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规范学校综合办公标准规程

一、总则

为提升学校综合办公效率，规范管理流程，确保各项工作有序开展，特制定本规程。本规程适用于学校各部门及全体教职工，旨在通过标准化操作，实现资源优化配置，提高服务质量和响应速度。

二、办公环境管理

（一）办公场所要求

1.保持办公区域整洁，每日下班前清理个人桌面及公共区域垃圾。

2.电脑、电话等设备按规定摆放，线缆整齐有序，避免绊倒风险。

3.照明、空调等设备按需使用，下班前关闭电源，节约能源。

（二）安全规范

1.禁止在办公区域吸烟或使用明火，确需动火需报备后勤部门。

2.定期检查消防设施，确保灭火器、应急灯等处于正常状态。

3.未经许可，不得擅自改变门窗、墙体等结构，影响建筑安全。

三、文件与档案管理

（一）文件收发流程

1.收到文件后，立即核对标题、页数是否完整，并在登记本中记录。

2.按部门分工转交，紧急文件需标注“优先处理”并跟踪反馈。

3.传阅文件需设置期限，逾期未用应退回原部门并登记原因。

（二）档案保存要求

1.档案按年份、类别分类归档，纸质文件需存放在防火档案柜中。

2.电子档案需定期备份，存储在至少两台不同的设备上，防止数据丢失。

3.查阅档案需填写借阅记录，归还时检查完整性并销账。

四、会议与活动管理

（一）会议组织

1.提前3日发布会议通知，明确时间、地点、议题及参会人员。

2.会前检查投影仪、麦克风等设备，确保运行正常。

3.会议记录需包含决议事项、责任人和完成时限，会后24小时内分发给参会者。

（二）活动保障

1.大型活动需制定应急预案，包括人流疏导、物资调配等方案。

2.场地布置需符合安全标准，桌椅、装饰物等不得阻碍疏散通道。

3.活动结束后清理现场，检查设施是否完好，避免遗留问题。

五、信息化办公规范

（一）系统使用

1.统一使用学校指定的办公软件（如钉钉、企业微信等），按权限登录。

2.邮件标题需注明事由，附件命名规范为“部门-日期-内容”，便于检索。

3.定期清理聊天记录和云盘空间，删除过期或无用的文件。

（二）数据安全

1.禁止外联非官方网络，涉密信息不得通过公共Wi-Fi传输。

2.修改重要数据前需备份原文件，并记录操作人及时间。

3.如遇系统故障，立即联系信息技术部门，不得擅自重启设备。

六、附则

本规程自发布之日起实施，各部门需组织学习并严格执行。如遇特殊情况需调整流程，须以书面形式报备综合办公室审核。

一、总则

为提升学校综合办公效率，规范管理流程，确保各项工作有序开展，特制定本规程。本规程适用于学校各部门及全体教职工，旨在通过标准化操作，实现资源优化配置，提高服务质量和响应速度。同时，本规程也强调了持续改进和适应变化的重要性，以适应学校发展的需要。

二、办公环境管理

（一）办公场所要求

1.保持办公区域整洁，每日下班前清理个人桌面及公共区域垃圾。

(1)个人桌面应保持整洁，文件、办公用品摆放有序，当日工作完成后归位。

(2)公共区域（如会议室、茶水间）的垃圾篓应及时清理，保持干净无异味。

(3)地面、墙壁、门窗等应定期清洁，不得有污渍、灰尘或损坏。

2.电脑、电话等设备按规定摆放，线缆整齐有序，避免绊倒风险。

(1)电脑、显示器、键盘等设备应放置在固定位置，不得随意移动。

(2)线缆应使用线槽或扎带进行整理，避免杂乱无章。

(3)老师或员工需要定期检查设备，确保其正常运行，如有故障及时报修。

3.照明、空调等设备按需使用，下班前关闭电源，节约能源。

(1)自然光线充足时，应关闭室内照明灯。

(2)离开办公室时，应关闭电脑、显示器、打印机等设备的电源。

(3)夏季空调温度应设置在26℃以上，冬季空调温度应设置在20℃以下，以节约能源。

（二）安全规范

1.禁止在办公区域吸烟或使用明火，确需动火需报备后勤部门。

(1)办公区域内严禁吸烟，包括电子烟。

(2)任何情况下不得在办公区域内使用明火，如需动火需提前向后勤部门报备，并采取相应的安全措施。

(3)后勤部门将定期检查办公区域的消防安全，确保安全设施完好有效。

2.定期检查消防设施，确保灭火器、应急灯等处于正常状态。

(1)每月对灭火器进行检查，确保压力正常、有效期未过期、喷嘴畅通。

(2)每季度对应急灯进行检查，确保电池电量充足、灯泡完好。

(3)发现消防设施有问题，应及时报修并更换。

3.未经许可，不得擅自改变门窗、墙体等结构，影响建筑安全。

(1)任何部门或个人不得擅自改变门窗、墙体等结构。

(2)如需改变结构，需向后勤部门提出申请，经批准后方可施工。

(3)施工完成后，需由后勤部门进行检查，确保不影响建筑安全。

三、文件与档案管理

（一）文件收发流程

1.收到文件后，立即核对标题、页数是否完整，并在