合同管理流程及风险控制手册.docVIP

合同管理流程及风险控制手册

一、适用范围与核心目标

本手册适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）的合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务、合作、劳动合同等常见合同类型。核心目标为：规范合同管理流程，降低法律风险与经营风险，保证合同条款合规、权责清晰，保障企业合法权益，提升合同管理效率。

二、合同全生命周期管理操作流程

（一）合同需求与准备阶段

操作内容：

需求发起：业务部门根据业务需求（如采购物料、提供服务、合作开发等），填写《合同需求申请表》，明确合同类型、标的、数量、质量标准、预算金额、对方主体初步信息（名称、联系人等）及核心需求（如交付期限、付款方式）。

主体资格审查：法务部或合规部牵头，对合同对方主体进行资格审查，重点核查：

工商注册信息（通过“国家企业信用信息公示系统”查询，确认主体资格是否存续、是否被吊销注销）；

经营范围（是否超出许可范围，如需特殊资质，需核查资质证书有效期及等级）；

履约能力（通过公开渠道查询涉诉信息、信用评级，或要求对方提供近三年财务报表、业绩证明）；

授权代表权限（若对方由代理人签署，需提供加盖公章的《授权委托书》，明确授权范围、期限）。

初步沟通：业务部门与对方就合同核心条款（如价格、交付、付款）进行初步磋商，达成一致后启动合同起草。

责任部门/岗位：业务部门（需求发起）、法务部/合规部（主体审查）、财务部（预算审核）。

输出成果：《合同需求申请表》《合同主体资格审查表》。

（二）合同谈判与起草阶段

操作内容：

谈判组织：业务部门牵头，法务部、财务部（如涉及大额付款）参与，与对方就合同条款逐项谈判，重点关注：标的描述（避免模糊表述，如“优质产品”需明确具体标准）、权利义务对等性、违约责任（需量化，如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）、争议解决方式（优先约定企业所在地法院或仲裁机构）。

合同起草：

使用企业标准合同模板（无模板时，由法务部起草框架条款）；

明确合同基本信息（双方名称、统一社会信用代码、地址、联系人等）；

核心条款需完整：标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、保密条款、知识产权归属、违约责任、不可抗力、争议解决、生效条件；

附件需齐全（如技术参数清单、验收标准、授权委托书等，与具有同等效力）。

责任部门/岗位：业务部门（主导谈判）、法务部（起草条款）、财务部（审核付款条款）。

输出成果：合同草案（含附件）。

（三）合同评审与修订阶段

操作内容：

内部评审：法务部组织跨部门评审，各部门职责

法务部：审核合法性（条款是否违反法律法规）、完整性（是否遗漏核心条款）、可执行性（违约责任是否明确、争议解决是否可行）；

财务部：审核付款方式（是否匹配企业现金流）、税务处理（发票类型、税率）、财务风险（如预付款比例是否过高）；

业务部门：审核业务可行性（履约能力匹配度）、需求满足度（是否符合业务目标）；

风控部（如有）：审核整体风险等级（如对方信用风险、行业政策风险）。

意见反馈与修订：评审部门在《合同评审表》中填写书面意见，法务部汇总后与业务部门沟通修订，形成修订版合同；重大分歧需提交管理层协调解决。

责任部门/岗位：法务部（组织评审）、各部门（按职责评审）、管理层（重大争议决策）。

输出成果：《合同评审表》、修订版合同。

（四）合同签署与用印阶段

操作内容：

最终审核：法务部核对评审意见落实情况，确认合同文本与评审版本一致，无遗漏修改项。

签署授权：

法定代表人签署：需出示法定代表人身份证明；

授权代表签署：需核对《授权委托书》原件及签字人身份证件，保证授权范围与合同内容一致。

用印管理：

按企业《印章管理制度》申请用印，用印前由印章管理员核对合同文本与签署人信息一致；

采用“骑缝章”方式（多页合同需加盖骑缝章），避免单页替换；

合同文本份数按需确定（至少企业留存正本1份，对方提供正本1份，副本按部门需求分配）。

责任部门/岗位：法务部（最终审核）、印章管理员（用印审批与执行）、行政部（用印记录）。

输出成果：签署完成并加盖印章的合同正本、副本。

（五）合同履行与跟踪阶段

操作内容：

履约计划：业务部门根据合同约定制定《合同履行计划表》，明确关键节点（如交付日期、验收日期、付款日期）及责任人。

过程监控：

业务部门跟踪对方履约进度（如生产进度、交付状态），留存沟通记录（邮件、函件、会议纪要）；

财务部门监控付款节点，核对发票信息（名称、税号、金额）与合同一致后安排付款；

发觉对方违约（如逾期交付、质量不合格），业务部门需在3个工作日内发函催告，并报法务部留存证据。

验收确认：按合同约定进行验收（如现场验收、第三方检测），填写《合同验收单》，由双方签字盖章确认；验收不合格的，需书面告知对方整改要求及期限。

责任部门/岗位：业务部门（履约跟踪）、财务部（付款监控）、法务