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行业通用采购成本控制流程及标准模板

一、适用范围与核心目标

本模板适用于制造业、零售业、服务业等各行业企业的采购成本管理工作，覆盖从需求提报到成本分析的全流程。通过标准化流程与工具表单，帮助企业规范采购行为、降低采购成本、提升资金使用效率，同时保证采购合规性与供应链稳定性。核心目标包括：明确成本控制责任、优化供应商结构、实现价格透明化、建立成本持续改进机制。

二、采购成本控制全流程操作指引

（一）需求确认与预算锁定

操作目标：保证采购需求真实、必要，且符合预算管控要求，避免盲目采购。

需求发起

需求部门（如生产部、运营部、行政部）根据业务计划填写《采购需求申请表》，注明物品/服务名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、用途说明及预算金额（需参考历史成本或市场价格预估）。

需求部门负责人对需求的必要性及合理性进行初审，签字确认后提交至采购部。

预算匹配审核

采购部对接财务部，核查需求预算是否符合公司年度/季度采购预算，若超预算需需求部门补充说明并报财务总监审批。

预算匹配通过后，采购部启动供应商筛选流程。

（二）供应商筛选与资质审核

操作目标：建立合格供应商库，保证供应商具备合法资质、供货能力及价格竞争力。

供应商寻源

采购部通过公开招标、行业推荐、自主寻源等方式收集潜在供应商信息，至少筛选3家以上候选供应商（对于标准化产品或服务，可考虑电商平台比价）。

供应商信息需包含：公司名称、注册地址、联系方式、营业执照、相关行业资质（如ISO认证、经营许可证）、主营产品/服务范围及产能。

资质与能力评估

采购部联合质量部、法务部对供应商进行资质审核，重点检查营业执照有效期、行业许可证是否齐全，有无不良经营记录（可通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核查）。

填写《供应商评估表》，从质量保证能力（如样品检测报告、质量管理体系）、交付能力（如生产周期、物流配送方案）、价格水平（历史报价对比）、服务能力（售后响应速度、技术支持）等维度进行综合评分（满分100分，70分以下淘汰）。

评估通过的供应商纳入《合格供应商名录》，并定期（每半年/一年）复核更新。

（三）询价比价与成本拆解

操作目标：获取市场价格基准，通过多维度成本分析识别价格优化空间。

询价操作

采购部向《合格供应商名录》内的3家及以上供应商发出《询价单》，明确物品/服务规格、数量、交付要求、付款方式及报价截止日期。

供应商需在截止日期前提供书面报价（加盖公章），报价内容需包含：单价、总价、是否含税、费用构成（如运费、保险费、包装费等）。

比价与成本分析

采购部整理各供应商报价，填写《采购比价表》，对比单价、总价、付款条件、交付周期等关键指标，初步筛选出2家性价比最优的供应商。

对重点采购项目（如金额超过10万元或年累计采购额超50万元），需进行成本拆解：要求供应商提供成本明细（原材料成本、加工成本、管理费用、利润等），结合市场价格波动（如钢材、塑料等大宗商品行情）判断报价合理性。

比价结果需经采购经理审核，若价格差异超过10%（或公司设定的阈值），需供应商书面说明成本构成或提供第三方价格证明。

（四）谈判议价与合同签订

操作目标：通过商务谈判降低采购成本，明确权责条款，规避合同风险。

商务谈判

采购部组织与候选供应商进行谈判，谈判重点包括：最终采购价格（批量采购可争取折扣）、付款周期（如“账期30天”或“预付款30%+到货70%”）、质量标准（如验收依据、不良品处理方式）、交付承诺（如延迟交货违约金）及售后服务（如质保期、免费维保范围）。

谈判过程需形成《谈判纪要》，记录双方达成一致及未决事项，由双方代表签字确认。

合同拟定与审批

采购部根据谈判结果，参照公司《合同管理办法》拟定采购合同，合同条款需包含：双方主体信息、采购物品/服务详情、价格与支付方式、交付与验收标准、违约责任、争议解决方式等。

合同需经法务部审核（重点排查法律风险条款）、财务部审核（付款条款与预算匹配）、总经理审批（金额超过公司权限时需提交董事会）。

审批通过后，与供应商正式签订合同，原件交财务部、采购部各存一份，需求部门留存复印件。

（五）订单执行与动态监控

操作目标：保证供应商按合同约定履约，实时跟踪采购进度，控制异常成本。

订单下达

采购部根据合同及需求部门的时间要求，向供应商下达《采购订单》，注明订单编号、物品/服务信息、数量、交付日期、交付地点及联系人，订单内容需与合同保持一致。

履约监控

采购专员每周跟踪订单执行进度，通过电话、邮件或供应商系统确认生产/备货情况，若可能延迟交付（如超过约定时间3天），需立即通知需求部门并协调供应商调整计划，必要时启动备选供应商方案。

物品/服务交付后，需求部门根据合同约定的质量标准进行验收，填写《到货验收单》，注明验收数量、质量状况（合格/不合格）、验收日期及验收