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会议策划与执行记录工具表

一、工具适用：哪些场景需要这套流程？

无论是企业内部的项目推进会、季度工作总结会，还是与客户的需求对接会、跨部门的协调会，亦或是行业研讨会、培训动员会等，均可通过本工具实现会议全流程的规范化管理。尤其适用于需要多人协作、明确责任分工、保证会议成果落地的场景，能有效避免“会前准备不足、会中讨论低效、会后跟进缺失”等问题，提升会议效率与执行效果。

二、全流程操作：从筹备到跟进的5大步骤

步骤1：会议筹备——明确目标与基础要素

操作要点：

确认核心需求：明确会议目的（如决策、沟通、汇报、brainstorming），确定是否必须召开会议（可通过邮件、即时通讯工具解决的小问题可不开会）。

锁定关键信息：

会议主题：简洁清晰，如“2024年Q3产品迭代方案评审会”；

时间：考虑参会者日程，预留30分钟以上缓冲时间，避免临时冲突；

地点/形式：线下需确认会议室容量、设备（投影仪、麦克风、白板等），线上需提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom）的稳定性；

参会人员：区分“必须参加”（决策者、执行负责人）、“列席”（相关支持部门）、“记录人”（需全程记录讨论要点与决议）。

制定初步议程：按“重要性排序”安排议题，明确每个议题的负责人、预计时长（建议单场会议不超过1.5小时，核心议题优先）。

步骤2：会议通知——提前传递关键信息

操作要点：

发送时间：至少提前2个工作日通知，紧急会议需提前24小时，并说明“紧急”原因。

通知内容（需包含以下要素）：

会议主题、时间（精确到分钟，如“14:00-15:30”）、地点/线上会议、参会人员名单；

会议议程（含各议题负责人、时长）；

会前准备要求（如需携带的资料、提前阅读的材料、需预提交的数据等）；

联系人及联系方式（方便参会者咨询）。

确认反馈：通知发出后1个工作日内，逐一确认参会者是否收到及能否出席，对无法参会者及时协调替代人员或调整议题。

步骤3：会议执行——聚焦高效讨论与决策

操作要点：

会前准备：记录人提前15分钟到场，检查设备、分发材料（如有），主持人再次确认参会人员到齐情况。

会中控制：

主持人开场：重申会议目标、议程及时长要求，提醒“手机静音”“围绕议题发言”；

讨论环节：按议程逐项推进，避免偏离主题（若出现跑题，主持人需及时引导，如“关于问题，我们可会后单独沟通，当前先聚焦议题”）；

决策与行动项：对每个议题明确“结论”（如“通过”“需补充后再次讨论”“暂不执行”），并同步记录“行动项”（包含：任务描述、负责人、配合部门、完成时限）；

时间管理：严格控制各环节时长，超时需提醒（如“当前议题剩余10分钟，请尽快总结结论”）。

记录要点：记录人需实时记录“讨论核心观点”“不同意见”“最终决议”“行动项”，避免遗漏关键信息（建议使用录音辅助，但需提前告知参会者）。

步骤4：会议记录与总结——输出书面成果

操作要点：

整理会议纪要：会议结束后2个工作日内完成，内容包括：

基本信息（会议名称、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）；

会议议程及实际执行情况（各议题讨论要点、决议）；

行动项清单（按优先级排序，明确负责人、时限、验收标准）；

待解决问题（需下次会议讨论或跨部门协调的事项）。

审核与分发：纪要需经主持人审核确认后，发送给所有参会者及相关领导（抄送部门负责人），并要求收到者回复“确认”，保证信息触达。

步骤5：后续跟进——保证决议落地

操作要点：

行动项跟踪：记录人/指定专人每周更新行动项进展，通过表格或项目管理工具（如飞书、钉钉任务）公示，对逾期未完成的及时提醒负责人。

效果评估：行动项完成后，负责人需提交成果（如报告、方案、数据），由主持人或验收人确认是否达标，未达标需说明原因并制定改进计划。

复盘优化：对重要会议，可在会后1周内组织简短复盘，总结本次会议的亮点（如“议程安排合理，决策高效”）与不足（如“环节准备不足导致超时”），优化后续会议流程。

三、工具模板：会议策划与执行记录表（含填写示例）

会议基本信息

项目

内容

会议名称

2024年Q3产品迭代方案评审会

会议编号

PM-202406-001

日期

2024年6月15日

时间

14:00-16:00（实际结束16:30）

地点

公司3楼会议室A

形式

线下

主持人

张经理（产品部）

记录人

李助理

参会人员（必须）

张经理（产品部）、王工（研发部）、赵主管（设计部）、孙总监（市场部）

参会人员（列席）

周助理（运营部）

缺席人员及原因

钱主管（销售部）——因客户拜访，提前提交书面意见

会议筹备事项

筹备环节

完成情况

负责人

完成时限

会议目标确认

明确Q3产品迭代方案可行性评审，确定优先级及资源需求

张经理

6月10日

议程制定

含3项议题：1.用户需求分析报告（赵主管）；2.技术实现方案（