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企业合同管理模板规范版
一、适用范围与典型应用场景
二、合同管理全流程操作指南
（一）需求确认与发起
需求提出：业务部门根据实际业务需求（如采购物资、委托服务、合作项目等），填写《合同需求申请表》，明确合同类型、合作方基本信息、标的物/服务内容、预算金额、期望履行期限等核心要素，部门负责人签字确认后提交至合同管理部门（或法务部门）。
初步对接：合同管理部门对接业务部门，梳理需求关键点，确认合同主体是否适格（如企业营业执照、经营范围、法定代表人身份等），避免与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签约。
（二）合同起草与内容填充
模板选择：根据合同类型选择对应的标准模板（如采购合同模板、服务合同模板），若为特殊业务（如重大项目合作），可在标准模板基础上补充定制条款，但不得违反法律法规强制性规定。
内容填写：严格按照模板要求填写合同核心要素，包括：
合同主体信息：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人姓名及职务、联系方式（仅限办公电话，禁止留个人手机号）、地址；
标的与条款：标的物名称/服务内容、规格型号、质量标准、数量、单价及总价（含税价/不含税价需明确）、履行期限与地点、交付方式/验收标准；
权利义务：双方核心权利（如付款条件、交付要求）、主要义务（如售后服务、保密责任）；
违约责任：明确违约情形（如逾期付款、质量不达标）及对应的违约金计算方式、赔偿范围；
争议解决：约定争议解决方式（协商、仲裁或诉讼），仲裁需明确仲裁机构，诉讼可选择被告住所地或合同履行地法院；
其他约定：合同生效条件（如签字盖章后生效、附条件生效）、份数、附件清单（如技术协议、验收标准作为附件）。
（三）内部审核与修订
多部门会签：起草完成后，合同需依次通过以下部门审核：
业务部门：审核标的物/服务内容是否符合业务需求，履行期限、验收标准是否合理；
财务部门：审核金额准确性、付款方式与企业资金政策匹配度、税务条款合规性（如发票类型、税率）；
法务部门：审核条款合法性（如是否违反《民法典》《反垄断法》等）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决条款有效性；
分管领导：审核合同整体风险与企业战略一致性，重大合同需提交总经理/董事长审批。
修订反馈：审核部门提出修改意见后，起草部门需在2个工作日内完成修订并反馈，直至所有审核环节通过，形成《合同审核意见表》（留存备查）。
（四）外部沟通与确认
草案送达：将最终审核通过的合同草案（加盖企业合同章或骑缝章）通过正式渠道（如快递、邮件）送达合作方，并附《合同签收确认单》。
谈判修订：若合作方提出修改意见，由业务部门牵头、法务部门配合进行谈判，重大修订需重新履行内部审核流程；达成一致后，形成双方确认的最终版本，避免口头约定，所有修改需在书面合同中体现。
（五）签署与生效
签署准备：确认合同生效条件（如双方法定代表人签字并盖章、或授权代表人持授权委托书签字盖章），授权委托书需明确委托事项、权限、期限，并由合作方加盖公章。
正式签署：按照合同份数签署，企业留存原件至少2份（1份财务、1份法务/档案），合作方持有原件份数按约定执行；签署时需由双方授权代表在场，签字字迹清晰，印章清晰可辨（公章不得模糊、重叠）。
生效备案：合同签署后1个工作日内，合同管理部门将合同编号、名称、双方主体、签订日期等信息录入《合同台账》，并通知财务部门、业务部门启动履行流程。
（六）履行跟踪与归档
履行跟踪：业务部门负责合同履行进度跟踪，定期（如每月/每季度）填写《合同履行跟踪表》，记录交付/验收情况、付款进度、是否存在违约风险，若发觉履约异常（如对方逾期交付），需及时向合同管理部门汇报并启动应对措施。
验收与结算：标的物/服务交付后，业务部门按合同约定组织验收，形成《验收报告》；财务部门凭验收报告、发票、合同复印件办理付款手续，保证“款到票到”“票到货到”一致。
归档管理：合同履行完毕或终止后1个月内，合同管理部门收集合同原件、审核意见表、履行跟踪表、验收报告等材料，按“一合同一档”原则整理归档，档案编号规则为“年份-合同类型-流水号”（如“2024-采购-001”），电子档案同步存储至企业合同管理系统，保存期限不少于合同终止后10年。
三、合同核心要素模板表
（一）合同基本信息表
项目
填写内容
合同编号
按企业规则填写（如“ZYCG-2024-001”代表“公司采购2024年第001号合同”）
合同名称
明确合同类型及核心内容（如“设备采购合同”“项目服务合同”）
甲方（企业方）
全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（办公电话）
乙方（合作方）
全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人、地址、联系方式（办公电话）
签订地点
企业办公地或合同约定地点
签订日期
年月日
履行期限
开始日期：年月日；结束日
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