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供应链管理协同作业模板

一、适用场景与价值

本模板适用于企业内部多部门（采购、生产、仓储、物流、质量等）及外部供应商、客户间的供应链协同作业，尤其适用于以下场景：

多工厂/多仓库物料协同：跨区域生产工厂与仓库间的物料需求提报、调拨与库存共享；

紧急订单快速响应：客户临时加急订单引发的供应链全链路协同，保证需求快速传递与执行；

新品开发与试产协同：研发、采购、生产部门在新物料引入、试产计划中的信息同步与流程衔接；

供应商协同管理：与核心供应商在订单交付、生产进度、质量反馈等环节的实时沟通与问题解决；

跨境/国际供应链协作：涉及国内外供应商、物流商、清关代理的多方协同作业，保障跨境物流效率。

通过标准化协同流程，可减少信息传递误差、缩短响应时间、提升供应链整体透明度与运作效率。

二、协同作业全流程操作指南

（一）需求发起与确认

责任主体：需求部门（如生产计划部、销售部）、采购部

操作步骤：

需求提报：需求部门根据生产计划/销售订单，填写《供应链协同需求提报表》（见表1），明确物料信息、需求数量、期望交期、使用场景等关键信息，经部门负责人*审批后提交至采购部。

需求审核：采购部收到需求后，核对物料编码、规格型号准确性，评估现有库存及供应商产能，若需调整交期或数量，与需求部门沟通确认，最终形成《需求确认单》（可作为表1附件）。

信息同步：采购部将确认后的需求信息同步至仓储部（备货）、生产部（排产）、财务部（预算）等相关方，保证各方对需求认知一致。

（二）供应商筛选与订单协同

责任主体：采购部、供应商

操作步骤：

供应商寻源：采购部根据物料特性（如标准件/非标件、本地/进口），从合格供应商库中筛选候选对象，必要时启动新供应商导入流程（需完成资质审核、样品测试等环节）。

比价与谈判：向候选供应商发放《询价单》，对比价格、交期、付款条件、服务水平等指标，与优选供应商进行商务谈判，确定合作细节。

订单创建与确认：采购部在ERP系统中创建采购订单（PO），同步发送供应商；供应商收到订单后，在2个工作日内反馈《订单确认回函》（需注明产能、排产计划、特殊包装要求等），双方确认无误后盖章存档。

（三）生产备货与进度跟踪

责任主体：供应商、采购部、生产计划部

操作步骤：

生产计划反馈：供应商需在订单确认后3个工作日内，向采购部提交《生产进度计划表》（明确各工序开始/结束时间、关键节点），采购部同步至生产计划部，用于工厂排产衔接。

进度跟踪：供应商按约定频率（如每周/每日）更新生产进度，若出现延迟风险（如设备故障、物料短缺），需提前24小时书面告知采购部，说明原因及预计恢复时间；采购部及时协调资源（如协助调拨物料、调整订单优先级），并将进展同步至需求部门。

备货预检：供应商完成生产后，需进行100%自检（重点核对数量、规格、包装），自检合格后通知采购部安排预检；采购部联合质量部（必要时）到场抽检，合格后签署《备货确认单》，方可安排发货。

（四）物流配送与交接

责任主体：供应商、物流商、仓储部、需求部门

操作步骤：

物流方案确定：采购部根据订单交期、物料特性（如是否冷链、危险品），选择物流商（自有物流/第三方），明确运输方式（公路/铁路/海运）、路线、保险等，并签订《物流服务协议》。

发货与信息同步：供应商凭《备货确认单》发货，发货后1小时内将《发货清单》（含物流单号、货物明细、预计到达时间）提交采购部；采购部在收到清单后2小时内更新至《物流跟踪表》（见表4），同步仓储部（准备收货）及需求部门（跟踪到货进度）。

到货验收：仓储部根据《发货清单》核对到货数量、外观、包装标识，确认无误后签收；若发觉数量不符、破损等问题，立即拍照留证并通知采购部、质量部，24小时内协同供应商处理（如补货、理赔）。

（五）交付验收与闭环反馈

责任主体：需求部门、质量部、仓储部、采购部

操作步骤

质量检验：需求部门或质量部在到货后1个工作日内，按照《物料检验标准》（含外观、尺寸、功能等指标）进行全检/抽检，填写《质量检验报告》（见表5），判定合格/不合格。

入库与结算：检验合格物料由仓储部办理入库手续，更新库存数据；采购部收集《入库单》《质量检验报告》等单据，提交财务部申请付款；财务部按合同约定周期安排结算。

复盘与反馈：采购部组织需求部门、质量部、供应商召开交付复盘会（针对订单执行中的问题，如延迟、质量异常等），输出《协同作业复盘报告》，明确改进措施（如优化供应商交期管理、完善检验标准），并更新至《供应链协同管理手册》。

三、核心工具模板清单

表1：供应链协同需求提报表

需求部门

需求编号

物料编码

物料名称

规格型号

单位

需求数量

期望交期

使用说明

紧急程度（□普通/□紧急/□特急）

生产计划部*

XJQ-2024001

ZM001

芯片

STM32F4

片

1000

20