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采购流程标准化作业指导书模板
一、适用范围与场景
本指导书适用于企业内部各类采购活动的全流程管理，涵盖原材料、设备、办公用品、服务等各类采购类型。适用于采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关协同岗位，旨在规范采购行为、降低采购风险、提升采购效率，保证采购活动合规、透明、经济。具体场景包括：日常生产物料采购、新项目设备采购、行政办公物资采购、外部服务采购（如咨询、维修）等。
二、标准化操作流程详解
（一）采购需求发起与确认
操作目标：明确采购需求的合理性、必要性及具体参数，避免盲目采购。
责任主体：需求部门经办人、部门负责人、采购专员*。
操作步骤：
需求提报：需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》（见表1），详细注明物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期、技术参数（如适用）等信息，并附上相关支撑材料（如图纸、报价单、审批文件等）。
需求审核：需求部门负责人*对需求的真实性、必要性及预算合理性进行审核，签字确认后提交至采购部门。
需求复核：采购专员*接收申请表后，重点审核需求内容是否完整、参数是否清晰、预算是否符合公司采购政策，必要时与需求部门沟通补充信息，确认无误后进入下一环节。
（二）供应商寻源与选择
操作目标：通过合规方式筛选合格供应商，保证采购性价比及供应稳定性。
责任主体：采购专员、采购经理、需求部门代表*。
操作步骤：
寻源方式确定：根据采购金额、物品类型及市场情况，选择合适的寻源方式：
公开招标：适用于金额较大（如≥10万元）或标准化的采购项目，通过公司官网或指定平台发布招标公告。
邀请招标：适用于金额较大但供应商范围有限的项目，邀请3家及以上合格供应商参与。
询价比价：适用于金额较小（如＜10万元）或常规采购项目，向至少3家供应商询价并对比报价。
单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况（如专利产品），需提供独家授权证明并经总经理*审批。
供应商资质审核：对参与寻源的供应商，审核其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、经营状况、供货能力、质量体系、过往合作业绩等，形成《供应商资质评估表》（见表2），淘汰不合格供应商。
供应商评选：根据“质量优先、价格合理、服务优良、诚信合规”原则，组织需求部门、采购部门、法务部门（如需）共同评审，综合评估报价、质量、交期、服务等因素，确定候选供应商，必要时进行实地考察。
结果确认：采购经理汇总评审意见，形成《供应商选择报告》，按审批权限报批（如≥5万元需分管副总审批，≥20万元需总经理*审批），审批通过后确定最终供应商。
（三）采购合同签订与审批
操作目标：明确双方权利义务，规避合同风险，保障采购合规性。
责任主体：采购专员、法务专员、财务专员、采购经理、总经理*。
操作步骤：
合同拟定：采购专员*根据采购结果及双方沟通情况，使用公司标准合同模板（见表3），拟定采购合同，内容包括：双方主体信息、采购物品/服务详情、数量、单价、总金额、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等。
合同审核：
采购部门审核：核对合同内容与采购需求、供应商选择结果是否一致，交期、付款条款是否合理。
法务部门审核：审查合同条款的合法性、合规性，规避法律风险（如违约责任、知识产权条款等）。
财务部门审核：确认付款方式、金额与财务制度一致，避免资金风险。
合同审批：审核通过后，按合同审批权限逐级报批（如≥10万元需法务专员、财务经理、分管副总签字，≥30万元需总经理签字）。
合同签署与存档：审批完成后，由采购专员*与供应商正式签署合同（一式三份：采购部门、供应商、财务部门各执一份），并在采购管理系统内登记合同信息，同步扫描存档。
（四）订单下达与执行跟踪
操作目标：保证供应商按合同约定及时、准确交付采购物品/服务。
责任主体：采购专员、供应商对接人、需求部门接收人*。
操作步骤：
订单下达：采购专员*根据审批通过的合同，向供应商下达《采购订单》（见表4），注明订单编号、物品/服务信息、数量、交付时间、交付地点、联系人及方式等，并要求供应商确认回执。
进度跟踪：采购专员*定期与供应商沟通，跟踪生产/备货进度，保证按期交付；如遇可能延期情况，供应商需提前3个工作日书面通知，采购部门及时与需求部门协商调整方案。
交付协调：供应商按订单交付时，采购专员*提前通知需求部门做好接收准备，明确交付时间、地点及验收人员。
（五）验收与入库
操作目标：核对采购物品/服务是否符合合同约定质量与数量要求，保证入库物资合规。
责任主体：需求部门验收人、采购专员、仓库管理员*。
操作步骤：
现场验收：需求部门验收人*（或联合技术部门）按照合同约定的质量标准、技术参数对交付物品进行验收，核对数量、规格、外观、功能等，填写《采购验收单》（见表5
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