合同审核与管理标准操作流程.docVIP

合同审核与管理标准操作流程

一、合同审核与管理适用范围

本流程适用于各类企业、事业单位及社会团体在开展业务过程中，涉及合同的起草、审核、签署、履行、变更、归档等全生命周期管理场景，具体包括但不限于：

采购与销售合同（如原材料采购、产品销售、服务外包等）；

合作协议（如联合研发、渠道合作、品牌授权等）；

劳动合同（除特殊岗位外，通用审核框架）；

委托合同（如委托加工、代理服务、咨询顾问等）；

其他具有法律约束力的书面协议。

二、合同审核与管理标准操作步骤

（一）合同起草阶段：明确需求，规范初稿

操作目标：根据业务需求，形成内容完整、条款清晰的合同初稿，为后续审核奠定基础。

需求对接与资料收集

业务部门（如采购部、销售部）与对方（供应商/客户/合作方）充分沟通，明确合作核心条款（如标的物、数量、价格、履行期限、付款方式、违约责任等）；

收集对方主体资格材料（如营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书等），保证对方具备签约主体资格；

整理内部需求文件（如招投标文件、订单、会议纪要等），作为合同条款的依据。

合同初稿拟定

优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），在模板基础上根据具体业务调整个性化条款；

合同结构需包含以下核心部分：

合同标题（如“产品采购合同”“技术服务合作协议”）；

合同主体（双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式）；

鉴于条款（简述合作背景与目的）；

核心权利义务条款（标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、保密、知识产权、违约责任、争议解决等）；

附件（如技术参数、图纸、服务方案等，需注明“附件与本合同具有同等法律效力”）；

签署页（双方签字盖章栏、签署日期）。

内部自查与修订

起草人对照需求文件及对方主体资料，检查合同内容是否完整、数据是否准确（如数量、金额、日期等）、条款是否与业务一致；

重点关注是否存在歧义表述（如“尽快”“合理”等模糊词汇）、是否遗漏关键风险点（如违约责任约定不明确、争议解决方式未约定等），初步修订后提交审核。

（二）合同内部审核阶段：多维度把关，防控风险

操作目标：通过业务、法务、财务等多部门协同审核，保证合同内容合法合规、条款严谨、风险可控。

审核职责分工

业务部门审核：重点审核合同内容是否符合业务需求、标的物/服务描述是否准确、履行期限是否合理、对方履约能力是否匹配（如供应商的生产资质、客户付款信用等）；

法务部门审核：重点审核合同主体合法性（如是否存在超越经营范围、无权代理等情形）、条款合法性（如是否符合《民法典》《合同法》等法律法规）、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式有效性（如约定管辖法院是否明确）；

财务部门审核：重点审核价款/报酬计算是否准确、付款方式与进度是否合理（如预付款比例、质保金约定）、税务条款是否清晰（如发票类型、税率）、成本控制是否符合企业财务制度；

其他相关部门审核：涉及技术、人力资源等专项内容的，需技术部/人力资源部审核专业条款（如技术标准、保密范围、竞业限制等）。

审核流程与反馈

起草人通过合同管理系统（或邮件）将合同初稿及附件同步发送至各审核部门，明确审核时限（一般为1-3个工作日，复杂合同可延长）；

各审核部门在收到合同后，需在规定时限内完成审核，并填写《合同审核表》（见模板一），明确审核意见（如“同意”“需修改”“不同意”），注明修改理由及具体条款位置；

法务部门为审核牵头部门，汇总各部门意见，与起草人及业务部门沟通协调，形成最终审核版本；若存在重大分歧，需上报企业分管领导协调解决。

审核通过标准

各部门无重大异议，或已就修改意见达成一致；

合同条款不存在法律风险、财务风险及业务漏洞；

合同内容符合企业战略及管理制度要求。

（三）合同外部沟通与修订阶段：确认条款，达成一致

操作目标：将内部审核通过的合同版本与对方沟通，确认最终条款，保证双方权利义务明确，为签署做准备。

发送合同版本

业务部门通过正式渠道（如邮件、快递）将最终审核版合同发送给对方联系人，并附上《合同审核说明》（如“经我方内部审核，现发送合同终稿，请贵方确认”）。

接收对方反馈并处理

及时接收对方反馈意见（如条款修改、补充要求等），同步至法务部门及业务部门；

对方提出的非原则性修改（如表述调整、附件补充），经内部审核确认无风险后，可同意修订；原则性修改（如核心价款变更、违约责任降低、争议解决方式改变等），需重新启动内部审核流程，必要时上报领导审批。

形成最终签署文本

双方就所有条款达成一致后，共同确认合同最终版本，打印一式X份（根据签署方数量及归档需求确定，通常至少一式三份，双方各执一份，归档一份），保证文本清晰、无涂改（若有修改，需双方在修改处加盖公章或签字确认）。

（四）合同签署阶段：规范生效，明确权责

操作目标：