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企业采购申请审批及管理工具模板说明

一、适用工作情境

本工具模板适用于企业各类采购需求的申请、审批及全流程管理场景，具体包括但不限于：

日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等保障日常运营的物资；

生产/运营设备采购：如生产机械、测试仪器、运输工具等业务必需设备；

项目专项采购：如研发项目所需原材料、服务外包、技术支持等与特定项目相关的采购；

服务类采购：如咨询服务、维修保养、物业服务等非实物类采购需求。

通过标准化流程，保证采购行为合规、高效，同时实现采购成本可控与资源合理配置。

二、操作流程指引

采购申请审批及管理需遵循“需求发起-部门审核-预算把关-采购复核-最终审批-执行归档”的闭环流程，具体步骤

步骤1：采购需求发起与信息填写

发起人：由实际需求部门（如行政部、生产部、项目部）的申请人填写《采购申请单》，明确采购需求的具体内容。

填写要点：

详细填写采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价及总价；

说明采购用途（如“用于部门日常办公”“项目研发阶段使用”）；

提供相关附件（如技术规格书、市场询价单、项目需求说明等），保证需求描述清晰、可执行。

步骤2：部门负责人初审

审核人：需求部门负责人（如行政部经理、生产部总监）。

审核内容：

核对采购需求的必要性：是否符合部门工作计划或项目进度要求；

审查需求合理性：数量、规格是否与实际工作匹配，是否存在过度采购或重复采购；

确认基本信息完整性：申请单填写是否完整，附件是否齐全。

输出结果：初审通过后签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

步骤3：财务预算审核

审核人：财务部门专员/负责人。

审核内容：

预算匹配性：采购金额是否在部门年度/季度预算范围内，超预算采购需说明资金来源（如专项申请、预算调整）；

成本合理性：预估单价是否参考市场公允价格，有无明显虚高情况；

科目准确性：预算科目使用是否符合公司财务制度（如“办公费”“固定资产”“研发支出”等）。

输出结果：预算审核通过后签字确认；若预算不足或成本不合理，需反馈申请人协调调整。

步骤4：采购部门复核

审核人：采购部门专员/负责人（未设独立采购部门的企业可由行政部或综合管理部兼任）。

审核内容：

采购可行性：物品/服务的市场供应情况，是否有合格供应商，采购周期是否满足需求时效；

采购方式合规性：根据金额和类型确定采购方式（如询价比价、单一来源采购、招标采购等），是否符合公司采购管理制度；

历史采购参考：是否有同类采购历史记录，可否复用previous供应商或优化采购方案。

输出结果：复核通过后签字确认；若需调整采购方案（如更换规格、拆分订单），与申请人沟通后修改。

步骤5：最终审批

审批人：根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人+财务审核即可；

5000元＜金额≤20000元：需求部门负责人+财务+采购部门联合审批；

金额＞20000元：需提交公司分管领导/总经理最终审批。

审批内容：重点把控采购事项的战略匹配性、成本效益及合规性，签署审批意见。

步骤6：采购执行与归档

执行主体：采购部门根据审批通过的《采购申请单》实施采购，签订合同/订单，跟进交付与验收。

归档要求：采购完成后，将《采购申请单》、审批记录、合同、验收单、发票复印件等资料整理归档，保证采购过程可追溯，保存期限不少于3年。

三、采购申请单模板

采购申请单

申请单号：[系统自动/手动编号]

申请部门

申请日期

YYYY年MM月DD日

采购类别□办公物资□生产设备□项目专项□服务类□其他：________

紧急程度□普通□紧急□特急

序号

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

1

2

合计金额（大写）

_______________________________元

合计金额（小写）

￥_____________

预算科目

□管理费用□销售费用□生产成本□研发支出□其他：________

资金来源

□年度预算□专项申请□预算调整

附件清单

□技术规格书□市场询价单（至少3家）□项目需求说明书□其他：________

审批流程

部门负责人意见

财务审核意见

采购复核意见

最终审批意见

签名：*某某日期：

签名：*某某日期：

签名：*某某日期：

签名：*某某日期：

备注

（如供应商推荐、特殊要求等）

四、关键提示要点

信息真实完整：申请人需保证申请单及附件信息真实、准确，不得虚构需求或虚报价格，否则将承担相应责任。

预算匹配优先：所有采购需在预算框架内执行，超预算采购必须提前完成预算调整流程，避免因资金问题影响采购时效。

提前规划审批：常规采购建议提前3-5个工作日发起申请，紧急采购需在申请单中注明原因，并同步与