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客户关系管理（CRM）系统数据录入规范模板

一、引言

客户关系管理（CRM）系统是企业沉淀客户资源、优化销售流程、提升服务效率的核心工具。为保证系统数据的准确性、完整性和规范性，避免因数据录入偏差导致决策失误或客户体验下降，特制定本数据录入规范。本规范适用于所有使用CRM系统的业务人员、客服人员及数据管理人员，旨在统一数据录入标准，为企业的客户管理、市场分析及战略制定提供可靠的数据支撑。

二、适用范围与应用场景

（一）适用范围

本规范适用于CRM系统中各类客户相关数据的录入操作，包括但不限于：

新客户基础信息录入

客户联系人信息新增与更新

客户需求及跟进记录录入

客户分类标签管理

批量数据导入与审核

（二）典型应用场景

新客户开发阶段：销售人员通过展会、渠道推广等获取客户线索后，需在CRM系统中录入客户基础信息，建立客户档案。

客户信息更新阶段：当客户联系方式、需求状态、合作范围等信息发生变化时，需及时更新系统数据，保证信息时效性。

客户跟进管理阶段：销售或客服人员在与客户沟通后，需录入跟进内容、反馈结果及下次计划，形成完整的客户互动轨迹。

客户数据迁移阶段：企业进行系统升级或数据整合时，需通过批量导入功能将历史客户数据录入新系统，需严格遵循本规范格式要求。

三、标准化操作流程

（一）操作前准备

权限确认：登录CRM系统，确认自身具备对应模块的数据录入权限（如“客户管理”“联系人管理”“跟进记录”等），无权限时需联系系统管理员开通。

资料核对：准备待录入的客户资料（如名片、沟通记录、需求表单等），保证信息真实、清晰，避免因资料模糊导致录入错误。

（二）步骤一：录入客户基础信息

进入客户管理模块：登录CRM系统后，顶部导航栏“客户管理”，选择“客户信息录入”。

选择客户类型：根据客户属性选择“企业客户”或“个人客户（默认为个人客户，企业客户需勾选‘企业’标识）”。

填写核心字段（*标注为必填项）：

客户名称：企业客户填写工商注册全称（如“科技有限公司”），个人客户填写真实姓名（如“某*”）。

统一社会信用代码*（仅企业客户）：填写18位信用代码，系统自动校验格式有效性。

客户类型*：选择“潜在客户”“成交客户”“流失客户”或“合作伙伴”。

所属行业*：从下拉菜单中选择（如“制造业”“信息技术”“零售业”），若无可选择“其他”并手动填写。

客户等级：根据客户价值选择“高价值客户”“普通客户”或“低价值客户”（默认为“普通客户”）。

联系地址*：填写详细地址（精确到省、市、区、街道门牌号），如“北京市海淀区路号大厦层”。

联系电话*：填写11位手机号或固话（固需区号-号码，如“010-5678”），系统校验格式是否为数字或“-”组合。

电子邮箱*：填写有效邮箱地址（如“xxxxxx”），系统校验是否包含“”及“.”。

客户来源*：选择线索获取渠道（如“线上推广”“行业展会”“客户转介绍”“自然到访”等）。

负责人：填写该客户的主要对接人姓名（如“某*”，需为系统内已存在的用户）。

备注：可补充其他关键信息（如“客户近期有采购计划”“需重点关注技术对接”等，不超过200字）。

保存信息：核对无误后，“保存”，系统提示“客户信息录入成功”，自动唯一客户编号（如“C202405150001”）。

（三）步骤二：录入客户联系人信息

进入联系人管理模块：在客户详情页“联系人管理”，选择“新增联系人”。

填写联系人字段（*标注为必填项）：

联系人姓名：填写真实姓名（如“某*”）。

职位：填写联系人所在企业及职位（如“科技有限公司采购经理”）。

联系电话*：填写手机号或固话（格式同客户联系电话）。

电子邮箱*：填写工作邮箱（如“xxxxxx”）。

与客户关系：选择“决策人”“使用人”“影响者”或“其他”。

备注：补充联系人偏好（如“倾向沟通”“对价格敏感”等）。

关联客户：保证“所属客户”字段自动关联当前客户，若需修改错误关联，可“重新选择”。

保存联系人：“保存”，返回联系人列表，可查看已录入的联系人信息。

（四）步骤三：录入客户需求及跟进记录

进入跟进管理模块：在客户详情页“跟进记录”，选择“新增跟进”。

填写跟进字段（*标注为必填项）：

跟进日期*：选择实际跟进日期（默认为当天，可手动修改）。

跟进方式*：选择“电话沟通”“上门拜访”“邮件往来”“线上会议”等。

跟进内容*：详细记录沟通要点（如“客户反馈预算在10万以内，需3天内提供方案”），不少于20字。

需求状态*：选择“待确认”“跟进中”“已满足”或“已流失”。

下次跟进时间*：根据沟通结果设置下次跟进计划（如“2024-05-2014:00”）。

跟进人：填写本次跟进的执行人姓名（如“某*”）。

附件：可沟通记录截图、方案文档等（附件大小不超过10MB，格式为PDF/Word/