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公司固定资产盘点与登记操作手册

引言

固定资产是公司生产经营的重要物质基础，规范固定资产的盘点与登记流程，保证资产信息真实、准确、完整，是提升资产管理效率、防范资产流失的关键。本手册旨在明确固定资产盘点与登记的操作标准，适用于公司各部门及全体资产管理人员，保证各项工作有序开展。

一、适用范围

本手册适用于公司各类固定资产的盘点与登记工作，具体包括：

年度全面盘点：每年末对公司所有固定资产进行一次全面清查，核实资产数量、状态及存放信息；

月度/季度抽查盘点：针对重点资产或高风险部门（如IT设备、生产设备）进行定期抽查，保证资产动态管理；

新增资产登记：对新购、自建、接受捐赠等新增固定资产的信息录入与标签粘贴；

部门间转移盘点：资产在不同部门间调拨时，原使用部门与新使用部门的交接盘点；

报废/处置盘点：对拟报废、变卖、捐赠的固定资产进行清点，确认处置数量与状态。

二、操作流程

（一）盘点前准备

成立盘点小组

由行政部（或资产管理部）牵头，联合财务部、使用部门组成盘点小组，明确组长（建议由*主管担任）及组员职责；

小组成员需熟悉资产分类、盘点流程及系统操作，必要时可提前组织培训。

清查现有资产清单

从资产管理系统中导出当前所有固定资产台账，核对资产编号、名称、规格型号、使用部门、责任人等基础信息是否完整；

对台账中信息缺失或异常的资产（如责任人未填写、存放位置模糊）进行初步标注，盘点时重点核实。

准备盘点工具

打印《固定资产盘点表》（一式两份，一份用于现场记录，一份用于系统录入）；

准备盘点标签（用于未粘贴标签的新增资产或标签脱落资产）、扫描设备（支持二维码/条形码扫描，提高盘点效率）、相机（用于拍摄资产状态异常照片）；

准备签字笔、橡皮、计算器等文具，保证工具齐全。

明确分工与时间节点

提前3个工作日向各部门发送盘点通知，明确盘点时间、范围及需配合事项；

根据部门资产数量合理分配盘点人员，保证每个区域至少有1名盘点小组人员和1名使用部门人员在场；

制定盘点时间表，避免影响部门正常工作（如选择周末或非业务高峰期）。

（二）现场盘点执行

资产信息核对

到达盘点现场后，使用扫描设备扫描资产标签二维码/条形码，或对照台账信息逐项核对资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值等关键信息；

若发觉资产信息与台账不符（如名称错误、规格型号不符），立即使用相机拍摄照片，并在盘点表“备注”栏详细记录差异情况。

资产状态检查

检查资产当前使用状态，分为“正常使用”“闲置”“待维修”“待报废”“盘亏”“盘盈”六类，在盘点表“状态”栏勾选对应选项；

对“待维修”“待报废”资产，需记录损坏程度、维修历史或报废原因（如“屏幕碎裂无法修复”“使用年限超过5年”）；

对“盘亏”资产（台账有实物无），需确认是否为提前调拨未登记、已报废未销账或丢失，并记录最后责任人及使用情况；

对“盘盈”资产（实物有台账无），需记录资产名称、规格型号、来源（如“新购未入账”“部门间调拨未交接”），并拍照留存。

标签粘贴与更新

对未粘贴标签的新增资产或标签脱落资产，立即粘贴新标签（标签包含资产编号、名称、使用部门、责任人信息）；

对标签信息模糊的标签，用酒精擦拭后重新填写或更换新标签，保证标签清晰、可扫描。

双方签字确认

盘点小组人员与使用部门人员共同核对盘点表记录，保证信息准确无误后，双方在盘点表“盘点人”“使用部门确认人”栏签字；

若盘点过程中使用部门人员临时离开，需交接给部门其他指定人员确认签字，避免遗漏。

（三）数据登记与核对

手工盘点表整理

盘点结束后，1个工作日内将所有盘点表汇总至盘点小组组长处，检查是否有漏填、错填（如状态勾选错误、信息未填写完整），对异常记录进行补充说明。

系统数据录入

将盘点结果录入至资产管理系统，保证系统信息与盘点表一致：

正常资产：更新责任人、存放位置等变动信息；

盘盈资产：通过系统“新增资产”模块录入，资产照片、购置凭证（如合同、发票扫描件）及审批表；

盘亏资产：在系统“资产减少”模块提交申请，注明盘亏原因（如“丢失”“已报废未销账”），附上盘点表及部门证明；

状态变更资产：将“闲置”资产更新为“正常使用”（如调拨后），“待报废”资产更新为“报废”（审批通过后）。

账实差异核对

财务部根据盘点结果与资产管理系统台账进行比对，编制《固定资产盘点差异表》，列明差异资产编号、差异类型（盘盈/盘亏/账实不符）、差异金额及原因分析；

对差异金额较大或原因复杂的资产（如盘亏金额超5000元），由盘点小组牵头组织使用部门、财务部共同复核，确认差异真实性。

（四）结果确认与归档

差异审批与处理

《固定资产盘点差异表》经盘点小组组长审核后，报公司分管领导（如*总监）审批；

审批通过后，由行政部（或资产管理部）根据差异类型进行处理：

盘盈资产：补充入账，纳入资产管理