件在前，依据性文件在后；

每卷文件厚度一般不超过2cm，过厚的文件可按“件”或“册”拆分。

（三）文件整理与编目

文件修整：对破损的文件进行修补、复制，去除金属夹（如钉书钉、回形针），采用牛皮纸袋或文件夹装订，保证文件平整、无折角。

编页号：每卷文件从首页开始用铅笔编写连续页号（单页文件在右上角，双页文件在左上角），图表、附件等与连续编号。

填写卷内目录：每卷文件需附《卷内目录》（详见第四章表1），逐项填写文件题名、文号、责任者（发文部门）、日期、页次、备注等信息，保证字迹清晰、内容准确。

填写备考表：案卷末尾附《卷内备考表》（详见第四章表2），说明卷内文件数量、缺损、修改等情况，并由立卷人（经办人）、部门负责人签字确认。

（四）档案移交与接收

移交时间：各部门形成的上一年度档案需在次年3月31日前完成整理，向行政部办理移交手续。

移交流程：

立卷人填写《档案移交清单》（详见第四章表3），一式两份，列明案卷题名、卷内文件数量、归档日期等信息，经部门负责人审核签字后，随同档案一并移交行政部；

档案管理员（*明）核对档案数量、完整性及分类准确性，确认无误后，在《档案移交清单》上签字，一份退回移交部门存档，一份由行政部留存。

（五）档案保管与保护

存放环境：档案库房应保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防潮、防虫、防盗、防光设施，定期检查并记录环境参数。

存放要求：档案按“年度-类别”顺序排列，放入档案盒并标注清晰标签，档案盒排列整齐，避免挤压；电子档案需存储在专用服务器或移动硬盘，定期备份（每月1次），防止数据丢失。

定期检查：档案管理员每季度对库存档案进行清点，检查是否有霉变、虫蛀、损坏等情况，发觉问题及时处理并记录。

（六）档案借阅与利用

借阅范围：公司员工因工作需要可借阅档案，涉密档案（如未公开的合同、财务数据等）需经部门负责人及分管领导审批。

借阅流程：

借阅人填写《档案借阅申