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企业文件存档与保管流程指南

一、指南概述

本流程旨在规范企业内部各类文件的存档与保管工作，保证文件信息的完整性、安全性及可追溯性，满足日常运营、审计检查、法律合规及历史追溯等需求。适用于企业各部门在文件形成、收集、整理、归档、保管、借阅及处置等全生命周期的管理活动，涵盖纸质文件、电子文件及声像文件等各类载体形式。

二、核心应用场景

日常办公文件管理：如部门会议纪要、工作计划、请示报告、合同协议等，需按规范存档以便后续查阅。

项目文件归档：包括项目立项文件、实施方案、过程记录、验收报告等，保证项目全周期文件完整可查。

财务与审计文件：如凭证、账簿、报表、审计报告等，需长期保管以满足财务合规及审计要求。

人力资源文件：员工劳动合同、入职离职手续、培训记录、绩效考核等，涉及员工权益与企业用工合规。

知识产权与法律文件：专利证书、商标注册文件、法律纠纷相关材料等，需重点保管以维护企业权益。

历史档案留存：企业发展历程中的重要文件（如创立文件、重大决策记录、荣誉证书等），需作为企业档案永久保存。

三、文件存档与保管详细操作流程

（一）文件分类与编码

分类依据：根据《企业文件分类管理规范》（如未制定，可参考《企业文件归档与整理规范》GB/T11822），结合部门职能、文件类型、密级等维度进行分类。

一级分类：按部门划分（如行政部、财务部、人力资源部、项目部等）。

二级分类：按文件类型划分（如管理类、业务类、财务类、人事类、法律类等）。

三级分类：按具体事项划分（如会议纪要可分为“年度会议”“月度例会”“专题会议”等）。

编码规则：采用“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”格式（示例：XZ-GL-2023-001，代表行政部管理类2023年第1号文件）。编码需唯一，避免重复，由档案管理员统一编制。

（二）文件收集与整理

文件收集：

各部门指定专人（如部门助理）负责本部门文件收集，保证文件形成后3个工作日内移交至档案管理员。

收集范围：文件正本（含附件）、审批稿、定稿及相关电子版本（如扫描件、电子文档）。

特殊文件：涉密文件需单独标注密级（“秘密”“机密”“绝密”），按保密规定单独收集；外文文件需附中文译本。

文件整理：

核对：检查文件是否完整（如是否有缺页、漏签）、内容是否清晰（如纸质文件字迹模糊需复印并注明复印件与原件一致）。

排序：按文件形成时间或审批流程顺序排列，会议纪要按会议召开时间排序，合同按签订时间排序。

装订：纸质文件采用不锈钢夹或线装装订，避免使用金属钉（防锈）；超过50页的文件可分册装订，每册标注分册号。

编目：为每份文件编制《文件归档目录》，包含文件编号、标题、形成部门、形成日期、页数、密级、存放位置等信息（详见模板1）。

（三）归档与系统录入

归档时间：

年度文件：次年第一季度完成上一年度文件归档；

项目文件：项目验收完成后1个月内完成归档；

日常文件：月度结束后10个工作日内完成归档。

归档方式：

纸质文件归档：整理完成后装入档案盒，盒面标注“部门-文件类型-年份-档案盒号”（如“行政部-管理类-2023-盒1”），档案盒内放置《档案盒内文件清单》（详见模板2）。

电子文件归档：将电子文件存储至企业指定的档案管理系统（如OA系统、档案管理软件），文件命名规则与纸质文件编码一致，并关联纸质档案存放位置，保证“档号一致、电子索引与实体对应”。

系统录入：档案管理员将文件信息录入档案管理系统，包括文件编号、标题、关键词、摘要、形成部门、责任人、密级、存放位置、电子文件路径等字段，保证检索信息完整准确。

（四）文件保管与维护

存放环境要求：

纸质档案：存放于专用档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光设施；温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；档案柜距地面≥15cm，距顶棚≥50cm，避免阳光直射。

电子档案：存储于专用服务器或云存储平台，定期进行数据备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据至少保存3份（本地2份+异地1份）；服务器需安装杀毒软件，定期进行安全扫描。

定期检查：

纸质档案：每季度检查一次，查看是否有霉变、虫蛀、字迹褪色等情况，发觉问题及时处理（如除湿、修复）；

电子档案：每月检查一次备份完整性，每半年进行一次数据恢复测试，保证电子文件可正常读取。

密级管理：

涉密文件需存放在带锁的保密柜中，由专人保管（如保密专员）；查阅涉密文件需经部门负责人及分管领导审批，并查阅登记（详见模板3）；

电子涉密文件需加密存储，设置访问权限（如仅特定岗位可查阅），严禁私自拷贝或外传。

（五）文件借阅与使用

借阅申请：员工因工作需要借阅文件，需填写《文件借阅申请表》（详见模板4），注明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限、申请人等信息，经部门负责人审批（涉密文件需额外经分管领导审批）。

借阅流程：

纸质