合同档案管理制度(3篇).docxVIP

合同档案管理制度(3篇)

合同档案管理制度一

总则

为加强公司合同档案管理，维护公司合法权益，提高合同管理水平，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。合同档案是公司在经营活动中签订的各类合同、协议及其相关文件的总称，它是公司经济活动的重要记录和法律依据。合同档案管理工作必须坚持集中统一管理的原则，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用。

合同档案管理部门及职责

公司综合管理部是合同档案的归口管理部门，负责合同档案的收集、整理、保管、借阅和销毁等工作。其具体职责包括：制定和完善合同档案管理制度；指导和监督各部门的合同档案管理工作；对合同档案进行分类、编号、装订和归档；建立合同档案检索工具，方便查阅；定期对合同档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整；按照规定的程序和要求对过期合同档案进行销毁处理。各业务部门负责本部门合同的起草、签订、履行和保管，并及时将合同及相关文件移交综合管理部归档。业务部门应指定专人负责合同档案管理工作，确保合同档案的及时、准确和完整。

合同档案的收集与整理

合同签订后，业务部门应在5个工作日内将合同原件及相关文件（包括合同审批表、授权委托书、补充协议、变更协议、解除协议等）移交综合管理部归档。合同档案应按照合同类型、签订时间、项目名称等进行分类整理。分类应科学合理，便于管理和查阅。合同档案的编号应遵循唯一性、系统性和可识别性的原则。编号方法为：合同类型代码+签订年份+顺序号。例如，采购合同的编号为“CG+2024+001”。合同档案应按照编号顺序进行装订，并在档案盒上注明合同编号、合同名称、签订时间、保管期限等信息。装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。

合同档案的保管

合同档案应存放在专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。合同档案应按照保管期限进行分类存放，分为永久、长期（16-50年）和短期（15年以下）三种。保管期限应根据合同的重要性和实际需要确定。对重要的合同档案，应采用纸质档案和电子档案双套保管的方式，以确保档案的安全和可查阅性。电子档案应存储在专门的服务器或移动存储设备上，并定期进行备份。综合管理部应建立合同档案保管台账，对合同档案的收进、移出、保管、借阅等情况进行详细记录。定期对合同档案进行清查和盘点，确保账实相符。

合同档案的借阅与利用

公司内部各部门因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到综合管理部办理查阅手续。查阅合同档案时，应在档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。如需复制合同档案，应经综合管理部负责人批准，并办理复制手续。公司外部单位或个人因工作需要查阅合同档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司领导批准后，到综合管理部办理查阅手续。查阅合同档案时，应遵守公司的相关规定，不得泄露公司的商业秘密。综合管理部应建立合同档案借阅台账，对合同档案的借阅情况进行详细记录，包括借阅人、借阅时间、归还时间等。借阅人应按时归还合同档案，如有特殊情况需要延期归还，应办理延期手续。

合同档案的鉴定与销毁

综合管理部应定期对合同档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。鉴定工作应组织相关部门和人员进行，确保鉴定结果的准确性和公正性。对保管期限已满、失去保存价值的合同档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁合同档案时，应填写《合同档案销毁申请表》，经公司领导批准后，由综合管理部和相关部门共同派人监销。销毁合同档案应采用安全可靠的方式进行，确保档案信息的彻底销毁。销毁合同档案后，应在保管台账上注明销毁日期和销毁情况。

监督与考核

综合管理部应定期对各部门的合同档案管理工作进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见。对合同档案管理工作成绩突出的部门和个人，应给予表彰和奖励；对违反合同档案管理制度的部门和个人，应给予批评和处罚。公司应将合同档案管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，作为考核的重要内容之一。

合同档案管理制度二

引言

在公司的运营过程中，合同作为明确双方权利义务的重要法律文件，其档案管理的重要性不言而喻。有效的合同档案管理能够为公司的决策提供依据，保障公司的合法权益，防范法律风险。本制度旨在规范公司合同档案管理工作，提高管理效率和水平。

合同档案管理的组织架构

公司设立合同档案管理领导小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责审定合同档案管理制度，协调解决合同档案管理工作中的重大问题。综合管理部作为合同档案的管理部门，设合同档案管理员，具体负责合同档案的日常管理工作。合同档案管理员应具备良好的职业道德和专业素养，熟悉档案管理业务。各业务部门应指定一名兼职合同档案管理员，负责本部门合同的收集、整理和初步审核工作，并及时将合同及相关文件移交综合管理部。

合同档案的形