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公司报销流程及单据填写规范

在日常运营中，规范的报销流程与准确的单据填写是保障公司财务健康、提升运营效率的重要环节。它不仅关系到公司资金的合理使用，也直接影响到员工个人费用的及时核销。为确保每一笔支出都清晰、合规、有据可查，特制定本规范，旨在为全体员工提供明确的指引。

一、报销基本流程

报销流程是一系列有序环节的组合，各环节既独立又相互关联，共同构成了费用从发生到最终支付的完整闭环。

（一）报销发起与原始凭证收集

员工在因公发生费用后，应首先确保所有支出均符合公司财务制度及相关规定。这是报销的前提。随后，需及时、完整地收集所有与该项支出相关的原始凭证。原始凭证是报销业务的基石，其真实性、合法性和完整性直接决定了报销的有效性。常见的原始凭证包括但不限于各类发票（如增值税专用发票、普通发票）、行程单、付款凭证等。

（二）报销单据的规范填写

在原始凭证收集完毕后，报销人需根据费用性质，准确、完整地填写公司统一格式的《费用报销单》或相应的专项报销单据（如差旅费报销单）。填写过程中，应力求字迹清晰、信息准确，避免涂改。如有不确定之处，应及时向部门负责人或财务部门咨询。

（三）部门内部审核

填写完毕的报销单据及所附原始凭证，需先提交至部门负责人进行审核。部门负责人的审核重点在于确认费用支出的真实性、必要性，以及是否符合部门预算和相关管理规定。审核通过后，部门负责人应在报销单据上签字确认。

（四）财务部门审核

经部门负责人审核通过的报销单据，将流转至财务部门。财务部门将从专业角度对报销单据的合规性、完整性、准确性进行审核。这包括但不限于：原始凭证是否合法有效、填写是否规范、金额计算是否准确、费用标准是否符合公司规定、审批手续是否完备等。财务审核是确保公司财务制度得以严格执行的关键环节。

（五）审批与付款

财务审核通过后，报销单据将按照公司规定的审批权限逐级上报审批。最终审批通过的单据，将由财务部门根据公司资金安排，在规定的付款周期内完成款项支付。支付方式通常包括银行转账、公务卡结算等。

二、报销单据填写规范与注意事项

报销单据是财务核算的原始依据，其填写质量直接影响报销效率和财务数据的准确性。

（一）原始凭证的核心地位

（二）费用报销单填写细则

1.报销部门与日期：准确填写报销人所在部门及提交报销单的日期。

2.报销人信息：清晰填写报销人姓名及联系方式，以便财务部门在需要时进行沟通。

3.费用所属项目/事由：简明扼要地填写费用发生的具体项目名称或主要事由，确保财务及审批人员能够快速理解费用性质。例如，“市场部-XX产品推广活动餐费”、“行政部-办公用品采购”。

4.费用明细填写：

*摘要：每一笔费用的具体内容，如“XX日交通费”、“XX会议场地费”。

*日期：费用实际发生的日期。

*金额：分栏填写借方金额（即该项费用的实际金额），注意阿拉伯数字小写应规范，小数点后保留两位。

*附件张数：准确填写所附原始凭证的张数，包括发票、行程单等所有支撑性文件。

5.合计金额：将所有费用明细的金额汇总，填写合计小写金额，并在此处再次确认。

6.大写金额：根据合计小写金额，准确填写中文大写金额。大写金额应顶格书写，数字之间不得留有空隙，以防篡改。如：“壹仟贰佰叁拾肆元伍角陆分”。若小写金额有角分，大写金额对应位应写“角”和“分”；若小写金额为整数，大写金额末尾应写“整”字。

7.付款信息：如为对公支付，需准确填写收款单位名称、银行账号及开户行信息；如为个人垫付需转账至个人账户，则需填写本人姓名、银行账号及开户行信息，确保信息准确无误，避免付款失败。

8.报销人签字：报销人在填写完毕并核对无误后，需亲笔签名确认。

（三）差旅费报销单的特殊关注

针对差旅费报销，除遵循上述基本填写规范外，还需特别注意：

*清晰填写出差人员姓名、随行人员（如有）、出差地点（具体到城市）、出差起止日期、出差事由。

*交通、住宿、补贴等费用应根据公司差旅政策分项填写，确保符合规定标准。

*如涉及机票、高铁票等，应将行程单或购票凭证作为附件，并与报销单信息核对一致。

（四）附件的整理与粘贴

原始凭证及相关附件应按费用发生时间顺序或类别，整齐、牢固地粘贴在《费用报销单》或《原始凭证粘贴单》的背面或指定位置。粘贴时应注意：

*票据正面朝上，便于查看。

*从小到大、从左到右、从上到下依次粘贴，避免覆盖票据关键信息（如金额、发票专用章）。

*粘贴应平整，不宜过厚，以防装订困难。

*对于较大的票据，可按粘贴单大小进行折叠。

三、常见问题与温馨提示

1.报销时限：为保证财务核算的及时性与准确性，建议员工在费用发生后的合理期限内（通常为一个月内）及时办理报销手续，避免跨年度报销（特殊情况除外）。

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