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采购合同审查与谈判实用工具指南

一、适用场景与核心价值

本工具适用于企业采购全流程中的合同风险管控与商务谈判场景，具体包括但不限于：日常原材料采购、设备采购、服务外包、长期供应商合作框架协议等合同类型。通过标准化审查流程与结构化谈判策略，可有效识别合同法律风险、商务漏洞，保障企业采购利益，提升合同谈判效率，降低履约纠纷概率。适用于采购部门、法务部门、业务部门协同工作，也可作为企业内部采购合同管理的培训参考材料。

二、标准化操作流程

（一）前期准备：明确需求与基础信息

需求梳理：由业务部门明确采购标的（产品/服务）的具体要求，包括规格型号、质量标准、数量、交付时间、技术参数等，形成《采购需求说明书》作为合同附件。

资料收集：收集供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、资质证书、过往业绩证明等）、过往合作记录（如有）、市场价格调研数据（至少3家同类供应商报价对比）。

团队组建：成立专项小组，明确分工：业务负责人负责技术条款确认，采购负责人负责商务条款（价格、交付、付款）谈判，法务专员负责法律条款审查，财务部门负责付款方式与税务条款审核。

（二）合同审查：分层排查风险点

1.形式审查（基础合规性）

合同文本是否完整（包含封面、附件、签署页）；

合同编号是否符合企业内部编码规则；

双方主体信息（名称、地址、统一社会信用代码）与营业执照是否一致，避免“假章”“空壳公司”风险；

合同签署人是否具备合法授权（供应商需提供《授权委托书》，自然人需核对身份证）。

2.实质审查（核心条款风险管控）

（1）主体资质审查

供应商是否具备生产/经营标的物的资质（如食品供应商需《食品生产许可证》）；

是否存在失信被执行人、经营异常名录等风险（通过“信用中国”等公开渠道查询）。

（2）标的条款审查

标的名称、规格型号、技术参数是否与《采购需求说明书》完全一致，避免“以次充好”风险；

质量标准是否明确（国家标准、行业标准还是企业标准），验收流程、检验方法、异议期限是否具体（如“到货后7个工作日内完成验收，异议期15天”）。

（3）商务条款审查

价格条款：是否含税（增值税税率）、是否包含运费、安装费、调试费等一切费用，价格调整机制（如原材料波动超过±5%时可重新协商）是否明确；

交付条款：交付时间（具体到年/月/日）、地点（指定仓库或项目现场）、运输方式、风险转移节点（如“货物交付后毁损灭失风险由采购方承担”）；

付款条款：付款节点（如“预付款30%到发货、到货款40%、验收合格款25%、质保金5%”）、付款账户（是否与合同主体一致）、票据类型（增值税专用发票）。

（4）违约责任审查

双方违约责任是否对等（避免仅约定采购方违约责任，供应商违约责任模糊化）；

违约金计算方式是否合理（如逾期交付违约金按日万分之三计算，上限不超过合同总额的10%）；

约定定金时，是否超过合同总额的20%（超过部分无效）。

（5）争议解决条款

争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖地/仲裁机构是否为企业所在地或有利地点（如“提交采购方所在地有管辖权的人民法院诉讼”）。

（三）谈判阶段：策略化沟通与条款优化

制定谈判策略：根据审查结果，列出“必须争取条款”（如质量标准、违约责任）、“可让步条款”（如付款周期、交付时间），设定谈判底线（如最低降价幅度、最长交付延期）。

分层沟通：

技术条款：由业务部门与供应商确认技术参数可实现性，避免“纸上谈兵”；

商务条款：采购部门主导价格、付款、交付谈判，利用市场调研数据争取议价空间；

法律条款：法务部门针对违约责任、争议解决等条款逐条沟通，明确权责利。

记录关键内容：谈判过程中对核心条款的修改（如价格下调5%、质保期延长至12个月）需形成《谈判纪要》，由双方代表签字确认，作为合同附件。

（四）签署与归档：闭环管理

最终审核：合同定稿后，由采购负责人、法务负责人、财务负责人联合签字确认，保证无遗漏风险点。

签署盖章：合同文本需加盖双方公章或合同专用章（个人签署需按手印），骑缝章需完整覆盖所有页面；供应商为分支机构的，需提供总公司授权书。

归档管理：合同签署后，原件由行政部统一归档，复印件分发至采购、财务、业务部门；电子版同步存储至企业合同管理系统，标注“采购合同-编号-年份”便于检索。

三、实用工具模板清单

模板一：采购合同基本信息表

合同编号

采购方名称

供应商名称

合同签订日期

合同总金额（含税）

标的物名称

规格型号

质量标准

数量

单价（元）

付款方式

质保期（月）

争议解决方式

附件清单

备注

模板二：合同审查问题清单表

审查模块

审查项

问题描述

风险等级（高/中/低）

处理建议

责任人

完成时间

主体资质

营业执照

统一社会信用代码与合同不一致

高

要求供应商提供最新营业执照并更新合同

法务专员*

2023–

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