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行政办公物资采购申请及审批表使用指南

一、适用场景与发起时机

行政办公物资采购申请及审批表是企业内部规范物资采购流程的核心工具，适用于以下场景：

日常办公需求：如纸张、笔、文件夹、墨盒等易耗品不足时，需批量补充；

新增设备采购：如新员工入职需配置电脑、办公椅，或部门新增打印机、扫描仪等固定资产；

专项活动支持：如公司年会、培训会议、展会等需临时采购物资（如宣传物料、会议用品）；

设备维修/更换：现有办公设备故障无法修复，需更换新设备或采购维修配件；

其他合理需求：如部门因业务拓展需要采购特殊办公物资（如专业文件柜、保险柜等）。

当上述场景发生时，申请人需及时发起采购申请，避免因物资短缺影响工作正常开展。

二、全流程操作指引

（一）第一步：填写采购申请表

申请人根据实际需求，填写《行政办公物资采购申请及审批表》（模板见第三部分），需保证以下信息完整准确：

基础信息：申请人姓名（*某某）、所属部门、申请日期、联系电话（内部短号）；

物资明细：逐项填写需采购物资的名称（如“A4复印纸”“人体工学办公椅”）、规格型号（如“70g白色”“黑色可升降”）、单位（如“箱”“台”）、数量（需预估合理用量，避免浪费）、单价（参考历史采购价或市场均价）、总价（数量×单价，需小写和大写一致）；

用途说明：简述采购物资的具体使用场景（如“用于市场部日常文件打印”“新员工*某某入职配置”），保证审批人清晰知晓需求必要性；

预算归属：勾选对应预算科目（如“行政办公费”“部门专项经费”），若有预算编号需一并填写。

提示：若采购物资为固定资产（如电脑、打印机），需在备注栏注明“固定资产”，并预估使用年限。

（二）第二步：部门负责人审核

申请人填写完成后，将提交至部门负责人（如*某某经理）进行审核。部门负责人需重点审核：

需求真实性：确认物资是否为部门工作必需，是否存在重复采购或可替代方案（如旧物资维修后继续使用）；

数量合理性：根据部门规模和工作量，判断采购数量是否适当，避免过量囤积；

预算匹配性：确认采购支出是否在部门预算范围内，超预算需说明原因并附预算调整申请（若有）。

审核通过后，部门负责人需在“部门负责人审批意见”栏签字并注明日期；若不通过，需注明原因退回申请人修改。

（三）第三步：行政部复核

部门审核通过后，申请表流转至行政部（对接人：*某某专员）。行政部复核内容包括：

物资合规性：确认采购物资是否符合公司《行政物资采购管理办法》（如禁止采购奢侈品、非办公类物资）；

库存核对：查询现有库存，判断是否需采购（如库存充足，可建议申请人直接领用；库存不足则确认采购数量）；

价格合理性：通过市场询价（如参考京东、苏宁等平台官方价）或历史采购记录，审核单价是否合理，价格过高需与申请人沟通调整；

预算总额控制：汇总各部门采购申请，保证月度/季度采购支出不超出行政总预算。

复核通过后，行政部在“行政部审核意见”栏签字并盖章；若需调整，注明修改建议（如“建议数量调整为10箱，当前库存充足”“单价过高，建议参考品牌同款”）并退回。

（四）第四步：领导审批

根据采购金额大小，审批权限划分如下（企业可根据自身规模调整）：

小额采购（≤500元）：由行政部负责人（*某某主任）审批，在“分管领导审批意见”栏签字；

中额采购（500-5000元）：由分管行政副总（*某某总）审批，需在“分管领导审批意见”栏注明“同意采购”并签字；

大额采购（＞5000元）：需提交总经理（*某某总）审批，在“总经理审批意见”栏签字，必要时需附采购方案（如三家比价报告）。

审批通过后，申请表生效；若未通过，行政部需及时通知申请人并说明原因。

（五）第五步：采购执行与物资发放

审批完成后，行政部根据申请表执行采购：

采购方式：小额采购可选择电商平台（如企业采购平台）或定点供应商；大额采购需通过招标、询价等方式确定供应商，保证质优价廉；

到货验收：物资送达后，行政部需组织申请人、部门负责人共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量是否与申请一致，验收合格后在“验收人”栏签字；

发放登记：验收后，行政部填写《物资领用登记表》（包含领用人、领用日期、物资名称、数量、领用人签字），将物资发放至申请人，并将采购申请表原件存档备查。

三、标准化表格模板

行政办公物资采购申请及审批表

基础信息

申请人

*某某

所属部门

市场部

申请日期

2023年月日

联系电话（内部）

8888

预算信息

预算科目

□行政办公费□部门专项经费□其他：__________

预算编号（如有）

XYZ-2023-X

物资明细

规格型号

单位

数量

单价（元）

总价（元）

用途说明

A4复印纸

70g白色

箱

5

25.00

125.00

部门月度文件打印

签字笔

黑色0.5mm

支

20

1.50

30.00

日常合同签署